Plattform für E-Mail-Signaturen, Kampagnen und Umfragen Jede Mail mit Ihrer Handschrift.

Sie verwaltet Signaturen, rechtliche Hinweise, Banner und Kampagnen für alle Mitarbeiter an einer Stelle. Statt jeder Person ihre Outlook-Signatur zu überlassen, setzt Conbool die freigegebene Vorlage in jede Mail.

Die Signatur nennt die Person: Name, Funktion, Kontakt. Der Disclaimer enthält Pflichtangaben und Hinweise der Firma. Conbool pflegt beide als getrennte Bausteine, die in jeder Mail zusammenkommen.

Manuell gepflegte Signaturen laufen auseinander: alte Logos, falsche Titel, fehlende Pflichtangaben. Jeder Wechsel kostet Tickets. Zentral geändert, ist jede Mail sofort aktuell, auch vom Smartphone.

Aus Entra ID, einem lokalen Active Directory oder LDAP. Conbool gleicht regelmäßig ab und füllt die Vorlage für jeden Absender. Fehlt ein Wert, entfällt die Zeile.

Dieselben wie im Geschäftsbrief: Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, dazu die Vertretung. Grundlage sind etwa § 37a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG. Conbool bringt Startvorlagen je Rechtsform mit.

Ja. Regeln nach Gruppe, Domäne, Absender und Sprache weisen jeder Gesellschaft und jedem Land die passende Vorlage mit eigenen Pflichtangaben zu.

Den Zeitraum legen Sie in der Regel fest, die das Banner oder die Kampagne setzt: gültig von, gültig bis, etwa für eine Messe. Außerhalb davon entfällt der Baustein von selbst, die Signatur bleibt.

Über eine eigene, signierte Weiterleitung, ohne Zählpixel. Abrufe durch Link-Scanner und Sicherheitsfilter der Empfänger weist Conbool als maschinelle Abrufe getrennt aus. Öffnungsraten misst Conbool nicht. Alternativ hängt Conbool nur UTM-Parameter an, und Sie zählen im eigenen Analysewerkzeug.

Ein Bewertungsbaustein in der Signatur enthält je Stufe einen Link: Daumen, Smileys, fünf Sterne, eine Note von 0 bis 10 (NPS) oder Ja/Nein. Der Empfänger klickt, bestätigt im Browser und sieht Ihre Dankeseite, auf Wunsch mit Kommentarfeld. Umfragen laufen über den Mailweg, als Vorgabe nur bei genau einem externen Empfänger.

Nein. Eine Bewertung zählt erst nach der Bestätigung im Browser, Abrufe von Link-Scannern zählen nicht. Je Mail gilt eine Bewertung, der Empfänger kann sie 24 Stunden lang ändern.

Die Auswertung je Mitarbeiter ist standardmäßig aus und lässt sich nur mit eigenem Recht einschalten. Gibt es einen Betriebsrat, stimmen Sie das vorher mit ihm ab, das Portal weist auf § 87 BetrVG hin. Ohne diese Einstellung zeigt das Portal Zufriedenheit, NPS und Verlauf je Vorlage und Abteilung.

Conbool erkennt Folgenachrichten und setzt dort eine Kurzfassung. So wachsen lange Verläufe nicht mit jedem Footer, die volle Fassung steht in der ersten Mail.

Auf Wunsch ja. Exchange legt die Kopie ab, bevor die Mail den Server verlässt. Conbool ergänzt sie danach um dieselbe Signatur, das Original wird nie gelöscht. Dafür braucht es Microsoft 365 und eine eigene Zustimmung.

Ja, allein mit dem Outlook-Add-in: ohne MX-Umstellung, ohne SPF- und DKIM-Eintrag. Diese Betriebsart gilt nur in Outlook und ist im Postfach änderbar. Für erzwungene Pflichtangaben nehmen Sie den Mailweg.

Ja, über den Mailweg. Die Signatur entsteht beim Versand und ist damit unabhängig vom Gerät, ob Outlook, Apple Mail oder Webmail.

Nein. Der Editor arbeitet mit Bausteinen zum Ziehen und Ablegen, dazu über 20 Startvorlagen. Wer möchte, setzt einen Baustein mit eigenem HTML ein.

Ja. Conbool hängt Bilder eingebettet an die Mail, statt sie aus dem Netz nachzuladen. Das Porträtfoto holt Conbool aus dem Verzeichnis und verkleinert es.

Mails, die der Absender schon mit S/MIME oder PGP signiert oder verschlüsselt hat, verändert Conbool nicht. Sonst wäre die Signatur ungültig.

Ja, über persönliche Felder im Outlook-Add-in, etwa Durchwahl oder Buchungslink. Sie legen fest, ob ein Feld Pflicht ist, und sehen, wer schon ausgefüllt hat.

Ja. Ein Kürzel in eckigen Klammern am Anfang des Betreffs wählt eine andere Regel oder lässt die Signatur weg. Dazu kommen Ausnahmen in den Regeln, etwa für den Rechnungsversand.

Ja. Vorlagen bauen Sie im Editor nach oder übernehmen sie als eigenes HTML. Regeln aus Exchange-Transportregeln lassen sich in Conbool nachbilden.

Über den Mailweg ab der nächsten Mail. Neue Mitarbeiter und geänderte Telefonnummern erscheinen nach dem nächsten Abgleich mit dem Verzeichnis.

Ja. Für eingehende Mails gibt es etwa „Externer Absender“, einen Sicherheitshinweis und eine Abwesenheitsnachricht. Für Kampagnen gibt es Messe, Produktneuheit, Webinar, Auszeichnung und Stellenanzeige.

Ja. Im Outlook-Add-in wählt man zwischen der eigenen Signatur und der des geteilten Postfachs. Über den Mailweg greift eine Regel nach der Absenderadresse.

LinkedIn, Xing, X, YouTube, Facebook, Instagram und eigene Ziele. Der Terminknopf führt zu Calendly, Microsoft Teams, Zoom, Webex oder einer eigenen Adresse.

Ja. Ein Sendeconnector leitet ausgehende Mails über Conbool, dort entsteht die Signatur. Das Verzeichnis erreicht Conbool über einen Agenten, der nur nach außen verbindet.

Jede Regel kann Vorlagen in beliebig vielen Sprachen tragen, eine davon als Standard. Conbool erkennt die Sprache der Nachricht und wählt die passende Fassung.

Der Editor prüft vor dem Speichern Alternativtexte, Kontrast und Schriftgröße. Zu jeder Vorlage entsteht eine Textfassung, die auch Vorleseprogramme gut verstehen.

Conbool Signature ist ab Suite 1 enthalten. Welche Produkte in welcher Suite stecken, zeigt die Produktübersicht.