Intelligente E-Mail Signatur Software für Unternehmen

Dezentrale Outlook-Signaturen führen unweigerlich zu fehlerhaftem Corporate Design, veralteten Pflichtangaben und hohen Support-Aufwänden. Conbool verarbeitet Signaturen serverseitig: Die Layouts bleiben garantiert einheitlich, sind rechtssicher und werden auch auf Smartphones oder im Webmail korrekt und im passenden Format angefügt.

Conbool synchronisiert sich kontinuierlich mit Ihrem Azure AD / Entra ID oder lokalen Active Directory. Die Signaturvorlagen werden vollautomatisch mit den individuellen Kontaktinformationen des jeweiligen Absenders befüllt, ohne dass der Mitarbeiter eingreifen kann oder muss.

Ja, die Architektur ist auf Mehrsprachigkeit und Komplexität ausgelegt. Sie können basierend auf Abteilung, SMTP-Domäne, Unternehmensstandort oder AD-Gruppen automatische Regeln hinterlegen, sodass jede Einheit stets die regional und juristisch zwingend korrekte Signatur verwendet.

Sie können problemlos Marketing-Banner integrieren, die automatisch für einen gesetzten Zeitraum (z.B. Black Friday, Messe) aktiviert und danach wieder entfernt werden. So transformieren Sie die täglichen Geschäfts-E-Mails in einen kontrollierten, stark performanten Kommunikationskanal.

Conbool erkennt Reply- und Forward-Ketten intelligent. Sie können exakt definieren, dass große Disclaimer oder Banner nur bei der ersten E-Mail einer Konversation platziert werden, und für interne Mails oder Antworten eine kompakte Kurz-Signatur greift, um endlose Textwüsten zu verhindern.

Über definierte Steuerwörter oder spezifische Routing-Regeln können Anwender oder Administratoren in Sonderfällen (z. B. automatisierter Rechnungsversand an Verarbeitungssysteme) das Anhängen des Disclaimers unterbinden.

Ja. Die zentrale Signaturverwaltung lässt sich allein über das Outlook-Add-in betreiben. Es braucht dafür keine MX-Umstellung, keinen SPF-Eintrag und keinen DKIM-Schlüssel von Conbool; die Domäne wird ohne Zustellrechte freigeschaltet, der Nachweis läuft über den verbundenen Microsoft-365-Mandanten oder einen TXT-Eintrag. Die Signatur entsteht dann beim Verfassen im Postfach, der Nachrichteninhalt verlässt Microsoft 365 nicht. Diese Betriebsart hat Grenzen: sie greift nur in Outlook und nur bei Postfächern in Exchange Online, sie kennt keine Regeln mit Bannern und Kampagnen, und sie lässt sich im Postfach ändern, ist also nicht erzwingbar. Wer eine unveränderliche Pflichtangabe auf jeder ausgehenden Nachricht braucht, nimmt den serverseitigen Weg. Der Wechsel dorthin ist später ohne Neuaufbau möglich.