Wege ins Archiv: mit und ohne Mailweg

Ziel der Archivierung ist einfach: jede Nachricht soll ins Archiv, eingehend, ausgehend und möglichst auch die interne Post von Postfach zu Postfach. Welcher Weg dafür passt, hängt an einer einzigen Frage.

Die Frage vorweg: läuft der Mailweg über Conbool?

Zeigt der MX Ihrer Domäne auf Conbool und geht ausgehende Post über uns hinaus, sehen wir jede Nachricht ohnehin. Bleibt der Mailweg beim bisherigen Anbieter, braucht das Archiv eine Kopie, und die kann aus vier verschiedenen Quellen kommen.

Alle Wege im Überblick

Die Wege lassen sich kombinieren. Doppelte Nachrichten entstehen dabei nicht: das Archiv erkennt sie an der Message-ID und legt jede nur einmal ab.

Mit Mailweg über Conbool

Der Regelfall. Nach der Einrichtung des Mailwegs archiviert Conbool ohne weiteres Zutun, was hereinkommt und hinausgeht.

Interne Post bei Microsoft 365: Sie läuft mit über das Gateway und wird archiviert. Die Ausgangsregel aus der Connector-Einrichtung greift auf jede Nachricht eines Absenders Ihrer Domäne, gleich ob der Empfänger innen oder außen sitzt. Ausgenommen bleibt nur, was die Regel ausdrücklich ausnimmt: Kalenderverkehr und Unzustellbarkeitsberichte.

Grenze: Bei Exchange on premises, einem eigenen Mailserver und bei Postfächern beim Hoster bleibt interne Post lokal und erreicht das Gateway nie. Dort stellt der Mailserver intern zu, bevor ein Connector oder der MX überhaupt gefragt wird. Wer sie im Archiv braucht, ergänzt eine Journalregel oder eine BCC-Regel.

Ohne Mailweg über Conbool

MX, SPF und DKIM bleiben unberührt. In allen vier Fällen führt der Assistent unter Konfiguration, Karte Ohne Umstellung des Mailwegs, durch dieselbe Folge: erst den Weg wählen und die Quelle anlegen, dann die Domäne freischalten, dann Postfächer und Sitze. Dieselben Quellen liegen dauerhaft unter Archive, Quellen und Status. Ohne die freigeschaltete Domäne kann das Archiv die Beteiligten keinem Mandanten zuordnen und verwirft jede Kopie.

Journalregel in Exchange oder Microsoft 365

Der Journalbericht enthält die Nachricht und die Envelope-Parteien, also Absender und Empfänger aus dem Transportvorgang.

1. Quelle mit der Art Exchange-Journalregel anlegen und die Adresse kopieren.
2. Im Exchange Admin Center unter Mailfluss eine Journalregel anlegen, Journalempfänger ist diese Adresse, Umfang alle Nachrichten.

BCC-Regel im eigenen Mailserver

Für Postfix, mailcow, Zimbra und jeden Server, dessen Konfiguration Ihnen offensteht.

1. Quelle mit der Art Kopie per BCC anlegen.
2. Im Mailserver eine Regel setzen, die eine Kopie an diese Adresse schickt, etwa always_bcc oder recipient_bcc_maps.

Empfohlen ist die Form mit Adresserweiterung, <token>+<user>=<domain>@journal.conbool.com. Nur so werden auch verdeckte Empfänger erfasst.

Kopieempfänger beim Hoster

Viele Hoster, darunter All-Inkl, bieten je Postfach einen Kopieempfänger an. Er kommt ohne Zugriff auf die Serverkonfiguration aus.

1. Quelle mit der Art Kopie per BCC anlegen und die Adresse kopieren.
2. Beim Hoster in den Einstellungen jedes Postfachs diese Adresse als Kopieempfänger eintragen.

Grenze: Der Kopieempfänger greift nur bei eingehenden Nachrichten. Interne Post ist damit erfasst, weil sie für den Empfänger eingehend ist; ausgehende Post an Externe nicht.

Abholung aus dem Postfach

Conbool meldet sich im Viertelstundentakt an jedem Postfach an und liest Posteingang und Gesendet. Der Weg kommt ohne Zutun der Anwender aus und erfasst auch Post aus Webmail und von Mobilgeräten.

1. Unter Archive, Quellen und Status, Journaling und Abholung bei Abholung aus dem Postfach auf Postfächer klicken.
2. IMAP-Server und Port eintragen, dann je Postfach eine Zeile: adresse;benutzername;passwort. Der Benutzername darf leer bleiben, wenn er der Adresse entspricht.

Grenze: Erforderlich ist je Postfach ein Zugang. Dieser erlaubt den vollen Zugriff auf das Postfach, nicht nur das Lesen. Nach einem Passwortwechsel ruht die Abholung, bis der neue Zugang hinterlegt ist. Einen Sammelzugang bieten die wenigsten Hoster an.

Kopie aus dem Mailprogramm

Das Conbool-Add-on für Thunderbird holt die Ingestion-Adresse ab und setzt sie beim Senden als unsichtbare Kopie.

1. An der Quelle An Mailprogramme einschalten.
2. In der Karte Mailprogramme koppeln einen Kopplungscode erzeugen und das Add-on laden.
3. Add-on in Thunderbird installieren und mit dem Code koppeln.

Für den Rollout auf mehreren Rechnern steht eine policies.json bereit. Sie installiert die Erweiterung als Vorgabe und koppelt sie ohne Eingabe eines Codes.

Grenze: Erfasst wird nur, was aus diesem einen Mailprogramm hinausgeht. Webmail des Hosters, Handy, ein zweiter Rechner ohne die Erweiterung sowie Outlook und Apple Mail bleiben aussen vor, ebenso die verdeckten Empfänger einer Nachricht. Ohne policies.json lässt sich die Erweiterung von der Anwenderin oder dem Anwender deaktivieren.

Empfehlung nach Ausgangslage

Eigener Mailserver oder Exchange on premises: Journalregel oder BCC-Regel. Ein Weg, alles erfasst.

Microsoft 365 mit Mailweg über Conbool: bereits vollständig bis auf den internen Kalenderverkehr. Wer auch den im Archiv braucht, ergänzt eine Journalregel.

Postfächer bei einem Shared-Hoster: Kopieempfänger für eingehend und intern, dazu die Abholung für den Gesendet-Ordner. Wo Passwörter nicht infrage kommen, tritt das Add-on an ihre Stelle, mit der genannten Einschränkung.

Was in keinem Fall erfasst wird

Verdeckte Empfänger einer Nachricht stehen in keiner Kopfzeile. Ohne Adresserweiterung in der BCC-Regel kennt das Archiv sie nicht.

Nachrichten, die vor der Einrichtung liegen, kommen nicht von selbst. Dafür gibt es den Import aus PST, MBOX oder EML unter Quellen und Status, Altbestände.

Prüfen, ob es läuft

Unter Quellen und Status, Statistik und Status steht Stille Postfächer: je Postfach mit Archiv-Sitz der letzte Eingang, getrennt nach gesamt und ausgehend. Ein Postfach gilt nach 14 Tagen ohne Nachricht als auffällig, nach 30 Tagen oder ohne jeden Eingang als still.

Die Anzeige unterscheidet nicht zwischen einem ungenutzten Postfach und einer abgeschalteten Quelle. Eine regelmässige Kontrolle ist deshalb Teil des Betriebs.