365 Permissions: Aufgaben, Ausnahmen und Bereinigung
Wie Aufgaben entstehen, wie eine Ausnahme zugelassen wird, wie eine Bereinigung mit Vorschau und Zustimmung einer zweiten Person abläuft, die automatische Bereinigung und die Überprüfung durch Besitzer.
Aufgaben
Die Seite Aufgaben sammelt alles, was eine Entscheidung braucht.
- Offen: eine Zeile je Regel und Ablage, die dringendsten zuerst, mit Priorität, Grund und Frist. Ein Klick zeigt die einzelnen Freigaben mit Element, Empfänger und Recht.
- Warten auf Zustimmung: Bereinigungen mit Vorschau, denen noch niemand zugestimmt hat oder die noch nicht ausgeführt sind.
- Ausnahmen: Freigaben, die bewusst bestehen bleiben, mit Grund und Enddatum.
- Erledigt: ausgeführte und abgelehnte Bereinigungen.
- Überprüfung durch Besitzer: siehe unten.
In jeder offenen Zeile stehen zwei Knöpfe.
- Ausnahme zulassen trägt eine Freigabe, die bestehen bleiben soll, mit Grund und Enddatum ein. Der Grund steht im Bericht. Läuft das Enddatum ab, ist die Aufgabe wieder offen. Eine Ausnahme gilt für eine einzelne Freigabe oder für alle Freigaben der Zeile.
- Bereinigen öffnet die Vorschau, ohne die Seite zu verlassen.
Was eine Bereinigung kann
Eine Bereinigung ändert Freigaben in Microsoft 365 und braucht die Erlaubnis „Bereinigung erlauben“. Möglich sind:
- Links „Jeder mit dem Link“ löschen oder ihnen ein Ablaufdatum geben,
- Freigaben an private Postfächer, an Personen außerhalb ohne Gastkonto, an alle Mitarbeiter oder an gelöschte Konten entfernen,
- Freigaben an Personen außerhalb ohne Gastkonto auf Leserecht ändern,
- Links auf Dateien aus Teams-Chats und Links für alle im Unternehmen in vertraulichen Ablagen befristen,
- die Freigabeeinstellung einer Ablage an die Richtlinie anpassen.
Fehlende Besitzer und Besitzer außerhalb des Unternehmens bleiben immer eine Aufgabe; Besitzer ändert Conbool nie selbst. Ein gelöschter Link lässt sich nicht mit derselben Adresse wiederherstellen.
Ablauf einer Bereinigung
- Vorschau: Die Seite zeigt je Freigabe, was geschähe. Nichts ist geändert.
- Zustimmung anfordern.
- Zustimmung: Eine zweite Person mit der Rolle Inhaber oder Sicherheitsverantwortlicher stimmt zu. Wer anfordert, stimmt nicht selbst zu.
- Ausführung: Jeder Eintrag endet mit einem Ergebnis: erledigt, nicht mehr vorhanden oder fehlgeschlagen.
Für Unternehmen mit nur einer verwaltenden Person lässt sich unter Einstellungen → Zustimmung „Ohne zweite Person“ wählen. Dann läuft die Bereinigung direkt nach der Vorschau. Vorschau und Verlauf bleiben.
Automatische Bereinigung
Der Reiter Bereinigung auf der Seite Richtlinien legt fest, was mit Freigaben geschieht, die nicht der Richtlinie entsprechen:
- Nur anzeigen: jede solche Freigabe wird zur Aufgabe. In Microsoft 365 ändert sich nichts automatisch.
- Teilweise automatisch bereinigen: Sie legen fest, welche Arten Conbool selbst bereinigt. Alle übrigen werden zu Aufgaben.
- Vollständig automatisch bereinigen: Conbool bereinigt jede Art, für die es eine Bereinigung gibt, nach Ablauf der Frist selbst.
Automatisch bereinigt werden Freigaben, die nach dem Einschalten neu entstehen, sobald ihre Frist abgelaufen ist. Bestehende Freigaben bereinigen Sie einmalig mit Bestehende bereinigen. Jede Art braucht vor dem Start die Zustimmung einer zweiten Person.
Überprüfung durch Besitzer
Die Besitzer von Teams, SharePoint-Seiten und OneDrives bekommen eine E-Mail mit einem persönlichen Link und entscheiden je Freigabe über „Behalten“ oder „Entfernen“. Jeder Entfernung muss die Verwaltung zustimmen. Umfang, Frist, Erinnerung und Rhythmus der Überprüfung sind einstellbar. Besitzer brauchen dafür kein Konto in Conbool.