Intelligente E-Mail Signatur Software für Unternehmen

Dezentrale Outlook-Signaturen führen schnell zu uneinheitlichem Design, veralteten Pflichtangaben und Supportaufwand. Conbool setzt Signaturen serverseitig: Das Layout ist für alle gleich und wird auch auf dem Smartphone und im Webmail angefügt.

Conbool gleicht regelmäßig mit Entra ID, dem lokalen Active Directory oder LDAP ab. Die Vorlagen werden automatisch mit den Kontaktdaten des jeweiligen Absenders befüllt, ohne dass der Mitarbeiter etwas tun muss.

Ja. Regeln nach Gruppe, Domäne, Absenderadresse und Sprache weisen jeder Gesellschaft und jedem Land die passende Vorlage mit den eigenen Pflichtangaben zu.

Ja. Banner und Kampagnen tragen einen eigenen Zeitraum, etwa für eine Messe, und laufen danach von selbst aus. Klicks lassen sich je Vorlage im Portal zählen, ohne Zählpixel.

Conbool erkennt Reply- und Forward-Ketten intelligent. Sie können exakt definieren, dass große Disclaimer oder Banner nur bei der ersten E-Mail einer Konversation platziert werden, und für interne Mails oder Antworten eine kompakte Kurz-Signatur greift, um endlose Textwüsten zu verhindern.

Über definierte Steuerwörter oder spezifische Routing-Regeln können Anwender oder Administratoren in Sonderfällen (z. B. automatisierter Rechnungsversand an Verarbeitungssysteme) das Anhängen des Disclaimers unterbinden.

Ja. Die zentrale Signaturverwaltung lässt sich allein über das Outlook-Add-in betreiben. Es braucht dafür keine MX-Umstellung, keinen SPF-Eintrag und keinen DKIM-Schlüssel von Conbool; die Domäne wird ohne Zustellrechte freigeschaltet, der Nachweis läuft über den verbundenen Microsoft-365-Mandanten oder einen TXT-Eintrag. Die Signatur entsteht dann beim Verfassen im Postfach, der Nachrichteninhalt verlässt Microsoft 365 nicht. Diese Betriebsart hat Grenzen: sie greift nur in Outlook und nur bei Postfächern in Exchange Online, sie kennt keine Regeln mit Bannern und Kampagnen, und sie lässt sich im Postfach ändern, ist also nicht erzwingbar. Wer eine unveränderliche Pflichtangabe auf jeder ausgehenden Nachricht braucht, nimmt den serverseitigen Weg. Der Wechsel dorthin ist später ohne Neuaufbau möglich.

Ja, auf Wunsch. Exchange legt die Kopie in „Gesendet“ an, bevor die Nachricht den Server verlässt – deshalb fehlt bei jeder serverseitigen Signatur zunächst die Signatur in der eigenen Ablage, egal von welchem Anbieter. Conbool trägt sie danach nach: die Kopie wird im Postfach gesucht und um die Signatur ergänzt. Das Original wird dabei nie gelöscht. Die Funktion ist ausdrücklich einzuschalten und setzt eine Microsoft-365-Verbindung samt eigener Zustimmung voraus.