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MailGuard · Microsoft 365

Exchange Online steht.Ihre Leutenicht.

Bei einer Störung von Microsoft 365 nimmt Ihr Mandant keine Nachrichten mehr an. Die Absender wiederholen, aber niemand kann lesen oder antworten. Conbool überbrückt genau diese Zeit.

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Was bei einer Microsoft-365-Störung tatsächlich passiert

Die Mail ist nicht weg. Der Arbeitstag schon.

Der Dienststatus hilft nicht beim Arbeiten

Das Message Center sagt, dass eine Störung vorliegt und woran gearbeitet wird. Es sagt nicht, wie Ihre Belegschaft in der Zwischenzeit Kundenanfragen beantwortet.

Eingehendes staut sich, Ausgehendes fällt aus

Die Absender halten Nachrichten in ihrer Warteschlange, meist vierundzwanzig bis achtundvierzig Stunden. In dieser Zeit geht von Ihnen aber nichts hinaus.

Fristen laufen weiter

Angebotsfristen, Ausschreibungen, Fristen gegenüber Behörden interessieren sich nicht für den Dienststatus eines Anbieters.

Ein zweiter Kanal fehlt

Telefonlisten sind veraltet, private Nachrichtendienste sind aus Datenschutzgründen keine Lösung, und ein zweites Postfach hat niemand.

Conbool steht ohnehin davor

Als vorgelagerte Instanz sieht Conbool die Störung im selben Moment wie die Absender. Daraus wird ein nutzbarer Zugang.

1. Störung erkennen

Nimmt Ihr Mandant über einen längeren Zeitraum wiederholt keine Nachrichten an, schaltet Conbool in den Notfallbetrieb. Ein einzelner Aussetzer genügt dafür bewusst nicht.

2. Zugang bereitstellen

Ihre Leute melden sich mit ihrem gewohnten Conbool-Konto an und sehen die Nachrichten, die Exchange Online gerade nicht angenommen hat.

3. Antworten und weiterarbeiten

Antworten gehen über den regulären Conbool-Ausgang, signiert und geprüft wie sonst auch. Für Ihre Geschäftspartner sieht nichts anders aus.

Was das für Ihren Microsoft-365-Mandanten bedeutet

Keine Änderung an Ihrem Mandanten, keine App, kein zusätzlicher Anbieter.

Nichts an Microsoft 365 ändern

Keine Erweiterung im Mandanten, keine Berechtigung, kein Connector zusätzlich zu dem, den MailGuard ohnehin nutzt.

Funktioniert auch bei Anmeldestörungen

Ein Teil der Vorfälle betrifft nicht die Postfächer, sondern die Anmeldung. Conbool hat eine eigene Anmeldung und ist davon nicht betroffen.

Hybride Umgebungen eingeschlossen

Ob Exchange Online, lokaler Exchange oder eine hybride Kombination spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass der nächste Schritt hinter Conbool liegt.

Der Rückstau bleibt geordnet

Nach dem Ende der Störung stellen die Absender wie gewohnt zu. Conbool hält lediglich eine Lesekopie, es entsteht keine zweite Zustellung und kein Duplikat.

Prüfung bleibt aktiv

Auch im Notfallbetrieb durchläuft jede Nachricht die vollständige Eingangsprüfung. Ein Ausfall ist kein Grund, den Schutz auszusetzen.

Für Wartungsfenster planbar

Vor einer geplanten Umstellung lässt sich der Notfallbetrieb von Hand einschalten.

Die üblichen Antworten auf eine M365-Störung

Was Unternehmen tun, und was es bringt.

 
Mit Conbool
Ohne
Nachrichten lesen während der Störung
ja
nein
Antworten während der Störung
ja
nein
Änderung am Microsoft-365-Mandanten nötig
nein
entfällt
Wirkt auch bei Anmeldestörungen
ja
nein
Zusätzlicher Anbieter im Mailweg
nein, Conbool steht ohnehin davor
entfällt
Vorbereitungszeit vor dem Ernstfall
ein Schalter
keine, aber auch keine Wirkung

Die Gegenüberstellung beschreibt den Betrieb im Unternehmen. Für einzelne Anwender bleibt die Verschlüsselung im Client eine tragfähige Lösung.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, dass Microsoft 365 und nicht mein Netz die Ursache ist?
Ein verlässliches Signal ist der Antwortcode gegenüber den Absendern. Bleibt eine vorübergehende Ablehnung über Stunden bestehen und betrifft sie alle Empfänger einer Domäne, liegt die Ursache hinter dem Gateway. Betrifft es einzelne Postfächer, ist es meist eine Regel oder ein volles Postfach.
Gehen während einer Störung Nachrichten verloren?
In aller Regel nicht sofort. Die sendenden Server wiederholen typischerweise vierundzwanzig bis achtundvierzig Stunden. Erst danach entsteht ein Unzustellbarkeitsbericht beim Absender.
Brauche ich dafür zusätzliche Lizenzen bei Microsoft?
Nein. Der Notfallbetrieb liegt vollständig bei Conbool und berührt Ihre Lizenzierung bei Microsoft nicht.
Was ist mit Kalender und Teams?
Der Notfallbetrieb deckt den Mailkanal ab, nicht Kalender oder Chat. Das ist bewusst so: E-Mail ist der Kanal, über den Fristen laufen und über den Externe Sie erreichen.
Sehen meine Geschäftspartner, dass wir im Notfallbetrieb sind?
Nein. Antworten gehen über den regulären Ausgang mit der gewohnten Signatur und Authentifizierung hinaus.
Ist das ein zweites Postfach, das ich pflegen muss?
Nein. Es gibt keine zusätzlichen Konten und keine Synchronisation. Der Zugang entsteht im Ernstfall und verschwindet danach wieder.
Wie schnell schaltet das um?
Nach mehreren erfolglosen Zustellversuchen über einen zusammenhängenden Zeitraum. Die Verzögerung ist Absicht, damit ein kurzer Aussetzer keinen Notfallbetrieb auslöst.
Erfüllt das eine Anforderung aus NIS-2?
Es adressiert die Aufrechterhaltung des Betriebs nach Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe c für den Mailkanal. Der Notfallplan selbst und dessen Erprobung bleiben Ihre Aufgabe.

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