SecureFiles-Add-in für Thunderbird

Das SecureFiles-Add-in für Thunderbird ergänzt das Verfassen-Fenster. Große Anhänge gehen nicht mehr als Anhang hinaus, sondern als geschützter Link. Für Outlook gibt es das Outlook-Add-in mit derselben Aufgabe.

Was es tut

• Dateien aus dem Verfassen-Fenster, auch übernommene Anhänge, lädt das Add-in in den Speicher des Mandanten hoch.
• Den Link zur Übertragung fügt es in den Mailtext ein. Übernommene Anhänge entfernt es danach aus der Nachricht.
• Die Empfänger erhalten die Benachrichtigung erst, wenn Thunderbird die Nachricht wirklich gesendet hat.
• Die Übertragung entsteht im Namen des gekoppelten Benutzerkontos. Dessen Rechte, Regeln und Speicherkontingent gelten.

Einrichtung

1. Im Menü SecureFiles öffnet der Punkt Add-in unter dem Abschnitt Einrichtung die Seite für die Bereitstellung. Dort steht im Abschnitt Thunderbird die Datei zum Herunterladen.
2. In Thunderbird wählt man im Menü Extras unter Add-ons und Themes das Zahnrad und dann Add-on aus Datei installieren. Benötigt wird Thunderbird in einer Fassung ab 128.
3. Ein Benutzer mit dem Recht Einstellungen verwalten erzeugt auf derselben Seite einen Kopplungscode. Das Feld Anmeldeadresse braucht die Adresse eines Benutzerkontos. Sammelpostfächer sind nicht vorgesehen, und zu einer Adresse ohne Benutzerkonto gibt es keinen Code.
4. Die Person trägt den Code in den Einstellungen des Add-ons ein, vergibt eine Bezeichnung für den Rechner und wählt Verbinden.

Ein Kopplungscode gilt 15 Minuten und nur ein einziges Mal. Wird er abgelehnt, erzeugt man einen neuen. Der Server ist voreingestellt. Eine andere Adresse trägt man nur ein, wenn Conbool auf einem eigenen Server läuft.

Kopplung verwalten

Die Seite listet die verbundenen Benutzer mit der Zahl ihrer Rechner und dem letzten Kontakt.

• Trennen beendet die Verbindung eines Benutzers.
• Widerrufen nimmt einen noch offenen Code zurück.
• Das Trennen in den Einstellungen des Add-ons löst nur die Verbindung auf diesem Rechner. Die Kopplung selbst beendet man im Portal.

Ist die Verbindung nicht mehr gültig, meldet das Add-in, dass ein neuer Kopplungscode nötig ist.

Senden

1. Im Verfassen-Fenster öffnet man SecureFiles in der Symbolleiste. Die Empfänger müssen in An oder Kopie stehen.
2. Man wählt Dateien oder übernimmt Anhänge. Eine Übertragung umfasst höchstens 50 Dateien.
3. Aufbewahrung, Abrufe je Empfänger, Passwort und Rückupload stellt man ein, soweit die Regel es zulässt.
4. Im Abschnitt Mailtext wählt man die Sprache, Deutsch oder Englisch.
5. Hochladen und Link einfügen startet den Upload. Solange ein Upload läuft, hält das Add-in den Versand an.
6. Nach dem Senden erhalten die Empfänger die Benachrichtigung mit dem Link.

Ist der Anhangswechsel für den Mandanten eingeschaltet, schlägt das Add-in ab einer eingestellten Größe je Anhang vor, ihn als Link zu senden. Der Vorschlag erscheint einmal je Nachricht. Kleinere Dateien bleiben Anhänge.

Vorgaben der Regel

Das Add-in liest die Regel, die für den Absender gilt, und zeigt ihre Vorgaben im Fenster. Der Server prüft sie beim Anlegen der Übertragung noch einmal.

• Aufbewahrung: Zur Auswahl stehen nur Fristen bis zur Obergrenze. Unbegrenzt erscheint nur, wenn die Regel es erlaubt.
• Passwort-Pflicht: Verlangt die Regel ein Passwort, ist das Feld fest eingeschaltet, und ohne Passwort wird nicht gesendet. Ein Passwort lässt sich erzeugen.
• Passwort per Mail: Die Option erscheint nur, wenn die Regel den Versand per separater Mail erlaubt. Das Passwort steht dann nicht im Mailtext.
• Empfängerdomains: Empfänger, deren Domäne die Regel nicht erlaubt, werden markiert, und der Versand wird abgelehnt.
• Größe und Dateitypen: Eine zu große Datei oder eine Datei mit unzulässiger Endung nimmt das Fenster nicht auf und nennt den Grund.
• Ende-zu-Ende: Verlangt die Regel Ende-zu-Ende, sperrt das Add-in den Versand. Das Fenster verweist dann auf das Web-Portal.
• Rückupload: Die Option erscheint, wenn die Regel oder der Mandant sie vorgibt.

Wasserzeichen und Nur-Ansicht zeigt das Add-in nicht an. Verlangt die Regel sie, setzt der Server sie bei Übertragungen aus dem Add-in trotzdem.

Sprachen

• Die Oberfläche folgt der Sprache von Thunderbird. Mitgeliefert sind Deutsch, Englisch und Niederländisch.
• Im Mailtext wählt der Absender Deutsch oder Englisch. Diese Sprache erhalten die Empfänger für ihre Benachrichtigung.

Verteilung und Aktualisierung

• Die Seite bietet die Datei zum Herunterladen an. Jede Installation wird von Hand aus dieser Datei eingerichtet und einzeln gekoppelt.
• Das Add-in aktualisiert sich über den Weg, den Thunderbird für Add-ons nutzt. Ändern sich die Rechte, verlangt Thunderbird eine neue Zustimmung.
• Der Upload geht direkt in den Speicher des Mandanten. Thunderbird fragt dafür einmal um Zustimmung. Ohne sie kann das Add-in nicht hochladen.

Grenzen

• Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Das Add-in verschlüsselt nicht. Die Übertragung ist nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt, sondern wie jeder Versand ohne diese Option auf dem Server. Ende-zu-Ende geht über das Portal oder die Schnittstelle. Siehe Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Nur benannte Empfänger: Empfänger müssen direkt in An oder Kopie stehen. Verteiler und Adressbuchgruppen werden nicht aufgelöst. Nur direkt eingetragene Adressen erhalten den Zugang.
• Keine öffentlichen Links und kein Posteingang: Das Add-in legt nur Übertragungen an Empfänger an. Uploads in Pools sind nicht vorgesehen.
• Bindung an das Benutzerkonto: Verliert die Person das Senderecht oder verlässt sie den Mandanten, funktioniert das Add-in nicht mehr.
• Verwerfen: Verwirft man einen Versand, wird die Übertragung widerrufen. Der Link bleibt im Mailtext stehen, bis man ihn von Hand entfernt.

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