Warum lokale Outlook-Signaturen in Unternehmen zum Problem werden
Überlassen Sie die Gestaltung des E-Mail-Footers nicht dem Zufall. Manuell gepflegte Signaturen sind ineffizient and gefährden Ihr professionelles Auftreten.
Uneinheitliches Branding und veraltete Daten
Verzerrte Logos, veraltete Telefonnummern oder kreative Freiräume beim Jobtitel: Wenn Nutzer ihre Signaturen selbst pflegen, leidet das professionelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
Hoher Pflegeaufwand und fehlende Governance
Jeder Abteilungswechsel, Rebranding oder neue gesetzliche Pflichtangabe bedeutet mühsame IT-Tickets und händische Anpassungen pro User. Das kostet Zeit und birgt rechtliche Risiken.
Wie Conbool Signaturen & Banner unter zentrale Kontrolle bringt
Zentrale Vorlagen
Erstellen Sie professionelle, responsive HTML-Signaturen im zentralen Editor. Diese werden automatisch an alle ausgehenden E-Mails angehängt – unabhängig vom Endgerät.
Demografie- & Rollensteuerung
Durch Anbindung an das Entra ID (Azure AD) werden Kontaktinformationen dynamisch eingesetzt. Legen Sie rollen- oder abteilungsbasierte Regeln fest.
Marketing Kampagnen
Schalten Sie zeitgesteuerte Kampagnen-Banner an und aus. Nutzen Sie die E-Mail als starken Marketing-Kanal, während rechtliche Pflichtangaben unangetastet bleiben.
Für welche Teams diese Lösung den Arbeitsalltag verändert
Marketing & PR
Markenkonsistenz garantieren und Event-Banner oder Produktnews direkt in tausenden täglichen E-Mails platzieren.
IT-Administration
Massive Entlastung für den internen Helpdesk durch die Automatisierung der Vcard- und Footer-Pflege.
HR & Compliance
Rechtssichere Footer (Disclaimer, Registernummer) werden bei externen Mails garantiert an jeden Mitarbeiter angehängt.
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Entra ID Sync & Multi-Device Support
Verbinden Sie Conbool einmalig mit Ihrem Microsoft Entra ID (Azure AD). Alle Kontaktdaten werden dynamisch in Ihre Master-Templates synchronisiert – für perfekte Signaturen auf jedem Gerät.
Echtzeit-Synchronisation
Ändert sich die Telefonnummer im AD, ist sie Sekunden später in der Signatur aktiv. Kein manuelles Nachpflegen mehr.
Geräteunabhängig
Egal ob vom iPhone am Flughafen, im OWA Brower oder der klassischen Desktop-App verschickt wird: Der Empfänger sieht immer die exakt programmierte HTML-Struktur.
Die Signatur sehen. Nicht bearbeiten.
Lösen Sie den größten Frustfaktor bei zentral gemanagten Signaturen: Ihre Mitarbeiter sehen den Footer direkt beim Tippen der E-Mail dank unseres Outlook Web Add-ins (WYSIWYG). Sie wissen genau, wie die fertige Mail aussieht – können die von Marketing freigegebene Struktur aber nicht selbst manipulieren.
- Verteilbar über M365 Admin Center
- Nutzer können aus freigegebenen Alternativen wählen (z.B. Sprache)
- Keine lokalen Installationen oder MSIX Packages nötig
Häufig gestellte Fragen (M365)
Werden bestehende lokale Signaturen überschrieben?
Wie verhält sich die Lösung bei Antworten und Weiterleitungen?
Funktioniert das auch auf mobilen Endgeräten?
Wie erfolgt die Verbindung zu Microsoft Entra ID?
Kann ich Signaturen vor dem Senden in Outlook sehen?
Bringen Sie Signaturen in Microsoft 365 unter Kontrolle
Sparen Sie Zeit, stärken Sie die Marke und bleiben Sie rechtlich auf der sicheren Seite stehen.