Signature · Umfragen

Jede Antwort an Kundenfragt kurz nach,wie es war.

Ein Bewertungsbaustein in der Signatur bittet um ein Urteil mit einem Klick: Daumen, Smileys, Sterne oder eine Note von 0 bis 10. Das Ergebnis landet im Portal, ausgewertet nach Vorlage und Abteilung. Den Baustein setzt Conbool serverseitig über den Mailweg, damit auf jedem Gerät.

Demo anfragen Signature ansehen

Bewertung in der Signatur, Auswertung im Portal

Je Mitarbeiter ab Werk aus

Warum Kundenumfragen selten ankommen

Vier Gründe, warum Rückmeldungen ausbleiben oder wenig taugen.

Die Umfrage kommt zu spät

Ein Fragebogen Wochen nach dem Vorgang erreicht Kunden, die sich an den Anlass kaum noch erinnern. Gefragt wird, wenn der Eindruck schon verblasst ist.

Zu viele Fragen, zu wenig Antworten

Lange Formulare werden abgebrochen. Wer nur wissen will, ob eine Anfrage gut gelöst wurde, braucht keine zwanzig Felder.

Die Zahlen sind nicht sauber

Link-Scanner in Postfächern rufen Links automatisch auf. Zählt jeder Aufruf als Stimme, steht im Bericht eine Zufriedenheit, die niemand abgegeben hat.

Bewertung von Personen wirft Fragen auf

Eine Auswertung je Mitarbeiter berührt die Mitbestimmung nach § 87 BetrVG. Wo ein Betriebsrat besteht, gehört das vorher geklärt, nicht hinterher.

Gefragt wird dort, wo der Kontakt ohnehin stattfindet

Drei Grundsätze für den Bewertungsbaustein.

Ein Klick statt Formular

In der Mail steht kein Formular, sondern je Stufe ein Link. Der Klick öffnet eine Bestätigung im Browser, erst danach zählt die Stimme.

Nur, wo es passt

Ab Werk erscheint der Baustein nur bei genau einem externen Empfänger. Interne Mails und Nachrichten an viele Adressen bleiben ohne Umfrage.

Über den Mailweg, auf jedem Gerät

Der Baustein entsteht serverseitig, wenn die Mail über Conbool läuft. Er erscheint damit auch bei Antworten vom Smartphone. Mit dem Outlook-Add-in allein gibt es keine Umfragen.

So funktioniert es

Sechs Schritte von der Vorlage bis zum Bericht.

1. Baustein in die Signatur ziehen

Im Baukasten-Editor kommt der Bewertungsbaustein per Ziehen in die Signaturvorlage, an die Stelle, an der er stehen soll.

2. Skala wählen

Daumen, Smileys mit drei oder fünf Stufen, fünf Sterne, eine Note von 0 bis 10 für den Net Promoter Score oder Ja und Nein.

3. Regel festlegen

Eine Regel bestimmt, wer die Signatur mit Umfrage bekommt: alle, einzelne Adressen oder Gruppen, mit Zeitraum und Ausnahmen, etwa nach Betreff.

4. Kunde klickt und bestätigt

Der Empfänger wählt eine Stufe und bestätigt im Browser. Je Mail zählt eine Bewertung, ändern lässt sie sich 24 Stunden lang.

5. Eigene Dankeseite

Nach dem Klick erscheint Ihre Dankeseite mit Überschrift, Text, Logo aus dem Marken-Kit und Link zur Datenschutzerklärung, auf Wunsch mit einem Feld für einen Kommentar.

6. Auswertung und Benachrichtigung

Im Portal stehen Zufriedenheit, NPS, Durchschnitt, Verlauf und Verteilung, je Vorlage und je Abteilung, mit CSV-Export. Bei negativer Bewertung oder Kommentar meldet sich das Portal per E-Mail, über die Glocke oder per Webhook, etwa in Teams.

Umfrage und AuswertungBeispiel

Wie zufrieden waren Sie mit unserer Antwort?

Je VorlageZufriedenheit, NPS, VerlaufAn
Je AbteilungVergleich der TeamsAn
Je MitarbeiterNur mit eigenem RechtAus

Eine Stimme zählt erst nach der Bestätigung im Browser. Abrufe von Link-Scannern zählen nicht.

Datenschutz und Mitbestimmung

Ausgewertet wird das Team, nicht die Person.

Die Auswertung je Mitarbeiter ist ab Werk ausgeschaltet. Sichtbar sind Vorlagen und Abteilungen. Wer einzelne Personen sehen will, braucht dafür ein eigenes Recht und schaltet es bewusst ein.

Auswertung je Mitarbeiter ab Werk aus

Ergebnisse je Abteilung und je Vorlage

Einschalten nur mit eigenem Recht, mit Hinweis auf den Betriebsrat (§ 87 BetrVG)

Dankeseite mit Link zu Ihrer Datenschutzerklärung

Mailweg oder nur Add-in

Umfragen setzt der Server. Was mit dem Outlook-Add-in allein geht und was nicht.

	Über den Mailweg	Nur mit dem Outlook-Add-in
Signatur aus Vorlagen	ja	ja
Bewertungsbaustein in der Signatur	ja	nein
Auswertung im Portal	ja	nein
Antworten vom Smartphone	ja, serverseitig	nur in Outlook für Windows, im neuen Outlook und in Outlook im Web

Das Outlook-Add-in setzt nur Signaturen. Umfragen, Banner und Kampagnen entstehen ausschließlich serverseitig über den Mailweg.

Häufige Fragen

Steht in der Mail ein Formular?

Nein. Der Baustein besteht aus Links, einer je Stufe. Ein Klick öffnet eine Seite im Browser, dort bestätigt der Empfänger seine Wahl. Erst dann zählt die Bewertung.

Verfälschen Link-Scanner die Ergebnisse?

Nein. Viele Postfächer prüfen Links automatisch, bevor ein Mensch sie sieht. Solche Abrufe zählen nicht, weil eine Stimme erst nach der Bestätigung im Browser gezählt wird.

Kann ein Kunde mehrfach abstimmen?

Je Mail zählt eine Bewertung. Innerhalb von 24 Stunden lässt sie sich ändern, etwa wenn sich jemand verklickt hat.

Sehen Vorgesetzte, wie einzelne Mitarbeiter bewertet werden?

Nicht ohne Weiteres. Die Auswertung je Mitarbeiter ist ab Werk ausgeschaltet und lässt sich nur mit einem eigenen Recht einschalten, mit Hinweis auf die Beteiligung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG. Ohne diese Einstellung zeigt die Auswertung Vorlagen und Abteilungen.

Funktioniert die Umfrage auch mit dem Outlook-Add-in?

Nicht mit dem Add-in allein. Das Add-in setzt beim Verfassen nur Signaturen. Den Bewertungsbaustein fügt Conbool serverseitig ein, wenn ausgehende Mails über den Mailweg laufen.

Welche Skalen gibt es, und wann meldet sich das Portal?

Daumen, Smileys mit drei oder fünf Stufen, fünf Sterne, eine Note von 0 bis 10 (NPS) und Ja/Nein. Benachrichtigungen gibt es bei negativer Bewertung, bei NPS-Kritikern, bei Kommentaren, bei Trends und als Bericht, per E-Mail, über die Glocke im Portal oder per Webhook, sofort oder gebündelt stündlich, täglich oder wöchentlich, mit Ruhezeit.

Die erste Umfrage in einer Signatur ansehen

Wir zeigen Bewertungsbaustein, Dankeseite und Auswertung im Portal in einer Demo.