Das Postfach steht.Ihre Mail läuft.
Der Notfallbetrieb legt jede eingehende Nachricht beim Durchlauf durch das Gateway zusätzlich ab. Fällt das Postfachsystem aus, ob Microsoft 365, Exchange oder ein eigener Server, arbeitet Ihr Team über eine eigene Weboberfläche weiter.
Der Ernstfall
Ausfälle sind eingeplant, nur nicht bei Ihnen
Postfachsysteme sind hochverfügbar, aber nicht unterbrechungsfrei. Das gilt für Microsoft 365 wie für einen eigenen Exchange, für den einen als Störung beim Anbieter, für den anderen als Hardware-, Strom- oder Verschlüsselungsvorfall im eigenen Haus.
Minute 0
Die Annahme bricht ab
Sendende Server bekommen keine Antwort mehr und beginnen zu wiederholen.
Nach 15 Minuten
Der erste Anruf kommt
Ein Kunde fragt nach, ob die Nachricht angekommen ist. Niemand kann es sagen.
Nach einer Stunde
Fristen laufen weiter
Angebote, Rückfragen und Termine stehen still, während die Uhr nicht stehen bleibt.
Danach
Die Nacharbeit beginnt
Was in der Zwischenzeit ankam, muss gesucht, sortiert und beantwortet werden.
Die vier Stationen
Was während einer Störung tatsächlich passiert.
Von der Annahme bis zur Rückführung, jede Station einzeln.
Post wird angenommen, nicht abgewiesen
Antwortet Ihr Postfachsystem nicht mehr, nimmt das Gateway die Nachricht trotzdem an. Ohne diese Station hängt die Post beim Absender und niemand weiß, was unterwegs ist.
- Keine Abweisung gegenüber sendenden Servern
- Virenprüfung und Regeln laufen unverändert weiter
- Ablage erfolgt dauerhaft, nicht erst im Ausfall
Lesen im Browser, ohne Einrichtung
Ihr Team meldet sich an der Conbool-Oberfläche an und liest weiter. Auf den Geräten ist nichts einzurichten, es gibt kein zweites Postfach zu pflegen.
- Zugriff über den Browser, auch von unterwegs
- Kein zusätzliches Konto im Mailsystem
- Vorgeschichte aus dem Archiv auf Wunsch
Antworten mit der gewohnten Adresse
Geschäftspartner sehen keinen Unterschied. Die Absenderadresse wird vor dem Versand gegen die hinterlegten eigenen Adressen geprüft, fremde Adressen sind ausgeschlossen.
- Versand über den regulären Ausgang
- Absenderadresse wird geprüft, nicht übernommen
- Signatur und Verschlüsselung bleiben aktiv
Alles läuft danach ins Postfach
Sobald das Zielsystem wieder annimmt, werden die Nachrichten automatisch nachgeliefert. Ohne diese Station fehlen die Nachrichten der Störung später im Postfach und im Archiv.
- Start ohne Zutun, sobald die Annahme wieder läuft
- Reihenfolge und Zeitstempel bleiben erhalten
- Die Notfallkopie wird nach Fristablauf entfernt
Funktionen
Was den Unterschied macht.
Sechs Punkte, die eine Vorsorge von einer Absichtserklärung trennen.
Meldung über einen anderen Weg
Die Benachrichtigung meidet bewusst die betroffenen Postfächer.
Vorgeschichte aus dem Archiv
Mit Conbool Archive steht auch der ältere Schriftverkehr zur Verfügung, nicht nur die Post seit Beginn der Störung. Damit ist ein Vorgang im Ausfall nicht nur erreichbar, sondern auch bearbeitbar.
Automatische Löschung nach Frist
Die Notfallkopie wird nach Ablauf der eingestellten Frist selbsttätig entfernt, protokolliert und ohne Restbestände. Eine Kopie fremder Post, die entgegen der Zusage liegen bleibt, ist genau der Vorwurf, den ein Datenschutzaudit erhebt.
Unabhängig vom Postfachsystem
Ob Microsoft 365 oder ein eigener Exchange dahinter steht, ändert nichts.
Bereitschaft vorab prüfbar
Die Oberfläche zeigt, wer im Ernstfall wirklich hineinkommt.
Betrieb in Deutschland oder im eigenen Haus
Der Notfallspeicher liegt in deutschen Rechenzentren oder auf Ihrer eigenen Installation, mit Vertrag und Verantwortung bei einem deutschen Anbieter.
Vorbereitet sein
Was vor dem Ausfall stehen muss
Zwei Dinge lassen sich hinterher nicht mehr herstellen. Wer sie kennt, hat den Notfallbetrieb wirklich, nicht nur gebucht. Die Oberfläche weist offen aus, wo etwas fehlt.
Jeder, der Zugriff braucht, braucht ein Konto
Die Notfallansicht setzt eine Mitgliedschaft im Mandanten voraus. Ein Haus mit achtzig Postfächern und zwei Verwalterkonten hätte im Ernstfall achtundsiebzig Leute ohne Zugang. Einladungen gehen per Mail an genau die Postfächer, die dann stehen.
Ein zweiter Anmeldeweg neben Microsoft
Wer sich ausschließlich über Microsoft anmeldet, kommt bei einem Ausfall des Anmeldedienstes nicht hinein. Ein Kennwort oder ein zweiter Faktor bei Conbool löst das, muss aber vorher gesetzt sein.
Einmal durchspielen, nicht erst im Ernstfall
Der Zugriff lässt sich jederzeit vorführen, ohne Eingriff in Ihre Umgebung. Danach weiß jeder, wo er im Ausfall hinklickt.
Der Unterschied
Die Stunde, in der das Postfachsystem nicht antwortet
Zwei Unternehmen, derselbe Ausfall.
Ohne Vorsorge
- Eingehende Post hängt beim Absender, niemand weiß, was unterwegs ist.
- Kunden warten auf Antwort und bekommen keine.
- Nach der Störung fehlt der Überblick, was in der Zwischenzeit ankam.
- Der Ausfall fällt auf, wenn sich der erste Kunde beschwert.
Mit dem Notfallbetrieb
- Die Nachrichten werden angenommen und sind sofort lesbar.
- Ihr Team antwortet weiter, mit der gewohnten Absenderadresse.
- Alles läuft automatisch ins Postfach nach, nichts bleibt liegen.
- Die Meldung kommt über einen Weg, der nicht selbst betroffen ist.
Einordnung
Drei Aufgaben, die oft verwechselt werden
Notfallbetrieb, Backup und Archiv lösen verschiedene Probleme. Wer eines davon für die anderen einsetzt, merkt es im ungünstigsten Moment.
Notfallbetrieb
Beantwortet die Frage, wie weitergearbeitet wird, während der Dienst nicht erreichbar ist.
365 Backup
Beantwortet die Frage, wie verlorene Inhalte zurückkommen, wenn sie gelöscht oder verschlüsselt wurden.
Archive
Beantwortet die Frage, was wann gesendet und empfangen wurde, lückenlos und unveränderbar.
Betriebskontinuität
Vorsorge, die geprüft wird
NIS2 nennt in Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe c ausdrücklich die Aufrechterhaltung des Betriebs und das Krisenmanagement. Die Frage im Audit lautet nicht, ob Ausfälle vorkommen, sondern was dann geschieht.
- Der Zugriff im Ausfall ist beschrieben und jederzeit vorführbar.
- Keine Abhängigkeit vom ausgefallenen Dienst, der Bestand liegt getrennt.
- Betrieb in deutschen Rechenzentren oder im eigenen Haus.
- Vertrag und Verantwortung liegen bei einem deutschen Anbieter.
Enterprise-Infrastruktur & Sicherheit
Zertifizierter Schutz, nahtlose Integration und maximale Transparenz.
Monitoring & Audit-Logs
Integration & Kompatibilität
Nahtlose Einbindung in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Infrastructure, Performance & Deployment
Hochverfügbare Architektur für maximale Zuverlässigkeit.
Infrastruktur & Architektur
- ISO 27001 HostingGeoredundante Server in Deutschland (EU & Berlin).
- Active-Active-ClusterFür maximale Ausfallsicherheit und Auslastungsverteilung.
Performance & Zuverlässigkeit
- SLA-Garantie99,9% garantierte Verfügbarkeit der Systeme.
- High-Performance RoutingMinimale Latenz (< 50ms) bei der E-Mail-Verarbeitung.
Deployment & Multi-Tenancy
- ISO 27001 zertifiziertes HostingHosting in ISO 27001-zertifizierten EU-Rechenzentren (Deutschland)
- Individuelle Service-PaketeIndividuelle Service-Pakete pro Mandant
Support & Dokumentation
Profitieren Sie von einem umfangreichen Angebot an Supportleistungen
24/7-Ticketing
Garantierte Reaktionszeiten rund um die Uhr
Telefonischer Support
Persönlicher Kontakt durch priorisierten Telefonsupport
Dokumentation & FAQs
Umfangreiche Dokumentation, Step-by-Steps & FAQs
Häufige Fragen
Muss im Ernstfall jemand etwas umstellen?
Nein. Der Bestand wird laufend mitgeführt, unabhängig davon, ob gerade ein Ausfall vorliegt. Ihr Team meldet sich einfach an der Weboberfläche an.
Funktioniert das auch bei einem eigenen Exchange-Server?
Ja. Der Notfallbetrieb setzt am Gateway an, nicht am Postfachsystem. Ob dahinter Microsoft 365 oder ein eigener Server steht, spielt keine Rolle.
Ersetzt der Notfallbetrieb ein Backup?
Nein. Er sorgt für Erreichbarkeit während eines Ausfalls. Verlorene Inhalte holt 365 Backup zurück, die gesetzliche Aufbewahrung übernimmt Conbool Archive.
Was passiert, wenn das Postfachsystem wieder erreichbar ist?
Der reguläre Betrieb läuft weiter wie zuvor. Die während des Ausfalls eingegangenen Nachrichten bleiben zugänglich und werden automatisch nachgeliefert.
In welchem Plan ist der Notfallbetrieb enthalten?
Der Notfallbetrieb ist ab dem mittleren Plan enthalten.
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