MailGuard-Quarantäne: Freigabe und Benachrichtigung
Die MailGuard-Quarantäne lagert verdächtige E-Mails zwischen, ermöglicht Freigabe per Token-Link, Benachrichtigung und Absender-Aktionen durch Empfänger.
Die Quarantäne ist das Zwischenlager für verdächtige Nachrichten. Statt sie zuzustellen oder still zu verwerfen, hält MailGuard sie zurück und stellt einen kontrollierten Weg zur Freigabe bereit.
Gehaltene Nachrichten lassen sich prüfen und freigeben.
Wann eine E-Mail in Quarantäne landet
Erreicht der Mark-Score die Quarantäne-Schwelle einer Richtlinie, wird die Nachricht dort abgelegt statt zugestellt. Auch der Anhangsfilter und die DLP-Regeln können eine E-Mail in die Quarantäne verschieben. Die Schwellen dazu beschreibt die Seite Spam und Phishing.
Freigabe durch Empfänger
Zu einer zurückgehaltenen Nachricht erhält der Empfänger eine Benachrichtigung mit einem Freigabelink. Die Freigabeseite ist nur über diesen Link erreichbar und über ein Token abgesichert. Zur Bestätigung wird die eigene E-Mail-Adresse eingegeben, danach wird die Original-Nachricht zugestellt.
Das Original wird dabei in eine Hülle gepackt und als Anhang zugestellt. Das vermeidet Spoof-Filter und den Verzug-Drop in Microsoft 365. Bei hoher Bedrohungsstufe ist die Selbstfreigabe gesperrt, in diesem Fall lässt sich der Administrator benachrichtigen.
Absender-Aktionen
Aus derselben Benachrichtigung heraus kann der Empfänger einen Absender dauerhaft blockieren oder ihm vertrauen. Ein vertrauter Absender wird künftig nicht mehr in die Quarantäne verschoben, ein blockierter Absender automatisch abgewiesen. Diese persönlichen Listen ergänzen den zentralen IP- und Absenderfilter.
Administration
Administratoren geben Nachrichten zentral frei und können saubere Dateien nach der Sandbox-Analyse automatisch freigeben lassen. Jede Freigabe und jede Absender-Aktion ist im Tracing und im Audit-Log nachvollziehbar.
Sammelbenachrichtigung und Zeitpläne
Läuft die Zustellung im Nur-Portal-Modus, fasst MailGuard gehaltene Nachrichten zu einer Sammelbenachrichtigung zusammen. Deren Rhythmus wird unter Einstellungen im Bereich MailGuard festgelegt. Zur Wahl stehen Nie, Täglich, Wöchentlich, Monatlich und neu Benutzerdefiniert.
Die Option Benutzerdefiniert öffnet einen Zeitplan-Editor. Dort lassen sich einzelne Wochentage von Montag bis Sonntag auswählen, mindestens einer, sowie bis zu vier Uhrzeiten je Tag. Der Versand erfolgt an jedem gewählten Wochentag zu jeder gewählten Uhrzeit, alle Zeiten gelten in der Zeitzone Europe/Berlin.
Benutzerdefinierter Zeitplan mit Wochentagen und bis zu vier Uhrzeiten.
Verpasste Zeitpunkte werden bis zu sechs Stunden nachgeholt, ältere verfallen. So entsteht nach einer Ausfallzeit kein Schwall an Sammelmails auf einmal. Denselben Zeitplan nutzt die Admin-Freigabe-Benachrichtigung, sie folgt einem eigenen Benachrichtigungsrhythmus mit derselben Option. Auch beim Reports auswerten greift für den DMARC-Reports-Digest dieselbe Zeitplanung.
Weiterführend
Beim Rollout empfiehlt sich zunächst der Audit-Modus, damit legitime Post nicht unnötig in der Quarantäne landet. Zum Überblick führt die Seite MailGuard.