Dateien aus SharePoint Online versenden
Dateien, die in SharePoint oder OneDrive liegen, direkt an Externe versenden. Ohne anonymen Freigabelink, ohne Gastkonto und ohne Umweg über den eigenen Rechner.
Liegt eine Datei bereits in SharePoint Online oder OneDrive, muss sie für den Versand nicht erst heruntergeladen und wieder angehängt werden. SecureFiles holt sie direkt aus Microsoft 365 und stellt sie verschlüsselt zu.
Der Weg ist in der Weboberfläche und im Outlook-Add-in derselbe. Die Freigabeeinstellungen des Microsoft-365-Mandanten bleiben dabei unverändert: es entsteht kein SharePoint-Freigabelink und kein Gastkonto.
Voraussetzung: einmalige Freigabe durch einen Administrator
Damit der Dateiwähler starten kann, muss ein Administrator des Microsoft-365-Mandanten der Anwendung einmalig zustimmen. Der Knopf dafür steht unter Einstellungen, SecureFiles in der Karte Versand aus SharePoint Online.
Die Zustimmung erteilt Conbool keinen Zugriff auf Dateien. Sie erlaubt der Anwendung ausschließlich, im Namen des jeweils angemeldeten Anwenders zu handeln. Auswählbar ist damit genau das, was dieser Anwender in SharePoint ohnehin sieht.
Fehlt die Zustimmung, meldet Microsoft beim ersten Versuch, dass ein Administrator zustimmen muss. Der Knopf zum Auswählen bleibt in diesem Fall wirkungslos.
Eine Datei auswählen
- Einen neuen Transfer beginnen.
- Unter Dateien auf Aus SharePoint wählen klicken.
- Beim ersten Mal am Microsoft-Konto anmelden. Danach genügt ein Klick.
- Im Dateiwähler von Microsoft die gewünschten Dateien markieren und bestätigen.
Die Auswahl erscheint anschließend in der Dateiliste, gekennzeichnet mit dem Zusatz aus SharePoint. Größe und Dateityp werden dabei genauso geprüft wie bei Dateien vom eigenen Rechner.
Was der Server danach tut
Nach dem Absenden holt Conbool die Dateien selbst aus Microsoft 365. Der Fortschritt erscheint als Zahl der fertigen Dateien, nicht als Fortschrittsbalken: die Daten laufen zwischen Microsoft und den Servern von Conbool und nicht durch den Browser des Absenders.
Der Abzug startet im Minutentakt und läuft weiter, auch wenn das Fenster geschlossen wird. Sobald alle Dateien abgeholt sind, durchlaufen sie die Virenprüfung und der Empfänger erhält seinen Link.
Grenzen und Besonderheiten
Nicht mischen. Ein Transfer nimmt entweder Dateien vom Rechner oder Dateien aus SharePoint auf. Die Oberfläche sperrt den jeweils anderen Weg, sobald die erste Datei gewählt ist.
Eine Stunde Gültigkeit. Die Abholadresse, die Microsoft ausstellt, gilt rund eine Stunde. Wer die Auswahl trifft und den Transfer erst deutlich später abschickt, wählt die Dateien besser neu aus.
Teams-Kanäle. Dateien aus Teams liegen in der SharePoint-Website des jeweiligen Teams und lassen sich genauso versenden. Auch Verweise aus geteilten Bibliotheken werden aufgelöst.
Ordner. Ausgewählt werden können nur Dateien. Ordner und Verknüpfungen überspringt der Wähler mit einem Hinweis, welche Elemente nicht übernommen wurden.
Im Outlook-Add-in
Im Add-in steht der Knopf Aus SharePoint wählen unter der Ablagefläche. Die Auswahl öffnet ein Fenster von Microsoft; nach der Bestätigung erscheinen die Dateien in derselben Liste wie lokale Anhänge.
Der Link wird wie gewohnt in den Text der Mail eingefügt, sobald der Abzug abgeschlossen ist. Eine zusätzliche Systemmail an die Empfänger entsteht dabei nicht.