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Archiv: revisionssichere E-Mail-Archivierung

Revisionssichere E-Mail-Archivierung im Mailfluss: unveränderbar, GoBD-konform und in EU-Rechenzentren betrieben, mit Volltextsuche und Audit-Log.

Archiv sichert jede geschäftliche E-Mail revisionssicher und unveränderbar, direkt im Mailfluss. Der gesamte Bestand bleibt durchsuchbar und lässt sich bei einer Prüfung lückenlos nachweisen.

Archiv Übersicht mit archivierten E-Mails und Speicherbelegung

Zentrale Übersicht des E-Mail-Archivs.

Was Archiv leistet

  • Erfassung ein- und ausgehender sowie interner Nachrichten direkt im Mailfluss, ohne Connector-Zwang.
  • Klartext-Archivierung: mit S/MIME oder PGP verschlüsselte Nachrichten werden nach der Entschlüsselung im Gateway durchsuchbar abgelegt, das verschlüsselte Original bleibt erhalten.
  • Unveränderbare Ablage nach dem WORM-Prinzip, gesichert über eine extern verankerte Hash-Kette.
  • Volltextsuche über Betreff, Inhalt, Anhänge und Postfach.
  • Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO mit automatisierter Löschung nach Fristablauf.
  • Speicherbelegung als physische Menge nach Deduplizierung und Kompression, identische Nachrichten und Anhänge liegen nur einmal im Bestand.

EU-Hosting und Datensouveränität

Der Betrieb erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren durch einen deutschen Anbieter. Ein Zugriff nach US CLOUD Act ist ausgeschlossen. Cloud und OnPrem stammen aus einer Codebasis, ein späterer Wechsel ist ohne Produktwechsel möglich. Ruhende Archivdaten werden immer verschlüsselt abgelegt.

GoBD und Aufbewahrungspflichten

Archiv unterstützt die GoBD-konforme Archivierung mit Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung existiert nicht, eine vorausgefüllte Verfahrensdokumentation liegt bei. Fristen und das WORM-Prinzip erklärt die Seite Aufbewahrung und WORM.

Zugriff und Compliance

Jeder Zugriff ist geregelt und nachvollziehbar. Sensible Freigaben laufen nach dem Vier-Augen-Prinzip, jeder Zugriff landet im Audit-Log. Mehr unter Suche und Zugriff und Löschkonzepte.

Einstieg

Aktivierung, Anbindung und Speicher zeigt die Einrichtung. Plattform-Grundlagen stehen in den Ersten Schritten, Speicherklassen und Kapazität unter Speicher & Kapazität. Ein Produktüberblick findet sich auf der Produktseite Archiv, branchenspezifisch unter GoBD-konforme E-Mail-Archivierung.