Freigaben in Microsoft 365Wer darf worauf zugreifen?

Die Regeln und Kontrollen dafür, wer in Microsoft 365 worauf zugreifen darf und wie Inhalte geteilt werden. Conbool 365 Permissions deckt den Teil ab, der sich messen lässt: Freigaben, Personen außerhalb, Besitzer und die unternehmensweiten Einstellungen von Microsoft 365.

Ja. Sie wählen eine von vier Richtlinien als Standardrichtlinie und ordnen Ablagen eine andere zu: je Ablage, nach Namen, für die OneDrives einer Gruppe oder für einzelne Ordner, etwa Streng vertraulich für Personal. Jede Richtlinie sagt in einem Satz, wer mitlesen darf. Vor dem Speichern sehen Sie, welche Freigaben danach der Richtlinie nicht entsprechen.

Nicht über 365 Permissions. Microsoft 365 unterscheidet beim Teilen nicht nach Dateityp. Regeln nach Dateityp bietet nur Microsoft Purview, das eine eigene Lizenz braucht. Wir beraten Sie gern dazu.

Nein. Erfasst werden Ablagen, Namen, Pfade, Freigaben und ihre Empfänger. Der Inhalt einer Datei wird nicht geöffnet, nicht klassifiziert und nicht gespeichert. Das Produkt ist deshalb keine Lösung für Data Loss Prevention.

Ein globaler Administrator erteilt einmalig die Erlaubnis für eine Anwendung mit Anwendungsberechtigungen von Microsoft Graph. Sie verlangt Vollzugriff auf alle Ablagen, weil sich die Freigaben einzelner Dateien sonst nicht lesen lassen, und nutzt ihn ausschließlich lesend. Bei Microsoft heißt dieses Recht Sites.FullControl.All. Fehlt eine Rolle, bleibt die betroffene Einstellung als nicht geprüft stehen.

Nur auf ausdrücklichen Auftrag. Bereinigungen brauchen eine zweite Anwendung mit eigener Erlaubnis und zeigen vorher eine Vorschau. Standardmäßig muss eine zweite Person zustimmen; Unternehmen mit nur einer verwaltenden Person können das abschalten. Möglich sind: Link löschen, Freigabe entfernen, Ablaufdatum setzen, auf Leserecht ändern und alle Zugriffe einer Person außerhalb entfernen. Die unternehmensweiten Einstellungen werden geprüft, aber nicht umgestellt.

Ja. Die Besitzer von Teams, SharePoint-Seiten und OneDrives bekommen eine Mail mit einem persönlichen Link und entscheiden je Freigabe, ob sie bleibt oder entfernt wird. Jeder Entfernung stimmt die IT-Verwaltung zu. Frist, Erinnerung und Abstand der Überprüfung sind einstellbar.

Ja, als Vorbereitung. Copilot findet alles, worauf die jeweilige Person zugreifen darf. Zu weit freigegebene Inhalte werden dadurch leichter auffindbar. 365 Permissions zeigt diese Freigaben und hilft, sie vor der Einführung zu bereinigen. In Copilot selbst greift das Produkt nicht ein.

Nein. Die unternehmensweiten Einstellungen umfassen zehn Einstellungen der Empfehlung Conbool Basis und sind kein vollständiger Benchmark. Der Schwerpunkt liegt auf dem, was Bewertungen der Konfiguration nicht zeigen: der einzelnen Freigabe, der einzelnen Person außerhalb und der Ablage ohne Besitzer.

Die Berichte als PDF und CSV zeigen offene Aufgaben, Ausnahmen mit Begründung, alle Freigaben und die unternehmensweiten Einstellungen zum Stand des letzten Scans. Sie belegen den Ist-Zustand in Microsoft 365. Das Konzept selbst, also wer worauf zugreifen soll, legen Sie fest.

Nein. Erfasst werden SharePoint, OneDrive, Teams, Microsoft-365-Gruppen und Personen außerhalb mit Gastkonto. Rechte an Postfächern und die Lizenzverwaltung gehören nicht zum Umfang.

In Suite 3 enthalten oder einzeln je Benutzer zubuchbar.

Für Systemhäuser und Managed Service Provider, die das Microsoft 365 mehrerer Kunden betreuen. Sie zeigt je Kunde die offenen Aufgaben nach Priorität, die unternehmensweiten Einstellungen, die nicht der Empfehlung entsprechen, und den letzten Scan, den Kunden mit dem größten Handlungsbedarf zuerst.