Disclaimer · 3-Wege-Vergleich

Exclaimer, CodeTwo und Conbool im Vergleich.

Exclaimer und CodeTwo sind etablierte Anbieter für E-Mail-Signaturen, Exclaimer mit Sitz im Vereinigten Königreich, CodeTwo mit Sitz in Polen. Conbool ist eine E-Mail-Sicherheits-Suite aus Hamburg, in der Disclaimer eines von neun Modulen ist. Alle drei bieten Rechenzentren in Deutschland. Diese Seite vergleicht öffentlich belegbare Punkte, Stand September 2026.

Demo anfragenMailGuard im DetailStand: September 2026

In drei Sätzen

Drei Anbieter, drei Profile.

Exclaimer ist auf E-Mail-Signaturen spezialisiert, mit Kampagnen, Auswertung und Anbindungen an Salesforce und HubSpot. CodeTwo bietet neben Signaturen für Microsoft 365 und Exchange Server eine Sicherung für Microsoft 365 und Migrationswerkzeuge. Conbool ist eine E-Mail-Sicherheits-Suite mit neun Modulen: MailGuard, SecureMail, SecureFiles, Disclaimer, DMARC Reports, Archive, Notfallbetrieb, 365 Backup und Awareness, in einer Oberfläche und mit der Conbool GmbH als Vertragspartner.

Die fünf häufigsten Fragen im direkten 3-Wege-Vergleich.

Jede Aussage zu Exclaimer und CodeTwo stützt sich auf eine öffentliche Quelle, abgerufen im September 2026. Jede Aussage zu Conbool ist in einer Demo nachprüfbar.

Wo werden meine Daten gehostet?

Conbool

Server in Frankfurt am Main, Datenhaltung in der EU. Vertragspartner ist die Conbool GmbH mit Sitz in Hamburg, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil des Abschlusses. Alternativ läuft Conbool als Installation im eigenen Rechenzentrum.

Exclaimer

Exclaimer betreibt den Dienst in Azure-Rechenzentren mehrerer Regionen, darunter Germany West Central und Germany North für Kunden in Deutschland sowie West Europe und North Europe für die übrige EU. Der Hauptsitz liegt im Vereinigten Königreich.

Quelle: exclaimer.com, Email Signature Handbook zu Sicherheit und Betrieb sowie Pressemitteilung zu den Rechenzentren in Deutschland, abgerufen im September 2026.

CodeTwo

CodeTwo betreibt den Signatur-Dienst auf Microsoft Azure in neun Regionen, darunter Germany West Central, West Europe, North Europe und UK South sowie Standorte in Nordamerika, Australien und den Vereinigten Arabischen Emiraten. Die Region wählt der Kunde bei der Registrierung des Mandanten selbst.

Quelle: codetwo.com, Übersicht der verfügbaren Regionen sowie Security- und Data-Center-Seite, abgerufen im September 2026. Die gewählte Region bei der Registrierung festhalten.

Warum das wichtig ist: Eine zentrale Signaturlösung verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Foto, Funktion). Der Datenstandort ist damit ein DSGVO-Punkt im Verarbeitungsverzeichnis und für viele Auftraggeber ein vertraglich relevanter Hebel.

Wie wird die Signatur technisch angebracht?

Conbool

Drei Wege mit denselben Vorlagen: serverseitig im Mailweg über einen Sendeconnector, per Outlook-Add-in schon beim Verfassen, auch ohne Umstellung des Mailwegs, oder als Installation im eigenen Rechenzentrum. Läuft der Mailweg über Conbool, gilt die Signatur auf jedem Gerät, und derselbe Weg trägt auf Wunsch weitere Module wie MailGuard und SecureMail.

Exclaimer

Exclaimer beschreibt eine serverseitige Bereitstellung über Microsoft Azure und eine clientseitige, bei der die Signatur in Outlook oder Gmail entsteht.

Quelle: exclaimer.com, Preisübersicht, abgerufen im September 2026.

CodeTwo

CodeTwo Email Signatures 365 kennt einen Cloud-Modus nach dem Absenden, einen Outlook-Modus beim Schreiben und eine Kombination aus beiden. Für Exchange Server Subscription Edition gibt es das eigene Produkt Email Signatures On-prem.

Quelle: codetwo.com, How it works und Email Signatures On-prem, abgerufen im September 2026.

Warum das wichtig ist: Serverseitig ist die Signatur durchsetzbar und auf jedem Gerät gleich, clientseitig zeigt sie sich schon beim Schreiben. Alle drei Anbieter bieten beide Wege. Wer den Mailweg ohnehin über eine Sicherheits-Suite leitet, braucht für Signaturen keinen zusätzlichen Dienst im Mailweg.

Wie laufen Marketing-Banner und Kampagnen?

Conbool

Banner und Kampagnen sind eigene Bausteine mit eigenem Zeitraum und eigener Position, gesteuert über Regeln nach Absender, Empfänger, Gruppe, Richtung und Sprache. Klicks lassen sich je Vorlage im Portal zählen, ohne Zählpixel und ohne Speicherung von Empfänger oder IP-Adresse, automatische Abrufe von Sicherheitsfiltern getrennt. Alternativ hängt Conbool feste Kampagnenparameter für das eigene Analysewerkzeug an.

Exclaimer

Exclaimer bietet Kampagnen mit Zeitplan und Zielgruppen. Eine Klickauswertung im eigenen Dashboard und das Targeting über Empfängerlisten aus Salesforce und HubSpot weist die Preisübersicht im Plan Pro aus.

Quelle: exclaimer.com, Startseite und Preisübersicht, abgerufen im September 2026.

CodeTwo

CodeTwo plant Kampagnen zeitgesteuert und versieht Links mit Parametern für Web-Analysewerkzeuge wie Google Analytics oder Matomo, in denen die Auswertung stattfindet.

Quelle: codetwo.com, Email signatures for marketing purposes, abgerufen im September 2026.

Warum das wichtig ist: Marketing will Reichweite belegen, der Datenschutz möglichst wenig Personenbezug. Wer Zielgruppen aus dem CRM ansteuern will, findet das bei Exclaimer im Plan Pro. Wer ohnehin im eigenen Analysewerkzeug misst, kommt mit CodeTwo aus. Conbool zählt Klicks direkt im Portal und speichert dabei weder Empfänger noch IP-Adresse.

Wie integriert sich die Lösung mit dem Verzeichnis?

Conbool

Abgleich mit Entra ID, mit lokalem Active Directory über einen ausgehenden Agenten und mit LDAP-Verzeichnissen. Bei Rollen-, Standort- oder Funktionswechsel aktualisiert sich die Signatur automatisch, ohne PowerShell und ohne Skripte. Welches Attribut welches Feld füllt, ist je Feld einstellbar, leere Felder blenden ihre Zeile aus.

Exclaimer

Exclaimer gleicht mit Microsoft Entra ID und Google Directory ab und nennt weitere Anbindungen, etwa an Workday.

Quelle: exclaimer.com, Startseite mit Übersicht der Integrationen, abgerufen im September 2026.

CodeTwo

CodeTwo Email Signatures 365 gleicht mit Microsoft Entra ID ab, weitere Felder pflegt der Administrator über die eigene Attributverwaltung.

Quelle: codetwo.com, Dokumentation zu Entra-ID-Attributen und benutzerdefinierten Attributen, abgerufen im September 2026.

Warum das wichtig ist: Manuelle Signaturpflege ist die häufigste Fehlerquelle. Alle drei Anbieter lesen das Verzeichnis, unterschiedlich ist der Kreis der direkt angebundenen Quellen. Conbool liest zusätzlich das lokale Active Directory über einen ausgehenden Agenten, ohne Abgleich nach Entra ID.

Ist Signatur-Management Teil einer Mail-Security-Plattform?

Conbool

Ja. Conbool ist eine E-Mail-Sicherheits-Suite mit neun Modulen: MailGuard gegen Spam, Phishing und Betrugsversuche, SecureMail mit S/MIME, OpenPGP und Leseportal, SecureFiles für große Anhänge, Disclaimer für Signaturen und Pflichtangaben, DMARC Reports, Archive für revisionssichere Archivierung, 365 Backup, Awareness für Phishing-Simulation und Schulung sowie Notfallbetrieb bei Ausfall des Mailsystems. Lizenz je Postfach mit zubuchbaren Modulen, ein Vertragspartner, eine Oberfläche.

Exclaimer

Exclaimer ist auf E-Mail-Signaturen spezialisiert. E-Mail-Sicherheit, Verschlüsselung, Dateiversand, Archivierung und DMARC-Auswertung sind im öffentlich beschriebenen Portfolio nicht ausgewiesen.

Quelle: exclaimer.com, Startseite und Preisübersicht, abgerufen im September 2026.

CodeTwo

CodeTwo bietet neben Signaturen Backup for Office 365, Werkzeuge zur Migration, einen Autoresponder, Umfragen und Benutzerfotos. E-Mail-Sicherheit, Verschlüsselung und DMARC-Auswertung sind in der Produktübersicht nicht ausgewiesen.

Quelle: codetwo.com, Produktübersicht, abgerufen im September 2026.

Warum das wichtig ist: Wer Signaturen neu ordnet, denkt oft zugleich über Phishing-Schutz, Verschlüsselung und Archivierung nach. Wer nur Signaturen braucht, ist mit einem Spezialisten gut bedient. Der Unterschied liegt in der Zahl der Werkzeuge, Verträge und Oberflächen.

Migrations-Checkliste

Was beim Wechsel von Exclaimer oder CodeTwo zu beachten ist.

Eine Ablösung von Exclaimer oder CodeTwo läuft typischerweise in vier Schritten. Entscheidend ist, dass für dieselben Absender nie zwei Dienste zugleich eine Signatur setzen, weder per Regel noch per Add-in.

  1. 1. Aktuelle Konstellation prüfen

    Klären Sie, welcher Anbieter aktiv die Signatur anbringt. In manchen Tenants laufen Exclaimer und CodeTwo parallel, etwa wegen historisch gewachsener Tochtergesellschaften. Vor der Conbool-Migration müssen alle bestehenden Signatur-Pfade dokumentiert sein.

  2. 2. Templates aus beiden Tools exportieren

    Exportieren oder dokumentieren Sie alle aktiven Signaturvorlagen, Banner und Regeln aus Exclaimer und CodeTwo. Sie dienen als Vorlage für die Bausteine in Conbool und sparen die Neugestaltung.

  3. 3. Mailweg oder Add-in umstellen

    Connector oder Add-in des bisherigen Anbieters wird durch den Conbool-Sendeconnector oder das Conbool-Add-in ersetzt. In der Übergangsphase darf für dieselben Absender nur ein Dienst aktiv sein, sonst entstehen doppelte Signaturen. Wer zusätzlich MailGuard oder SecureMail aktiviert, nutzt denselben Mailweg.

  4. 4. Bestandsverträge auslaufen lassen oder kündigen

    Sobald Conbool produktiv ist und keine doppelten Signaturen mehr auftreten, werden die bisherigen Verträge zum nächstmöglichen Termin beendet. Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist stehen im jeweiligen Vertrag.

Bei größeren Umgebungen empfiehlt sich eine Pilotphase mit einer oder zwei Abteilungen. Doppelte Signaturen sind das häufigste Problem beim Wechsel und vermeidbar.

Entscheidungs-Hilfe

Wann Conbool, wann Exclaimer, wann CodeTwo.

Conbool passt, wenn …

  • Sie Signaturen gemeinsam mit E-Mail-Sicherheit, Verschlüsselung, Archivierung und Sicherung aus einer Suite mit einer Oberfläche beziehen wollen.
  • Sie Pflichtangaben nach deutschem Recht zentral führen wollen, bis zur GmbH & Co. KG mit zwei Registersätzen.
  • Sie mehrere Gesellschaften oder Mandanten mit getrennten Vorlagen und Regeln betreuen, auch als Systemhaus.
  • Sie die Betriebsform wählen wollen, von der Cloud mit Servern in Frankfurt bis zur Installation im eigenen Rechenzentrum.

Exclaimer passt, wenn …

  • Sie ausschließlich Signaturen brauchen und E-Mail-Sicherheit bereits anderweitig abgedeckt ist.
  • Sie neben Microsoft 365 auch Google Workspace betreiben.
  • Sie Signaturen gezielt auf Empfängerlisten aus Salesforce oder HubSpot ausrichten wollen.
  • Sie vom Anbieter selbst Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 und SOC 2 Type II erwarten.

CodeTwo passt, wenn …

  • Sie Signaturen mit Migrations- und Sicherungswerkzeugen für Microsoft 365 aus derselben Hand kombinieren wollen.
  • Sie Exchange Server Subscription Edition im Haus betreiben und die Signatur direkt auf den Postfachservern setzen wollen.
  • Sie Cloud- und Outlook-Modus kombinieren und Kampagnen in Google Analytics oder Matomo auswerten wollen.
  • Sie vom Anbieter selbst Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018 erwarten.

Passend dazu

Conbool für Branche und Anwendungsfall.

Zentrale E-Mail Signatur

Server-seitige Signaturen, einheitlich auf allen Geräten und Clients.

Mehr erfahren

E-Mail Signatur Management

Unternehmensweite Signaturen zentral verwalten und ausrollen.

Mehr erfahren

Disclaimer für Anwaltskanzleien

Typische Signatur- und Disclaimer-Hochzeit: Pflichtangaben, Kanzlei-Branding und rechtlicher Disclaimer in einem.

Mehr erfahren

Signatur aus Active Directory

Felder aus dem lokalen Verzeichnis, ohne Entra ID und ohne offenen Port.

Mehr erfahren

Exclaimer-Alternative

Layered-Disclaimer aus der EU, ohne UK-PE-Mutter und Per-User-Bundle.

Mehr erfahren

Zentrale E-Mail Signatur

Server-seitige Signaturen, einheitlich auf allen Geräten und Clients.

Mehr erfahren

E-Mail Signatur Management

Unternehmensweite Signaturen zentral verwalten und ausrollen.

Mehr erfahren

E-Mail Disclaimer

Pflichtangaben automatisiert, rechtssicher und compliance-konform.

Mehr erfahren

Auch im Vergleich

Weitere Vergleichsseiten.

Exclaimer und CodeTwo werden häufig auch einzeln gegen Conbool abgewogen, sowie gegen Mimecast, wenn Mail-Security im Vordergrund steht.

Häufige Fragen

Conbool im eigenen Setup ansehen.

30 Minuten Demo mit einer Nachricht aus allen vier Bausteinen, den Pflichtangaben Ihrer Rechtsform und der Klickzählung.

Demo anfragenDisclaimer im Detail

Quellen und Fairness-Hinweis

Aussagen zu Exclaimer stützen sich ausschließlich auf öffentlich zugängliche Quellen: Startseite und Preisübersicht auf exclaimer.com, das Email Signature Handbook, die Pressemitteilung zu den Rechenzentren in Deutschland und die Wissensdatenbank. Aussagen zu CodeTwo stützen sich auf codetwo.com mit Produktübersicht, How it works, den Seiten zu Sicherheit, Regionen und Marketing-Signaturen, Email Signatures On-prem und der Dokumentation zu Attributen. Wo eine Quelle schweigt, behaupten wir nichts. Aussagen zu Conbool stützen sich auf die eigene Dokumentation und vertragliche Zusagen.

Stand: September 2026. Für die finale Entscheidung empfehlen wir, alle drei Anbieter direkt nach den für Sie relevanten Punkten zu fragen und Aussagen schriftlich bestätigen zu lassen.

Exclaimer ist eine Marke der Exclaimer Ltd. CodeTwo ist eine Marke der CodeTwo sp. z o.o. sp. k. Microsoft 365, Outlook, Exchange und Entra sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe, Google Workspace ist eine Marke der Google LLC. Diese Seite ist ein redaktioneller Vergleich der Conbool GmbH und kein Material der genannten Anbieter.