Anmelden
Centrale handtekening

Eén handtekening.Elk apparaat.Centraal gestuurd.

Conbool Disclaimer zet e-mailhandtekeningen vanaf de server, los van het apparaat, het mailprogramma en het besturingssysteem. Eenvormig, juridisch bruikbaar en zonder dat de gebruiker iets hoeft te doen.

Nu gratis uitproberenDemo aanvragen

De centrale e-mailhandtekening: vanaf de server op elk apparaat

Wanneer medewerkers hun handtekening zelf bijhouden, ontstaan verschillen, ontbreken verplichte vermeldingen en loopt de huisstijl schade op. Handtekeningen centraal vanaf de server zetten lost dat bij de wortel op: de handtekening komt er pas bij het versturen op de server bij, of het bericht nu uit Outlook, van een telefoon of uit de browser komt.

Waarom losse handtekeningen misgaan

Iedereen houdt zijn eigen handtekening bij

Richt elke medewerker zijn eigen handtekening in, dan ontstaan er tientallen varianten. Verouderde telefoonnummers, verkeerde logo's en ontbrekende vermeldingen zijn eerder regel dan uitzondering.

Verplichte vermeldingen ontbreken

Zakelijke post moet volgens art. III.25 WER en art. 2:20 WVV bepaalde gegevens bevatten. Ontbreken die in de handtekening, dan kan wie namens de vennootschap optreedt persoonlijk worden aangesproken, zeker wanneer niet elk programma goed is ingesteld.

Mitarbeiter vergessen oder ändern

Neue Mitarbeiter richten Signaturen falsch ein, bestehende ändern sie nach Belieben. Auf Mobilgeräten fehlt die Signatur oft komplett. Die IT hat keine Kontrolle über das Ergebnis.

Hoe de centrale handtekening technisch werkt

Conbool Disclaimer zet handtekeningen vanaf de server, nadat de gebruiker heeft verstuurd maar vóór de aflevering bij de ontvanger.

Toepassen op de server

De handtekening komt er op de mailserver bij, niet in het programma. Dat betekent geen uitbreiding in Outlook, geen uitrol via groepsbeleid en geen afhankelijkheid van lokale instellingen. Desgewenst verschijnt zij ook in de eigen kopie in de map Verzonden.

Los van het apparaat

Of het nu Outlook op de computer, Apple Mail, webmail of een telefoon is: de handtekening komt er altijd hetzelfde bij, omdat zij pas op de server wordt toegevoegd.

Manipulationssicher

Mitarbeiter können die Signatur nicht verändern, löschen oder umgehen. Was zentral definiert ist, wird zentral angewendet. Compliance ist garantiert.

Auto-Sync aus AD/Azure AD

Benutzerdaten wie Name, Abteilung, Telefonnummer und Jobtitel werden automatisch aus dem Active Directory oder Azure AD synchronisiert. Kein manuelles Update nötig.

Mobilgeräte-kompatibel

Auf Smartphones werden E-Mails häufig ohne Signatur versendet. Durch die server-seitige Anwendung erhalten auch mobile E-Mails die vollständige, korrekte Signatur.

Sofortiges Rollout

Neue Signaturen oder Änderungen sind sofort für alle Mitarbeiter aktiv. Kein Warten auf Client-Updates, kein Neustart von Outlook, keine Schulung nötig.

Waarom vanaf de server in plaats van sjablonen in Outlook?

Handtekeningen op de werkplek kennen wezenlijke zwaktes. Toepassen op de server neemt die alle weg.

Geen uitbreiding op de werkplek nodig

Uitbreidingen in Outlook moeten worden geïnstalleerd, bijgewerkt en onderhouden. Bij updates of een nieuwe versie van Outlook gaan ze regelmatig stuk. Handtekeningen vanaf de server vragen geen installatie op het apparaat.

Werkt op elk apparaat

Sjablonen in Outlook werken alleen in Outlook op de computer. De webversie, Apple Mail, programma's op Android en apps van derden blijven zonder handtekening. Vanaf de server wordt elk uitgaand bericht meegenomen.

De gebruiker kan er niet bij

Bij een handtekening op de werkplek kan een medewerker haar verwijderen, wijzigen of een eigen gebruiken. Bij toepassing op de server is dat technisch uitgesloten.

Transport Rules statt GPOs

Die Signatur wird über Exchange Transport Rules oder Mail-Flow-Regeln eingefügt. Das ist zuverlässiger als Gruppenrichtlinien und funktioniert auch in hybriden und Cloud-Umgebungen.

FAQ

What does 'centralized email signature' mean?
A centralized email signature is not configured by the employee on their device. Instead, it is applied server-side to all outgoing emails. The signature is added on the mail server at send time – regardless of the client or device used.
Does the centralized signature work on smartphones?
Yes. Since the signature is applied server-side, it doesn't matter whether the email is sent from Outlook, Apple Mail, the Gmail app, or any other client. Every outgoing email automatically receives the correct signature.
Can employees bypass the centralized signature?
No. The signature is applied on the server after the employee has sent the email. The user has no influence over the signature. This ensures that legal requirements and corporate design are always maintained.
How is employee data inserted into the signature?
Conbool Disclaimer automatically synchronizes user data from Active Directory or Azure AD. Name, job title, phone number, department, and other fields are used as placeholders in the signature template and dynamically populated with each send.
What is the difference from email signature management software?
Email signature management describes the overall concept: creating templates, defining rules, integrating campaigns. Centralized email signature describes the technical approach of server-side application. Conbool Disclaimer combines both in one solution.
Does the centralized signature work with Microsoft 365?
Yes. Conbool Disclaimer integrates seamlessly with Microsoft 365 and Exchange Online. Signatures are applied via Transport Rules and work with all mail clients that send through Microsoft 365.
Does central signature management work without an MX change?
Yes. If you would rather not route your mail through another provider, central management can run through the Outlook add-in alone. Templates, placeholders from the directory and the per-group assignment stay central; the add-in sets the signature in the mailbox while the message is written. What you need is a connected Entra ID and central deployment of the add-in through the Microsoft 365 admin centre. What you do not need is an MX change, an SPF record, a DKIM key or anything installed on your own premises. The limits of this mode: Outlook only, Exchange Online mailboxes only, no rules with banners and campaigns, and the signature can be edited in the mailbox.

Handtekeningen centraal sturen, op elk apparaat.

Probeer Conbool Disclaimer dertig dagen gratis en ervaar hoe eenvoudig centrale handtekeningen kunnen zijn.

Nu gratis uitproberenDemo aanvragen
Beheer van handtekeningen bekijkenDisclaimer onder e-mailDisclaimer für Microsoft 365