Eine Signatur.Jedes Gerät.Zentral gesteuert.
Conbool Disclaimer wendet E-Mail Signaturen server-seitig an – unabhängig von Endgerät, Mail-Client oder Betriebssystem. Einheitlich, rechtssicher und ohne Nutzereingriff.
Wenn Mitarbeiter ihre E-Mail Signaturen selbst pflegen, entstehen Inkonsistenzen, fehlende Pflichtangaben und Markenverstöße. Die zentrale, server-seitige Anwendung von E-Mail Signaturen löst dieses Problem grundlegend: Die Signatur wird erst beim Versand auf dem Server hinzugefügt – unabhängig davon, ob die E-Mail von Outlook, dem Smartphone oder einer Weboberfläche gesendet wird.
Wenn jeder Mitarbeiter seine Signatur selbst einrichtet, entstehen Dutzende Varianten. Veraltete Telefonnummern, falsche Logos und fehlende Disclaimer sind die Regel, nicht die Ausnahme.
Geschäftliche E-Mails erfordern laut HGB, GmbHG und weiteren Vorschriften bestimmte Angaben. Fehlen diese in der Signatur, drohen Abmahnungen und Bußgelder – besonders wenn nicht alle Clients korrekt konfiguriert sind.
Neue Mitarbeiter richten Signaturen falsch ein, bestehende ändern sie nach Belieben. Auf Mobilgeräten fehlt die Signatur oft komplett. Die IT hat keine Kontrolle über das Ergebnis.
Conbool Disclaimer setzt Signaturen server-seitig – nach dem Versand durch den Nutzer, aber vor der Zustellung an den Empfänger.
Die Signatur wird auf dem Mail-Server angewendet, nicht im Client. Das bedeutet: Kein Outlook-Plugin, keine GPO-Verteilung, keine Abhängigkeit von lokalen Einstellungen.
Egal ob Outlook Desktop, Apple Mail, Webmail oder Smartphone – die Signatur wird immer identisch angehängt, weil sie erst auf dem Server hinzugefügt wird.
Mitarbeiter können die Signatur nicht verändern, löschen oder umgehen. Was zentral definiert ist, wird zentral angewendet. Compliance ist garantiert.
Benutzerdaten wie Name, Abteilung, Telefonnummer und Jobtitel werden automatisch aus dem Active Directory oder Azure AD synchronisiert. Kein manuelles Update nötig.
Auf Smartphones werden E-Mails häufig ohne Signatur versendet. Durch die server-seitige Anwendung erhalten auch mobile E-Mails die vollständige, korrekte Signatur.
Neue Signaturen oder Änderungen sind sofort für alle Mitarbeiter aktiv. Kein Warten auf Client-Updates, kein Neustart von Outlook, keine Schulung nötig.
Client-basierte Signaturen haben fundamentale Schwächen. Die server-seitige Anwendung beseitigt sie alle.
Outlook-Plugins müssen installiert, aktualisiert und gewartet werden. Bei Updates oder neuen Outlook-Versionen brechen sie häufig. Server-seitige Signaturen benötigen keine Installation auf dem Endgerät.
Outlook-Vorlagen greifen nur in Outlook Desktop. OWA, Apple Mail, Android-Clients und Drittanbieter-Apps bleiben ohne Signatur. Server-seitig wird jede ausgehende E-Mail erfasst.
Bei Client-Signaturen können Mitarbeiter die Signatur löschen, ändern oder eine eigene verwenden. Bei server-seitiger Anwendung ist das technisch ausgeschlossen.
Die Signatur wird über Exchange Transport Rules oder Mail-Flow-Regeln eingefügt. Das ist zuverlässiger als Gruppenrichtlinien und funktioniert auch in hybriden und Cloud-Umgebungen.
Testen Sie Conbool Disclaimer 30 Tage kostenlos und erleben Sie, wie einfach zentrale E-Mail Signaturen sein können.