Disclaimer: zentrale E-Mail-Signaturen am Server

Das Modul Disclaimer verwaltet zentrale E-Mail-Signaturen, rechtliche Hinweise, Werbebanner und Kampagnen an einer Stelle. Alle Inhalte werden serverseitig am Gateway an ausgehende Nachrichten angehängt, unabhängig vom E-Mail-Client oder Endgerät.

Zentrale Übersicht der Signaturen und Zuweisungen.

Serverseitig statt lokal

Signaturen entstehen erst beim Versand am Server, nicht im Postfach. Damit greifen Layout und Pflichtangaben identisch in Outlook, im Webmail und auf dem Smartphone. Eine Einrichtung am Endgerät entfällt, lokale Signaturen lassen sich abschalten. Das unterscheidet die serverseitige Signatur von der kryptografischen Absendersignatur, die SecureMail übernimmt.

Daten aus Active Directory und HR

Platzhalter wie Name, Titel, Telefon und Foto werden zur Laufzeit aus dem Verzeichnis befüllt, aus Microsoft Entra ID oder LDAP. Leere Felder blenden die zugehörige Zeile automatisch aus. Zentrale Firmendaten wie Handelsregister und Umsatzsteuer-ID stammen aus der Disclaimer-Konfiguration. Aufbau der Vorlagen im Signatur-Editor.

Pro Geschäftsbereich, Tochter und Niederlassung

Regeln steuern, welche Vorlage für welchen Absender und Empfänger greift, nach Postfach, Gruppe, Domäne, Richtung und Sprache. So erhält jede Tochtergesellschaft, jeder Standort und jeder Geschäftsbereich die passende Signatur samt korrekter Pflichtangaben. Details unter Regeln und Zuweisung.

Vier Bausteine je Regel

Eine Regel setzt Banner, Signatur, Kampagne und rechtlichen Hinweis als eigenständige Bausteine. Jeder Baustein ist eine eigene Vorlage mit eigener Position und eigenem Zeitraum. Marketing pflegt damit seinen Kampagnenblock, ohne die Signatur oder den Rechtstext anzufassen, und ein Messebanner läuft zum Stichtag von selbst aus.

Layered Disclaimer im Verlauf

Ein langer Rechtstext gehört an die erste Nachricht, nicht an jede Antwort. Über eine Folgevorlage greift bei Antworten und Weiterleitungen eine kompakte Signatur, während die Erstnachricht den vollständigen Disclaimer trägt. Das verhindert gestapelte Hinweise in langen Threads.

Rechtssichere Pflichtangaben

Geschäftliche E-Mails deutscher Unternehmen brauchen gesetzliche Pflichtangaben nach § 37a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG. Die zentrale Verwaltung stellt sicher, dass jede ausgehende Nachricht diese Angaben trägt. Jede Änderung wird revisionssicher nach Art. 30 DSGVO protokolliert. Umsetzung unter Pflichtangaben.

Für eine Live-Vorschau beim Verfassen steht das Outlook-Add-in bereit. Einen kompakten Produktüberblick bietet die Produktseite Disclaimer.