Signatur Management

Signaturen verwalten.Branding sichern.Unternehmensweit.

Conbool Disclaimer verwaltet E-Mail-Signaturen zentral für Ihr gesamtes Unternehmen. Einheitliches Branding, zentral gepflegte Pflichtangaben und automatische Verteilung an alle Mitarbeiter.

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E-Mail Signatur Management: Software für einheitliche Signaturen

Inkonsistente E-Mail Signaturen schaden Ihrem Markenauftritt und gefährden die Compliance. Conbool Disclaimer ist die E-Mail Signatur Software, die Signaturen zentral verwaltet, automatisch verteilt und für einheitliches Branding in jedem E-Mail-Client sorgt.

Die drei größten Herausforderungen bei E-Mail Signaturen

Inkonsistentes Branding

Jeder Mitarbeiter gestaltet seine Signatur anders. Unterschiedliche Schriftarten, Farben und Logos vermitteln einen unprofessionellen Eindruck und verwässern Ihre Marke.

Manueller Verwaltungsaufwand

Signatur-Updates bei Personalwechsel, Kampagnen oder neuen Kontaktdaten müssen manuell auf jedem Gerät und in jedem Client einzeln durchgeführt werden.

Markenverwässerung

Ohne einheitliche Signaturen präsentiert jeder Mitarbeiter eine andere Markenidentität. Das schwächt die Markenwirkung und untergräbt das professionelle Erscheinungsbild gegenüber Kunden und Partnern.

Wie Conbool Disclaimer Signaturen verwaltet

Zentrale Steuerung und automatische Verteilung für einheitliche E-Mail Signaturen im gesamten Unternehmen.

Einheitliche Vorlagenverwaltung

Erstellen Sie Signaturvorlagen im visuellen Editor und weisen Sie sie über Regeln Abteilungen, Gruppen oder Einzelpersonen zu. Änderungen gelten danach unternehmensweit.

Brand-Templates

Erstellen Sie Signaturvorlagen mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Schriftarten, einheitlich in jeder ausgehenden E-Mail über den Mailweg.

Abteilungsregeln

Definieren Sie unterschiedliche Signaturen für Abteilungen, Standorte oder Rollen. Marketing bekommt andere Signaturen als der Vertrieb oder die Geschäftsleitung.

Vorschau

Prüfen Sie Signaturen vor der Aktivierung in der Vorschau, als HTML und als Nur-Text-Fassung, mit einem Beispielabsender aus dem Verzeichnis.

Kampagnen und Klicks

Fügen Sie Marketing-Banner und Call-to-Actions in Signaturen ein. Klicks lassen sich je Vorlage im Portal zählen, ohne Zählpixel.

Verzeichnis-Anbindung

Mitarbeiterdaten kommen automatisch aus Entra ID, dem lokalen Active Directory oder LDAP. Name, Titel, Telefonnummer und Abteilung werden in die Signaturen übernommen.

Warum zentrale Signatur-Verwaltung Outlook-Vorlagen überlegen ist

Outlook-Vorlagen und manuelle Signaturen skalieren nicht. Conbool Disclaimer automatisiert den gesamten Prozess.

Keine manuelle Pflege

Änderungen an Signaturen werden zentral vorgenommen und automatisch verteilt. Kein Mitarbeiter muss seine Signatur selbst anpassen.

Gleich in jedem Mailprogramm

Über den Mailweg erhält jede Nachricht dieselbe Signatur, ob aus Outlook Desktop, Outlook im Web, Apple Mail oder vom Smartphone. Eine Nur-Text-Fassung wird mit erzeugt.

Immer aktuell

Personalwechsel und neue Telefonnummern übernimmt der Abgleich mit dem Verzeichnis, geänderte Firmendaten gelten nach dem Speichern in allen Signaturen.

Pflichtangaben zentral gepflegt

Pflichtangaben nach HGB und GmbHG kommen aus den zentralen Firmendaten in jede Signatur. Was einmal richtig hinterlegt ist, steht in jeder Nachricht über den Mailweg.

Aufbau einer Nachricht

Vier Bausteine, getrennt gepflegt.

Marketing pflegt die Kampagne, die Rechtsabteilung den Hinweis, die IT die Regeln. Niemand fasst die Vorlage der anderen an, und ein Messebanner läuft zum Stichtag von selbst aus.

An
Betreff
1Banner

Nachrichtentext

2Signatur
3Kampagne
Zeitraum je Baustein
4Rechtlicher Hinweis

Zitierter Verlauf

  1. 1

    Banner

    Steht immer oben. Platz etwa für einen Hinweis auf eine Veranstaltung oder auf externe Absender.

  2. 2

    Signatur

    Name, Funktion, Durchwahl und Foto aus dem Verzeichnis. Leere Felder blenden ihre Zeile aus.

  3. 3

    Kampagne

    Eigener Block mit eigenem Zeitraum. Er folgt dem Baustein davor, oben unter dem Banner oder unten unter der Signatur.

  4. 4

    Rechtlicher Hinweis

    Pflichtangaben aus den zentralen Firmendaten, wahlweise direkt hinter der Signatur oder hinter dem gesamten Verlauf.

Zeitraum je BausteinPosition je BausteinKurzfassung für AntwortenVorlage je Sprache

Ordner „Gesendet“

Die eigene Kopie sieht aus wie beim Empfänger.

Exchange legt die Kopie beim Absenden ab, bevor eine serverseitige Signatur entstehen kann. Das betrifft jede serverseitige Signatur, gleich von welchem Anbieter. Conbool trägt die Signatur deshalb nach der Zustellung im Postfach nach.

  1. 1

    Absenden in Outlook

  2. 2

    Exchange legt die Kopie in „Gesendet“ ab, noch ohne Signatur

  3. 3

    Conbool setzt die Bausteine und stellt zu

  4. 4

    Die Kopie wird um dieselbe Signatur ergänzt

Das Original wird nie gelöscht
Eigene Zustimmung, getrennt von der Anbindung
Ergänzt wird nur, was zugestellt wurde

Voraussetzung sind Microsoft 365 mit verbundener Organisation und eine gesondert erteilte Zustimmung. Geht die Signatur über das Outlook-Add-in in die Nachricht, steht sie schon beim Verfassen in der Kopie.

FAQ

Funktioniert das Signatur Management mit Microsoft 365?
Ja. Signaturen werden serverseitig angewendet, sodass sie in Outlook Desktop, Outlook im Web und der mobilen Outlook-App einheitlich erscheinen.
Wie werden Signaturen an Mitarbeiter verteilt?
Signaturen werden automatisch serverseitig auf ausgehende E-Mails angewendet. Mitarbeiter müssen nichts installieren oder konfigurieren. Die Verteilung erfolgt sofort nach Aktivierung einer Signatur-Vorlage.
Können verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturen haben?
Ja. Sie können beliebig viele Signatur-Vorlagen erstellen und diese über Regeln bestimmten Abteilungen, Standorten, Rollen oder einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Die Zuordnung kann auch automatisch über Active Directory Gruppen erfolgen.
Wie schnell werden Signatur-Änderungen wirksam?
Nach dem Speichern gilt die neue Vorlage für die folgenden Nachrichten über den Mailweg. Im Outlook-Add-in kann es einige Minuten dauern, bis die neue Fassung erscheint.
Kann ich Marketing-Banner in Signaturen einbinden?
Ja. Sie können Kampagnen-Banner mit eigenem Zeitraum einfügen und über Regeln nach Absendergruppe, Domäne oder Empfänger steuern. Klicks werden je Vorlage im Portal gezählt, Öffnungen nicht, weil Conbool kein Zählpixel setzt.
Welche rechtlichen Pflichtangaben werden automatisch eingefügt?
In den zentralen Firmendaten stehen Felder für Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, Vertretungsberechtigte und die persönlich haftende Gesellschafterin. Einmal gepflegt, fügen die Vorlagen sie automatisch ein. Welche Angaben Ihre Rechtsform verlangt, sollten Sie vorab prüfen.
Können wir die Signaturen verwalten, ohne den Mailweg umzustellen?
Ja. Neben dem serverseitigen Weg gibt es die Betriebsart allein über das Outlook-Add-in. Sie kommt ohne MX-Umstellung aus, ohne SPF-Eintrag und ohne DKIM-Schlüssel von Conbool; die Domäne wird ohne Zustellrechte freigeschaltet, nachgewiesen über den verbundenen Microsoft-365-Mandanten oder einen TXT-Eintrag. Die Signatur entsteht beim Verfassen im Postfach, der Nachrichteninhalt bleibt in Microsoft 365. Zu wissen ist: diese Betriebsart greift nur in Outlook und nur bei Postfächern in Exchange Online, sie kennt keine Regeln mit Bannern und Kampagnen, und sie lässt sich im Postfach ändern. Für unveränderliche Pflichtangaben bleibt der serverseitige Weg die Wahl, und der Wechsel dorthin ist später ohne Neuaufbau möglich.

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