Wege ins Archiv: mit und ohne Mailweg

Ziel der Archivierung ist einfach: jede Nachricht soll ins Archiv, eingehend, ausgehend und möglichst auch die interne Post von Postfach zu Postfach. Welcher Weg dafür passt, hängt an einer einzigen Frage.

Die Frage vorweg: läuft der Mailweg über Conbool?

Zeigt der MX Ihrer Domäne auf Conbool und geht ausgehende Post über uns hinaus, sehen wir jede Nachricht ohnehin. Bleibt der Mailweg beim bisherigen Anbieter, braucht das Archiv eine Kopie, und die kann aus vier verschiedenen Quellen kommen.

Alle Wege im Überblick

Die Wege lassen sich kombinieren. Doppelte Nachrichten entstehen dabei nicht: das Archiv erkennt sie an der Message-ID und legt jede nur einmal ab.

Mit Mailweg über Conbool

Der Regelfall. Nach der Einrichtung des Mailwegs archiviert Conbool ohne weiteres Zutun, was hereinkommt und hinausgeht.

Grenze: Interne Post von Postfach zu Postfach verlässt Ihren Mailserver nie und erreicht das Gateway deshalb nicht. Wer sie im Archiv braucht, ergänzt eine Journalregel oder eine BCC-Regel.

Ohne Mailweg über Conbool

MX, SPF und DKIM bleiben unberührt. In allen vier Fällen legen Sie zuerst unter Archiv, Verwaltung, Quellen eine Quelle an und schalten Ihre Domäne unter Konfiguration, Ohne Mailweg einrichten frei. Ohne die freigeschaltete Domäne kann das Archiv die Beteiligten keinem Mandanten zuordnen und verwirft jede Kopie.

Journalregel in Exchange oder Microsoft 365

Der genaueste Weg. Der Journalbericht trägt die Nachricht und die echten Envelope-Parteien.

1. Quelle mit der Art Journalregel anlegen und die Adresse kopieren.
2. Im Exchange Admin Center unter Mailfluss eine Journalregel anlegen, Journalempfänger ist diese Adresse, Umfang alle Nachrichten.

BCC-Regel im eigenen Mailserver

Für Postfix, mailcow, Zimbra und jeden Server, dessen Konfiguration Ihnen offensteht.

1. Quelle mit der Art Kopie per BCC anlegen.
2. Im Mailserver eine Regel setzen, die eine Kopie an diese Adresse schickt, etwa always_bcc oder recipient_bcc_maps.

Empfohlen ist die Form mit Adresserweiterung, <token>+<user>=<domain>@journal.conbool.com. Nur so werden auch verdeckte Empfänger erfasst.

Kopieempfänger beim Hoster

Viele Hoster, darunter All-Inkl, bieten je Postfach einen Kopieempfänger an. Das ist der einfachste Weg ohne jeden Serverzugriff.

1. Quelle mit der Art Kopie per BCC anlegen und die Adresse kopieren.
2. Beim Hoster in den Einstellungen jedes Postfachs diese Adresse als Kopieempfänger eintragen.

Grenze: Der Kopieempfänger greift nur bei eingehenden Nachrichten. Interne Post ist damit erfasst, weil sie für den Empfänger eingehend ist; ausgehende Post an Externe nicht.

Abholung aus dem Postfach

Conbool meldet sich im Viertelstundentakt an jedem Postfach an und liest Posteingang und Gesendet. Der einzige Weg, der ohne Zutun der Anwender auskommt und auch Webmail und Handy erfasst.

1. Unter Archiv, Verwaltung, Quellen bei Abholung aus dem Postfach auf Postfächer klicken.
2. IMAP-Server und Port eintragen, dann je Postfach eine Zeile: adresse;benutzername;passwort. Der Benutzername darf leer bleiben, wenn er der Adresse entspricht.

Grenze: Sie brauchen je Postfach ein Passwort, und das ist Vollzugriff auf das Postfach, nicht nur Leserecht. Bei einem Passwortwechsel steht die Abholung still, bis der neue Zugang hinterlegt ist. Ein Sammelzugang steht bei den wenigsten Hostern zur Verfügung.

Kopie aus dem Mailprogramm

Das Conbool-Add-on für Thunderbird holt die Ingestion-Adresse ab und setzt sie beim Senden als unsichtbare Kopie.

1. An der Quelle An Mailprogramme einschalten.
2. In der Karte Mailprogramme koppeln einen Kopplungscode erzeugen und das Add-on laden.
3. Add-on in Thunderbird installieren und mit dem Code koppeln.

Ab etwa zehn Rechnern lohnt die mitgelieferte policies.json: sie erzwingt die Erweiterung und koppelt sie selbst, niemand tippt einen Code ab.

Grenze: Erfasst wird nur, was aus diesem einen Mailprogramm hinausgeht. Webmail des Hosters, Handy, ein zweiter Rechner ohne die Erweiterung sowie Outlook und Apple Mail bleiben aussen vor, ebenso die verdeckten Empfänger einer Nachricht. Ohne policies.json kann ein Anwender die Erweiterung deaktivieren. Der Weg ist ein Behelf, kein Ersatz für eine Regel im Mailserver.

Empfehlung nach Ausgangslage

Eigener Mailserver oder Microsoft 365: Journalregel oder BCC-Regel. Ein Weg, alles erfasst.

Postfächer bei einem Shared-Hoster: Kopieempfänger für eingehend und intern, dazu die Abholung für den Gesendet-Ordner. Wo Passwörter nicht infrage kommen, tritt das Add-on an ihre Stelle, mit der genannten Einschränkung.

Was in keinem Fall erfasst wird

Verdeckte Empfänger einer Nachricht stehen in keiner Kopfzeile. Ohne Adresserweiterung in der BCC-Regel kennt das Archiv sie nicht.

Nachrichten, die vor der Einrichtung liegen, kommen nicht von selbst. Dafür gibt es den Import aus PST, MBOX oder EML unter Verwaltung, Quellen und Migration.

Prüfen, ob es läuft

Unter Verwaltung, Statistik und Systemstatus steht Stille Postfächer: je Postfach mit Archiv-Sitz der letzte Eingang, getrennt nach gesamt und ausgehend. Auffällig wird ein Postfach nach 14 Tagen ohne Nachricht, still nach 30 Tagen oder wenn nie eine kam. Sehen Sie dort regelmässig nach; ein Postfach im Urlaub und eine abgeschaltete Quelle sehen in den Zahlen gleich aus.