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Disclaimer · 3-Wege-Vergleich

Exclaimer oder CodeTwo, wann Conbool die bessere Wahl ist.

Exclaimer und CodeTwo sind zwei spezialisierte Anbieter für E-Mail-Signaturen: Exclaimer aus Großbritannien mit globaler Cloud-Präsenz, CodeTwo aus Polen mit breitem M365-Toolset. Conbool ist die deutsche Alternative: eine vollwertige E-Mail-Sicherheits-Suite mit fünf integrierten Modulen, in der das Disclaimer-Modul neben MailGuard, SecureMail, SecureFiles und DMARC Reports in einer Plattform läuft. EU-Hosting in Deutschland, deutscher Vertragspartner. Diese Seite vergleicht öffentlich belegbare Punkte, Stand 2026.

Demo anfragenMehr erfahrenStand: Mai 2026

In drei Sätzen

Drei Anbieter, drei Profile.

Exclaimer ist globaler Marktführer für Signatur-Management mit langer Microsoft-Pflege und Premium-Edition für Enterprise. CodeTwo ist polnischer Spezialist mit breiterem M365-Toolset (Backup, Migration, Signaturen). Conbool ist eine vollwertige E-Mail-Sicherheits-Suite aus Hamburg mit fünf integrierten Modulen: MailGuard, SecureMail, SecureFiles, Disclaimer und DMARC Reports. Wo Exclaimer und CodeTwo reine Signatur-Spezialisten bleiben, liefert Conbool Signatur-Management als eine Disziplin von fünf in derselben Konsole, mit deutschem Vertragspartner und EU-only-Hosting.

Die fünf häufigsten Fragen im direkten 3-Wege-Vergleich.

Jede Aussage zu Exclaimer und CodeTwo ist mit einer öffentlichen Quelle belegt. Jeder Conbool-Anspruch ist über eine Live-Demo nachprüfbar.

Wo werden meine Daten gehostet?

Conbool

Ausschließlich in EU-Rechenzentren auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur in Deutschland. Vertragspartner und Datenverarbeiter ist die Conbool GmbH in Deutschland. Im AVV nach Art. 28 DSGVO wird der konkrete Datenstandort namentlich benannt, das Audit-Log nach Art. 30 DSGVO ist technisch abgebildet.

Exclaimer

Exclaimer betreibt laut Unternehmensangaben mehrere globale Cloud-Regionen, darunter Europa. Welche Region für Ihren Tenant aktiv ist, regelt der Vertrag.

Quelle: exclaimer.com, Trust Center / Data Hosting. Den konkreten Standort beim Anbieter schriftlich bestätigen lassen.

CodeTwo

CodeTwo betreibt seine Cloud-Dienste in EU- und Nordamerika-Regionen auf Microsoft Azure. Die Region kann beim Setup gewählt werden.

Quelle: codetwo.com, Security / Data Centers. Region bei Vertragsabschluss schriftlich festhalten.

Warum das wichtig ist: Eine zentrale Signaturlösung verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Foto, Funktion). Der Datenstandort ist damit ein DSGVO-Punkt im Verarbeitungsverzeichnis und für viele Auftraggeber ein vertraglich relevanter Hebel.

Wie wird die Signatur technisch angebracht?

Conbool

Server-seitige Anbringung im Mail-Flow durch das Disclaimer-Modul der Suite: Die Signatur entsteht erst beim Versand. Endgeräte müssen weder Add-ins noch lokale Templates pflegen. Outlook Classic, New, OWA und Mobile zeigen identisch. Ein Outlook-Add-in ist optional verfügbar, wenn Live-Vorschau gewünscht ist. Derselbe Mailflow-Connector trägt auf Wunsch zusätzlich die Disziplinen MailGuard, SecureMail, SecureFiles und DMARC Reports.

Exclaimer

Exclaimer setzt klassischerweise einen Cloud-Connector im Microsoft-365-Mailflow ein oder bietet alternativ ein clientseitiges Outlook-Add-in. Beide Verfahren sind dokumentiert; Live-Vorschau gegen Konsistenz hängt vom gewählten Modus ab.

Quelle: exclaimer.com, Signature Management Funktionsbeschreibung.

CodeTwo

CodeTwo unterstützt sowohl server-side Signaturen im Microsoft-365-Mailflow als auch eine client-side Variante mit lokaler Vorschau in Outlook.

Quelle: codetwo.com, Email Signatures for Office 365 / How it works.

Warum das wichtig ist: Server-seitig schützt vor Endnutzer-Manipulationen und sichert Konsistenz; client-seitig bietet Live-Vorschau. Welche Variante besser passt, hängt von Compliance-Kultur und User-Erwartung ab. Wer den Mailflow ohnehin durch eine Sicherheits-Suite leitet, spart einen separaten Connector nur für Signaturen.

Wie laufen Marketing-Banner und Kampagnen?

Conbool

Marketing-Banner mit Ablaufdatum, Zielgruppen-Filter (Abteilung, Land, Empfänger-Domain) und A/B-Test. Tracking läuft DSGVO-konform ohne Cookies, Klick-Raten und Conversions werden server-seitig erfasst und im Admin-Portal ausgewertet, gemeinsam mit Quarantäne-, Verschlüsselungs- und DMARC-Auswertungen aus den übrigen Suite-Modulen.

Exclaimer

Exclaimer bietet sehr granulare Banner-Kampagnen mit Targeting und Klick-Tracking. Welche Tracking-Mechanismen aktiviert sind, hängt von Edition und Datenschutz-Einstellungen ab.

Quelle: exclaimer.com, Campaigns / Banner Marketing.

CodeTwo

CodeTwo unterstützt Banner-Kampagnen pro Empfängergruppe, mit Auswertung im Admin-Portal. Tracking-Optionen hängen von der gewählten Edition ab.

Quelle: codetwo.com, Email Signatures / Marketing Campaigns.

Warum das wichtig ist: Marketing und Vertrieb wollen Reichweite und Tracking, der Datenschutzbeauftragte will DSGVO-Konformität. Cookie-freies Server-Tracking ist meist die kleinste gemeinsame Schnittmenge. Conbools Stärke beginnt jenseits davon: native Verschlüsselung mit S/MIME und OpenPGP, SecureFiles für große Anhänge, DMARC-Reports und BIMI-Vorbereitung laufen in derselben Konsole, ohne dass dafür separate Tools eingekauft werden müssen.

Wie integriert sich die Lösung mit AD und HR?

Conbool

Synchronisation mit Active Directory, Entra ID und HR-Systemen (Personio, Workday) direkt im Standard. Bei Rollen-, Standort- oder Funktionswechsel aktualisiert sich die Signatur automatisch, ohne PowerShell-Skripte oder Zwischenschicht. Dieselben AD- und HR-Quellen steuern auf Wunsch auch Mandanten-Policies in MailGuard und SecureMail. Suite-Lizenz pro Postfach mit zubuchbaren Modulen, eine Vertragsbeziehung, ein Admin-Portal, ein Audit-Log.

Exclaimer

Exclaimer integriert sich nativ mit Microsoft Entra ID und Active Directory. HR-Anbindungen sind über Connectoren oder Microsoft Graph möglich, der konkrete Umfang ergibt sich aus der Integrations-Liste.

Quelle: exclaimer.com, Integrations / Connector-Übersicht.

CodeTwo

CodeTwo verbindet sich nativ mit Entra ID und Active Directory. Weitere HR-Quellen werden typischerweise über Microsoft-Graph- oder CSV-Connectoren angebunden.

Quelle: codetwo.com, Integrations / Active Directory Synchronization.

Warum das wichtig ist: Manuelle Signaturpflege ist Fehlerquelle Nummer eins. Eine direkte HR-Anbindung spart IT-Tickets und hält die Signaturen aktuell, auch nach jeder Rotation. Wer dieselben Quellen zusätzlich für Sicherheits-Policies nutzt, halbiert die Pflege-Oberfläche.

Ist Signatur-Management Teil einer Mail-Security-Plattform?

Conbool

Conbool ist eine vollwertige E-Mail-Sicherheits-Suite mit fünf integrierten Modulen: MailGuard (Anti-Spam, Anti-Phishing, BEC- und CEO-Fraud-Erkennung, DACH-DLP), SecureMail (S/MIME, OpenPGP, Web-Portal für Empfänger ohne Zertifikat), SecureFiles (sicherer Dateitransfer mit EU-Hosting und Audit-Log), Disclaimer (server-seitige Signaturen und Pflichtangaben) und DMARC Reports (Outbound-Identitätsschutz, BIMI-Vorbereitung). Suite-Lizenz pro Postfach mit zubuchbaren Modulen, ein Vertragspartner, ein Admin-Portal, ein Mailflow-Connector, ein Audit-Log.

Exclaimer

Exclaimer ist hochspezialisiert auf E-Mail-Signaturen. Andere Mail-Security-Funktionen (Anti-Spam, Verschlüsselung, Dateiversand, DMARC) sind kein Produktteil und müssten separat eingekauft werden.

Quelle: exclaimer.com, Product / Signature Management Suite.

CodeTwo

CodeTwo bietet ein breiteres M365-Toolset (Backup, Migration, Signaturen), ist im Kern aber ein spezialisierter Microsoft-365-Pflege-Provider. Eine eigene Mail-Security-Plattform mit Anti-Phishing, Verschlüsselung und DMARC-Auswertung wird nicht angeboten.

Quelle: codetwo.com, Products / Office 365 Tools.

Warum das wichtig ist: Wer Signatur-Management heute ablöst, denkt häufig gleich über die nächsten Bausteine nach: Phishing-Schutz, Verschlüsselung, sicherer Dateiversand, DMARC. In Conbool sind diese Disziplinen nativ Teil der Suite und werden über dieselbe Konsole, denselben Connector und denselben Vertragspartner administriert. Wer nur Signatur-Management benötigt, ist mit einem Spezialisten gut bedient; der Trade-off ist die Anzahl der Tools, Verträge und Audit-Layer.

Migrations-Checkliste

Was beim Wechsel von Exclaimer oder CodeTwo zu beachten ist.

Eine Ablösung von Exclaimer oder CodeTwo läuft typischerweise in vier Schritten. Achten Sie auf Schritt 3: Nur ein Connector darf eine aktive Signatur-Regel halten, sonst entstehen doppelte Signaturen.

  1. 1. Aktuelle Konstellation prüfen

    Klären Sie, welcher Anbieter aktiv die Signatur anbringt. In manchen Tenants laufen Exclaimer und CodeTwo parallel, etwa wegen historisch gewachsener Tochtergesellschaften. Vor der Conbool-Migration müssen alle bestehenden Signatur-Pfade dokumentiert sein.

  2. 2. Templates aus beiden Tools exportieren

    Exportieren Sie alle aktiven Signatur-Templates, Banner-Sets und Targeting-Regeln aus dem Exclaimer- und CodeTwo-Portal. Sie dienen als Blueprint für die Conbool-Layer-Stacks und sparen die Neugestaltung.

  3. 3. Mailflow-Connector switchen

    Der bestehende Exclaimer- oder CodeTwo-Connector wird durch den Conbool-Connector ersetzt. In der Übergangsphase (maximal 14 Tage) können mehrere Connectoren aktiv sein, allerdings darf nur einer eine aktive Signatur-Regel halten, sonst entstehen doppelte Signaturen in jeder Mail. Wenn Sie zusätzlich MailGuard, SecureMail oder DMARC Reports aktivieren wollen, trägt derselbe Conbool-Connector diese Disziplinen mit.

  4. 4. Bestandsverträge auslaufen lassen oder kündigen

    Sobald Conbool produktiv ist und keine doppelten Signaturen mehr auftreten, werden die Exclaimer- und CodeTwo-Verträge zum nächsten Kündigungstermin beendet. Achten Sie auf die Vertrags-Mindestlaufzeit und das Notice-Window, in der Regel 30 Tage zum Periodenende.

Bei größeren Migrationen empfiehlt sich eine Pilot-Phase mit 1 bis 2 Abteilungen, bevor der Rollout breit erfolgt. Doppel-Signaturen sind das häufigste Migrations-Problem und vermeidbar.

Entscheidungs-Hilfe

Wann Conbool, wann Exclaimer, wann CodeTwo.

Conbool passt, wenn …

  • Sie Signatur-Management gemeinsam mit MailGuard, SecureMail, SecureFiles und DMARC Reports aus einer integrierten Suite mit einem Admin-Portal und einem Audit-Log betreiben wollen, statt vier bis fünf Spezialwerkzeuge nebeneinander zu pflegen.
  • Sie EU-only-Hosting in Deutschland und einen deutschen Vertragspartner (Conbool GmbH) mit AVV nach Art. 28 DSGVO dokumentieren müssen.
  • Sie eine Multi-Mandanten-Architektur für Konzerne mit Tochtergesellschaften, Töchtern in DACH oder MSP-Modelle brauchen, mit getrennten Signatur-, DLP- und Verschlüsselungs-Policies pro Mandant und einheitlichem Audit.
  • DSGVO-konformes Banner-Tracking ohne Cookies und DACH-DLP-Detektoren (deutsche IBAN mit Prüfziffer, USt-IdNr. DE/AT/CH-UID, AHV, Sozialversicherungs-Nummer) in Ihrer Compliance verankert sind.

Exclaimer passt, wenn …

  • Sie den globalen Marktführer für reines Signatur-Management bevorzugen und keine integrierte Mail-Security-Suite benötigen.
  • Lange Microsoft-Pflege und enge Microsoft-365-Integration entscheidende Kriterien sind.
  • Sie sehr granulare Banner-Targeting-Optionen brauchen, die ein Single-Purpose-Spezialist tief abdeckt.
  • Eine globale Premium-Edition für Enterprise-Setups bereits in Ihre Beschaffung passt und Mail-Security aus anderen Quellen stammt.

CodeTwo passt, wenn …

  • Sie einen spezialisierten Microsoft-365-Pflege-Provider mit langer Marktpräsenz suchen und Mail-Security separat einkaufen.
  • Ein polnischer Anbieter-Sitz mit EU-Hosting für Ihre Beschaffung akzeptabel ist.
  • Sie über Signaturen hinaus weiteres M365-Toolset (Backup, Migration) nutzen möchten, das Conbool als reine Mail-Security-Suite nicht abdeckt.
  • Server-side und client-side Anbringung flexibel kombinierbar sein sollen und keine integrierte Anti-Phishing-Schicht im selben Stack gefordert ist.

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Auch im Vergleich

Weitere Vergleichsseiten.

Exclaimer und CodeTwo werden häufig auch einzeln gegen Conbool abgewogen, sowie gegen Mimecast, wenn Mail-Security im Vordergrund steht.

Häufige Fragen

Conbool im eigenen Setup ansehen.

30 Minuten Demo. Suite-Stack mit MailGuard, SecureMail, SecureFiles, Disclaimer und DMARC. EU-Hosting in Deutschland.

Demo anfragenDisclaimer im Detail

Quellen und Fairness-Hinweis

Aussagen zu Exclaimer basieren ausschließlich auf öffentlich zugänglichen Quellen: exclaimer.com, Trust Center, Produkt- und Integrations-Dokumentation. Aussagen zu CodeTwo basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen: codetwo.com, Security-Seite, Produkt- und Integrations-Dokumentation. Auf nicht öffentlich belegbare Behauptungen wird verzichtet.

Stand: Mai 2026. Für die finale Entscheidung empfehlen wir, alle drei Anbieter direkt nach den für Sie relevanten Punkten zu fragen und Aussagen schriftlich bestätigen zu lassen.

Exclaimer ist eine Marke der Exclaimer Ltd. CodeTwo ist eine Marke der CodeTwo Sp. z o.o. sp.k. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH. Diese Seite ist ein redaktioneller Vergleich, kein offizielles Exclaimer- oder CodeTwo-Material.