Mandantenpost.Akten. Schriftsätze.Mandanten-kommunikation verschlüsseln.
Berufsrechtliche Verschwiegenheit nach § 203 StGB und BORA § 2 technisch abgesichert. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Mandantenkorrespondenz außerhalb des beA, Schriftsatz-Versand über SecureFiles, Outlook-Add-in für die gesamte Sozietät, EU-Hosting, Audit-Log nach DSGVO Art. 30. Stand 2026.
Verschwiegenheit als Default, nicht als Add-on.
- Mandantenmail unverschlüsselt oder über umständliche S/MIME-Projekte mit fehlenden EmpfängerzertifikatenS/MIME, OpenPGP und Web-Reader-Fallback, ohne dass der Mandant ein Zertifikat installieren muss
- Aktendoppel, Beweismittel und Schriftsatzpakete über WeTransfer, USB-Stick oder PostSecureFiles als auditierbare Linie zwischen Kanzlei und Mandant, mit Empfänger-Authentifizierung und Zugriffs-Log
- Verschwiegenheit als bewusste Anstrengung jedes einzelnen Anwalts und ReFaVerschwiegenheit als technischer Default im Outlook der gesamten Sozietät
Compliance-Anker für die Kanzlei
Conbool ersetzt das beA nach § 31a BRAO nicht. Der elektronische Rechtsverkehr mit Gerichten bleibt beA-pflichtig nach § 130d ZPO und § 32d StPO. Conbool deckt die Mandantenkommunikation außerhalb des beA ab.
Vier Module, zugeschnitten auf die Sozietät.
SecureMail für die tägliche Mandantenpost, SecureFiles für die digitale Mandantenakte und das Schriftsatzpaket, MailGuard gegen CEO-Fraud im Partner-Sekretariat, Disclaimer für die Pflichtangaben nach BORA § 10 und DLG.
SecureMail
S/MIME oder OpenPGP wo der Mandant oder Unternehmensjurist ein Zertifikat hat, Web-Reader als Fallback für die Mehrheit der Privatmandanten ohne PKI. Outlook-Add-in für Classic Outlook, New Outlook und Outlook Web App. Zentrale Schlüsselverwaltung, automatische Zertifikatsverteilung über LDAP-Verzeichnisse und kanzleiweite Policies, ohne Aufwand für die ReFa oder die IT der Kanzlei.
SecureMail im DetailSecureFilesSecureFiles
Aktendoppel, Schriftsatzpakete, Beweismittel, Sachverständigengutachten und Mandanten-Stammdaten direkt aus Outlook in die geschützte Mandanten-Linie. Empfänger-Authentifizierung per Einmal-Passwort, kanzleieigenem Passwort oder verifizierter Identität. Audit-Log je Download mit Zeitstempel, IP-Land und User-Agent dokumentiert die Übergabe an Mandant, Gegenseite oder Sachverständigen.
SecureFiles im DetailMailGuardMailGuard
BEC, CEO-Fraud und Spear-Phishing auf Partner-, Sekretariats- und Buchhaltungsebene werden vor der Zustellung erkannt. Spoofing-Auswertung anhand DMARC, SPF und DKIM, Display-Name-Vergleich gegen interne Identitäten, Sandbox-Analyse von Office-Anhängen und PDF-Exploits, dynamische URL-Prüfung in Mandanten-Korrespondenz, alles vor dem Posteingang der ReFa.
MailGuard im DetailDisclaimerDisclaimer
Pflichtangaben nach BORA § 10 sowie Berufshaftpflicht-Hinweise nach BRAO § 51 Abs. 6 und DLG-InfoV werden serverseitig in jede ausgehende Mail eingebunden. Einheitlich auf Outlook am Desktop, im New Outlook, im Browser, auf iPhone und Android. Sozietätsangaben, USt-ID, Kammerangabe und Berufshaftpflichtversicherer pflegen Sie zentral, nicht in jeder Mail-Signatur.
Disclaimer im DetailVier Szenarien aus dem Kanzleialltag.
Von der Mandatsanbahnung über die laufende Bearbeitung bis zur Aktenübergabe an den Mandanten oder die Nachfolgekanzlei.
Mandatsanbahnung mit unbekanntem Mandanten
Der potenzielle Mandant schreibt von einer GMX-Adresse mit einem strafrechtlichen Sachverhalt an die Kanzlei. Bereits die Antwort fällt unter die Verschwiegenheit nach § 203 StGB. Der Web-Reader stellt die verschlüsselte Antwort bereit, ohne dass der Mandant S/MIME installieren muss; der Zugriff erfolgt über Einmal-Passwort oder Kennwort, das telefonisch übermittelt wurde.
Schriftsatz mit Anlagen an die Gegenseite
Der Schriftsatz und 80 MB Anlagen gehen nicht über E-Mail-Anhang, sondern als SecureFiles-Paket. Die Gegenseite authentifiziert sich am Web-Reader, ein Audit-Log dokumentiert den Zugriff und kann im Bestreitensfall vorgelegt werden. Bei gerichtlicher Korrespondenz greift weiterhin das beA.
CEO-Fraud an das Sekretariat
Eine Mail im Namen des Partners weist die ReFa zur Vorab-Überweisung an einen vermeintlichen Treuhandempfänger an. MailGuard erkennt die Spoofing-Indikatoren, Display-Name-Anomalien und das untypische Verhaltensprofil und blockiert die Nachricht bevor sie zur Vorlage kommt. Der Partner erhält eine Zusammenfassung im Quarantäne-Report.
Aktenübergabe an den Mandanten am Mandatsende
Nach Mandatsbeendigung bekommt der Mandant das Aktendoppel digital. SecureFiles erstellt ein langlebiges Paket mit definierter Aufbewahrungsfrist, das der Mandant über mehrere Wochen herunterladen kann. Pro Zugriff bleibt nachvollziehbar, wann die Übergabe technisch erfolgt ist; die zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach BORA § 50 bleibt davon unberührt.
Wie Conbool sich in die Sozietät einklinkt.
Conbool sitzt als Cloud-Gateway vor dem Microsoft-365-Tenant der Kanzlei. MX-Switch in unter 30 Minuten, Outlook-Add-in über das Microsoft-Admin-Center an alle Anwälte und ReFa ausgerollt. Bestehende Kanzlei-Software wie RA-MICRO, AnNoText, advoware oder DATEV Anwalt classic bleibt unangetastet, weil Conbool ausschließlich am Mail-Weg ansetzt.
MX-Switch und SMTP-Routing
Eingehender SMTP läuft über Conbool und durchläuft MailGuard mit Spam-, Phishing- und Sandbox-Prüfung. Ausgehende Mails passieren die Verschlüsselungslogik des Outlook-Add-ins und werden über das Microsoft-365-Tenant der Kanzlei ausgeliefert, ohne Umweg über Dritte.
Outlook-Add-in zentral verwaltet
Classic Outlook, New Outlook und Outlook Web App. Rollout per Microsoft 365 Admin Center an Anwälte, ReFa, Sekretariate und Buchhaltung in einem Schritt. Kein Eingriff am Anwaltsgerät, keine Schulungswelle, keine Setups in der Mittagspause.
Entra ID und Berechtigungen
SSO über Entra ID, automatische Bereitstellung beim Eintritt eines Referendars oder einer Anwaltsassistenz, sofortiger Entzug beim Ausscheiden eines Sozius oder einer ReFa. Rolle Partner, Senior Associate, Associate, Referendar, ReFa und Praktikant differenziert konfigurierbar.
Koexistenz mit beA und Kanzlei-DMS
Das beA bleibt für gerichtlichen Schriftverkehr nach § 130d ZPO und § 32d StPO der Pflichtkanal. DMS-Systeme wie ELOoffice, DocuWare, d.velop oder die DMS-Module der RA-Software erhalten Conbool-Mails weiterhin über die Standard-Mailprotokolle IMAP, POP3 oder MAPI für die Archivierung.
Was § 203 StGB technisch verlangt.
Die anwaltliche Verschwiegenheit ist strafrechtlich (§ 203 StGB), berufsrechtlich (BORA § 2, BRAO § 43a Abs. 2) und datenschutzrechtlich (DSGVO Art. 9, Art. 32) abgesichert. Technisch heißt das: vertraulicher Transport, prüfbarer Empfänger, dokumentierbarer Zugriff, geregelte Subunternehmer.
Vertraulicher Transport
Ende-zu-Ende mit S/MIME oder OpenPGP wo der Empfänger eine PKI hat, sonst Web-Reader mit TLS 1.3 und serverseitiger Sitzung in deutschen oder niederländischen Rechenzentren mit ISO 27001 und BSI C5.
Audit-Log nach DSGVO Art. 30
Pro Mandantenkommunikation protokolliert: Absender, Empfänger, Zugriffszeitpunkt, IP-Land, User-Agent. Aufrufbar für die berufsrechtliche Innenrevision und im Streitfall vorlegbar gegenüber der Rechtsanwaltskammer.
Aufbewahrung und Löschung
Mandatsbezogene Aufbewahrungsfristen konfigurierbar pro Akte. BORA § 50 verlangt fünf Jahre Aufbewahrung der Handakte ab Mandatsende; bei Steuerstrafsachen oder Vermögensrechtsstreitigkeiten sind längere Fristen üblich und in Conbool pro Mandat abbildbar.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
AVV nach DSGVO Art. 28 standardisiert, abgestimmt mit dem Anforderungsprofil der Berufsverschwiegenheit. Sub-Prozessor-Liste in der DPA transparent, keine Drittland-Übermittlung an US-Hyperscaler ohne Standard-Vertragsklauseln und Transfer Impact Assessment.
Vom Pilot im Dezernat zum Kanzlei-Rollout.
Conbool wird üblicherweise in einer Praxisgruppe oder einem Dezernat pilotiert, etwa Wirtschaftsstrafrecht oder Familienrecht, wo die Verschwiegenheits-Anforderung besonders hoch ist. Nach 2-4 Wochen Pilot erfolgt der Rollout an die gesamte Sozietät per Admin-Konsole.
Pilot in einer Praxisgruppe
Ein Dezernat oder eine Praxisgruppe startet, beispielsweise Wirtschaftsstrafrecht, Familienrecht oder M&A, der Rest der Sozietät bleibt unverändert. Erfahrungen werden nach drei bis vier Wochen in einer Pilot-Retro mit IT, Kanzleiführung und einem fallführenden Partner ausgewertet.
Rollout über M365 Admin Center
Outlook-Add-in für alle Anwälte, ReFa, Sekretariate und Buchhaltung über das Microsoft 365 Admin Center. Keine User-Setups nötig, das Add-in erscheint nach dem nächsten Outlook-Start automatisch in der Ribbon-Leiste.
Klare beA-Abgrenzung
beA bleibt Pflichtkanal für Klageschriften, Berufungsbegründungen, Beschwerdeschriften und sämtliche gerichtliche Korrespondenz nach § 130d ZPO. Conbool wickelt Mandanten-, Korrespondenz- und Verwaltungskommunikation außerhalb des beA ab, ohne in dessen Routing-Regeln einzugreifen.
Fortbestehende Verträge und Lizenzen
RA-MICRO, advoware, AnNoText, ReNoStar und DATEV Anwalt classic laufen unverändert weiter, ebenso der beA-Client und die Kanzlei-DMS. Conbool ergänzt den Versandweg und die Verschlüsselung, ersetzt keine Fachsoftware und keine Aktenführung.
Häufige Fragen aus der Kanzlei
Ersetzt Conbool das beA?
Wie unterstützt Conbool die Verschwiegenheit nach § 203 StGB konkret?
Was passiert, wenn der Mandant kein S/MIME-Zertifikat hat?
Können wir SecureFiles für das Schriftsatz-Paket und die Aktenübergabe nutzen?
Wie schützt Conbool das Sekretariat vor CEO-Fraud und falschen Treuhand-Anweisungen?
Wie lange dauert der Rollout an eine Sozietät mit 40 Berufsträgern?
Wie verhält sich Conbool zu unserer bestehenden Kanzlei-Software wie RA-MICRO oder advoware?
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Quellen und Stand
Aussagen zu § 203 StGB basieren auf dem Strafgesetzbuch in der ab 2026 geltenden Fassung. Berufsrechtliche Aussagen zu BORA § 2, § 4, § 10 und § 50 sowie BRAO § 31a, § 43a Abs. 2 und § 43a Abs. 5 basieren auf den jeweils geltenden Berufsrechtsnormen. Datenschutz-Aussagen folgen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), insbesondere Art. 5, Art. 9, Art. 28, Art. 30 und Art. 32. Aussagen zum beA und zum elektronischen Rechtsverkehr basieren auf § 130d ZPO, § 32d StPO und den Verlautbarungen der Bundesrechtsanwaltskammer. Stand 2026.
beA ist eine Einrichtung der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK). RA-MICRO, advoware, AnNoText, ReNoStar und DATEV Anwalt classic sind Marken der jeweiligen Inhaber. Microsoft, Microsoft 365, Outlook und Entra ID sind Marken der Microsoft Corporation. ELOoffice und DocuWare sind Marken der ELO Digital Office GmbH bzw. DocuWare GmbH. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH. Aussagen ohne Gewähr auf fortdauernde Richtigkeit.