Für Microsoft 365 & Outlook

E-Mail-Signaturenin Microsoft 365:Zentral verwalten.

Steuern Sie Signaturen, rechtliche Hinweise und Marketing-Banner zentral aus einer Plattform, für alle Mitarbeiter und auf allen Geräten.

Demo anfragenUse Case besprechen
Zentrale Steuerung
Einheitliches Design
Pflichtangaben zentral

Warum lokale Outlook-Signaturen in Unternehmen zum Problem werden

Überlassen Sie die Gestaltung des E-Mail-Footers nicht dem Zufall. Manuell gepflegte Signaturen sind ineffizient and gefährden Ihr professionelles Auftreten.

Uneinheitliches Branding und veraltete Daten

Verzerrte Logos, veraltete Telefonnummern oder kreative Freiräume beim Jobtitel: Wenn Nutzer ihre Signaturen selbst pflegen, leidet das professionelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.

Hoher Pflegeaufwand und fehlende Governance

Jeder Abteilungswechsel, Rebranding oder neue gesetzliche Pflichtangabe bedeutet mühsame IT-Tickets und händische Anpassungen pro User. Das kostet Zeit und birgt rechtliche Risiken.

Wie Conbool Signaturen & Banner unter zentrale Kontrolle bringt

Zentrale Vorlagen

Erstellen Sie professionelle, responsive HTML-Signaturen im zentralen Editor. Diese werden automatisch an alle ausgehenden E-Mails angehängt – unabhängig vom Endgerät.

Rollen- und Abteilungssteuerung

Durch Anbindung an das Entra ID (Azure AD) werden Kontaktinformationen dynamisch eingesetzt. Legen Sie rollen- oder abteilungsbasierte Regeln fest.

Marketing Kampagnen

Schalten Sie zeitgesteuerte Kampagnen-Banner an und aus. Nutzen Sie die E-Mail als starken Marketing-Kanal, während rechtliche Pflichtangaben unangetastet bleiben.

Für welche Teams diese Lösung den Arbeitsalltag verändert

Marketing & PR

Einheitliches Design und Event-Banner oder Produktnews direkt in den täglichen E-Mails.

IT-Administration

Entlastung für den Helpdesk, weil Signaturen nicht mehr einzeln gepflegt werden.

HR & Compliance

Pflichtangaben und Vertraulichkeitshinweise bei externen Nachrichten zentral gepflegt und automatisch angehängt.

Suchen Sie nach tieferer Regel- und Ausnahmelogik?

Vertiefen Sie Ihr Wissen über granulare Steuerung auf Transportregel-Ebene und entdecken Sie unsere Governance-Architektur in Exchange Online.

Zur Exchange Online Disclaimer-Verwaltung

Entra ID Sync & Multi-Device Support

Verbinden Sie Conbool einmalig mit Ihrem Microsoft Entra ID. Kontaktdaten fließen automatisch in Ihre Vorlagen, für einheitliche Signaturen auf jedem Gerät.

Entra ID
user.displayName
user.jobTitle
user.mobilePhone
Conbool Engine
Master HTML Template

Automatischer Abgleich

Ändert sich die Telefonnummer im Verzeichnis, übernimmt die Signatur sie mit dem nächsten Abgleich. Kein manuelles Nachpflegen.

Geräteunabhängig

Ob vom iPhone, im Browser oder aus der Desktop-App: Über den Mailweg erhält der Empfänger dieselbe Signatur.

Outlook Web Add-in

Die Signatur beim Schreiben sehen.

Mitarbeiter sehen die Signatur direkt beim Tippen der E-Mail im Outlook-Add-in und wissen, wie die fertige Nachricht aussieht. Welche Vorlagen zur Wahl stehen, legt die Administration fest.

  • Verteilbar über M365 Admin Center
  • Nutzer können aus freigegebenen Alternativen wählen (z.B. Sprache)
  • Keine lokalen Installationen oder MSIX Packages nötig

Aufbau einer Nachricht

Vier Bausteine, getrennt gepflegt.

Marketing pflegt die Kampagne, die Rechtsabteilung den Hinweis, die IT die Regeln. Niemand fasst die Vorlage der anderen an, und ein Messebanner läuft zum Stichtag von selbst aus.

An
Betreff
1Banner

Nachrichtentext

2Signatur
3Kampagne
Zeitraum je Baustein
4Rechtlicher Hinweis

Zitierter Verlauf

  1. 1

    Banner

    Steht immer oben. Platz etwa für einen Hinweis auf eine Veranstaltung oder auf externe Absender.

  2. 2

    Signatur

    Name, Funktion, Durchwahl und Foto aus dem Verzeichnis. Leere Felder blenden ihre Zeile aus.

  3. 3

    Kampagne

    Eigener Block mit eigenem Zeitraum. Er folgt dem Baustein davor, oben unter dem Banner oder unten unter der Signatur.

  4. 4

    Rechtlicher Hinweis

    Pflichtangaben aus den zentralen Firmendaten, wahlweise direkt hinter der Signatur oder hinter dem gesamten Verlauf.

Zeitraum je BausteinPosition je BausteinKurzfassung für AntwortenVorlage je Sprache

Ordner „Gesendet“

Die eigene Kopie sieht aus wie beim Empfänger.

Exchange legt die Kopie beim Absenden ab, bevor eine serverseitige Signatur entstehen kann. Das betrifft jede serverseitige Signatur, gleich von welchem Anbieter. Conbool trägt die Signatur deshalb nach der Zustellung im Postfach nach.

  1. 1

    Absenden in Outlook

  2. 2

    Exchange legt die Kopie in „Gesendet“ ab, noch ohne Signatur

  3. 3

    Conbool setzt die Bausteine und stellt zu

  4. 4

    Die Kopie wird um dieselbe Signatur ergänzt

Das Original wird nie gelöscht
Eigene Zustimmung, getrennt von der Anbindung
Ergänzt wird nur, was zugestellt wurde

Voraussetzung sind Microsoft 365 mit verbundener Organisation und eine gesondert erteilte Zustimmung. Geht die Signatur über das Outlook-Add-in in die Nachricht, steht sie schon beim Verfassen in der Kopie.

Häufig gestellte Fragen (M365)

Werden bestehende lokale Signaturen überschrieben?
Zentrale Signaturen werden auf Gateway-Ebene an die E-Mail angehängt. Nutzer können angewiesen werden, ihre lokalen Signaturen zu entfernen, um Dopplungen zu vermeiden, oder Sie blockieren lokale Footer via OWA-Policies.
Wie verhält sich die Lösung bei Antworten und Weiterleitungen?
Sie können im Regelwerk definieren, ob bei Antworten und Weiterleitungen eine gekürzte Signatur (ohne Banner und ohne doppelte Firmendaten) genutzt werden soll. So bleiben Kommunikationsverläufe sauber.
Funktioniert das auch auf mobilen Endgeräten?
Ja, da die Signatur auf Server-/Gateway-Ebene hinzugefügt wird, greift das Branding völlig unabhängig davon, ob die E-Mail via Outlook, Apple Mail auf dem iPhone oder im Webbrowser versendet wird.
Wie erfolgt die Verbindung zu Microsoft Entra ID?
Über eine Unternehmensanwendung in Ihrem Mandanten mit OAuth. Eine Passworteingabe oder lokale Installation ist nicht nötig, die Verzeichnisdaten werden regelmäßig abgeglichen.
Kann ich Signaturen vor dem Senden in Outlook sehen?
Ja, mit dem Outlook-Add-in. Es zeigt die Signatur schon beim Verfassen und lässt jedes Postfach seine Vorlage wählen. Da die Signatur dann im Nachrichtentext steht, lässt sie sich dort bearbeiten.
Muss der Mailweg dafür über Conbool laufen?
Für die serverseitige Verarbeitung ja: sie hängt die Signatur beim Versand an, greift für jedes Programm und jedes Gerät und lässt sich nicht umgehen. Es geht aber auch ohne. In der Betriebsart allein über das Outlook-Add-in bleibt der Mailweg unverändert: keine MX-Umstellung, kein SPF-Eintrag, kein DKIM-Schlüssel von Conbool. Die Domäne wird ohne Zustellrechte freigeschaltet, nachgewiesen über den verbundenen Microsoft-365-Mandanten oder einen TXT-Eintrag, und der Nachrichteninhalt verlässt Microsoft 365 nicht. Voraussetzung sind Outlook, Postfächer in Exchange Online und die zentrale Bereitstellung des Add-ins über das Admin Center. Regeln mit Bannern und Kampagnen bleiben dem serverseitigen Weg vorbehalten.
Steht die Signatur auch in den gesendeten Elementen des Absenders?
Auf Wunsch ja. Microsoft 365 legt die Kopie im Ordner „Gesendet“ ab, bevor die Nachricht den Server verlässt, deshalb fehlt dort zunächst jede serverseitig gesetzte Signatur. Conbool ergänzt die Kopie nach der Zustellung, sodass der Absender dieselbe Nachricht sieht wie sein Empfänger. Die Funktion wird je Mandant eingeschaltet, die Berechtigung dafür getrennt erteilt, und das Original wird nicht gelöscht.

Bringen Sie Signaturen in Microsoft 365 unter Kontrolle

Sparen Sie Zeit, stärken Sie die Marke und pflegen Sie Pflichtangaben an einer Stelle.

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