Gäste in Pools einladen

Ein Gast ist eine Person ohne Konto, die in einen Pool eingeladen wird. Sie öffnet den Pool über ihren persönlichen Link und bestätigt sich mit einem Code, den sie per E-Mail bekommt. Die Art eines Pools mit Gästen ist unter Pools beschrieben.

Voraussetzungen

Drei Dinge müssen zusammen stimmen:

1. Der Mandant erlaubt Gäste. Das schaltet die Verwaltung unter Schutz mit Gäste in Pools erlauben ein. Ohne diese Zustimmung bleibt es bei Mitgliedern mit Konto.
2. Die Regel des Eigentümers erlaubt Gäste ohne Konto im Reiter Pool.
3. Der Einladende hat das Recht Gäste in Pools einladen.

Eingeladen wird vom Eigentümer des Pools oder von einem Administrator mit dem Recht, alle Übertragungen im Mandanten zu verwalten. Der Pool muss auf Gastzugang stehen.

Gastzugang im Pool

• Im Pool unter Freigabe steht der Bereich Gastzugang. Mit Gastzugang einschalten stellt der Eigentümer den Pool auf Gäste um.
• Verlangt die Regel ein Passwort, legt der Eigentümer es vorher fest. Das Passwort für Gäste hat mindestens 8 und höchstens 256 Zeichen. Es geht getrennt vom Link an die Gäste.
• Gastzugang beenden beendet den Zugang aller Gäste sofort. Die Zeilen der Gäste bleiben stehen, öffnen aber nichts mehr. Der Pool steht danach wieder für Mitglieder mit Konto.

Gast einladen

• Unter Gäste steht Gast einladen mit der E-Mail-Adresse, der Rolle und dem Ende des Zugangs. Ohne Datum gilt die Höchstdauer der Regel, gibt es keine, endet der Zugang nicht.
• Der Gast bekommt eine E-Mail mit seinem persönlichen Link.
• Eine Adresse steht im Pool nur einmal. Hat sie schon ein Konto im Mandanten, lässt sie sich nicht als Gast einladen: sie gehört als Mitglied in den Pool. Der Eigentümer des Pools kann nicht zugleich Gast sein.
• Die Domänen-Vorgabe der Regel gilt schon beim Einladen.
• Link neu senden schickt einen neuen Link an denselben Gast. Der alte Link gilt danach nicht mehr, und laufende Sitzungen des Gastes enden.
• Entfernen nimmt dem Gast sofort den Zugang.

Anmelden mit Link und Code

1. Der Gast öffnet den Link. Die Seite zeigt den Namen des Pools und seine Adresse, verkürzt.
2. Code senden schickt einen sechsstelligen Bestätigungscode an die hinterlegte Adresse. Ein neuer Code lässt sich frühestens nach einer Minute anfordern.
3. Der Code gilt zehn Minuten. Nach fünf Fehleingaben ist er gesperrt, dann braucht es einen neuen.
4. Verlangt die Stufe Bestätigungscode und Passwort, fragt die Seite zusätzlich nach dem Passwort für Gäste. Erst stimmt der Code, dann das Passwort. Der Code ist erst verbraucht, wenn beides stimmt.
5. Die Sitzung hält zwölf Stunden, höchstens bis zum Ende des Zugangs. Abmelden beendet sie vorher.

Rollen und Grenzen

• Ein Gast kann Betrachter, Einsender oder Bearbeiter sein. Verwalter kann ein Gast nie werden.
• Die Regel setzt die höchste Rolle. Ohne Vorgabe ist es Bearbeiter. Wird die Vorgabe gesenkt, gilt sie sofort auch für bestehende Gäste.
• Die Regel kann auch eine Höchstdauer setzen. Sie gilt für jede Einladung, auch ohne Datum.
• Ein Gast sieht nur Ordner, in die seine Rolle reicht. Ordner mit einer Stufe für Mitglieder mit Konto oder mit zweitem Faktor sieht er nicht. Ältere Versionen von Dateien sieht er ebenfalls nicht.
• Andere Hochlader nennt die Liste nicht. Sie zeigt nur, ob eine Datei die eigene des Gastes ist.
• Die Regel kann die Domänen der Gäste einschränken: alle Domänen, nur diese oder alle außer diesen.

Verschlüsselte Pools

• In einem verschlüsselten Pool richtet der Gast beim ersten Öffnen einen eigenen Schlüssel im Browser ein. Dazu gehört ein Kennwort für den Schlüssel und ein Wiederherstellungsschlüssel. Ohne beides sind die verschlüsselten Dateien verloren. Siehe Eigener Schlüssel.
• Bis ein Verwalter den Gast freigibt, sieht er keine Dateien. Der Verwalter vergleicht die Kennung des Schlüssels, am besten am Telefon, und gibt den Gast mit Freigeben frei.
• Freigeben darf nur ein Verwalter, und zwar erst, nachdem er den eigenen Schlüssel geöffnet hat.

Gut zu wissen

• Die Vorgaben der Regel stehen im Reiter Pool unter Gäste ohne Konto: Anmeldung, höchste Rolle, Höchstdauer und Domänen.
• Entfernt der Eigentümer oder ein Administrator einen Gast, der einen Schlüssel des verschlüsselten Pools hielt, wird der Poolschlüssel beim nächsten Öffnen erneuert.
• Weitere Seiten: Nur-Ansicht, Pools.