Empfänger-Authentifizierung für Dateitransfers

Empfänger-Authentifizierung bestimmt, wer eine Übertragung oder einen Pool öffnen darf. SecureFiles kombiniert mehrere Verfahren, vom adressierten Link über einen Bestätigungscode bis zum Konto mit zweitem Faktor. Die Regel legt fest, welches Verfahren gilt.

Regeln steuern Authentifizierung und Ablauf.

E-Mail-Adresse als Empfänger

Bei einer Übertragung an Empfänger ist der Abruf an die eingetragene E-Mail-Adresse gebunden. Nur wer diese Adresse angibt, kann die Dateien freischalten. Jeder Empfänger erhält einen eigenen Link mit eigener Abrufgrenze.

Passwort und Übermittlung

Zusätzlich lässt sich ein Passwort verlangen. Empfänger geben dann neben ihrer Adresse das Passwort ein. Teilen Sie es über einen zweiten Weg wie das Telefon mit, niemals in derselben E-Mail wie den Link. Sonst laufen Link und Passwort über denselben Weg, und der Schutz entfällt.

Optional geht das Passwort automatisch in einer eigenen Mail an den Empfänger. Das ist bequemer, aber schwächer, weil beide Nachrichten denselben Weg nehmen. Die Passwortrichtlinie des Mandanten legt Mindestlänge und Zeichenarten fest. Zu viele Fehlversuche werden gebremst.

Verifizierte Identität

Interne Nutzer authentifizieren sich über die Entra-ID-Anbindung mit Single Sign-on, die Identität ist damit verifiziert.

Abrufstufen

Für Übertragungen an benannte Empfänger legt die Regel die Abrufstufe fest. Die Stufe wird beim Versand eingefroren, eine spätere Änderung der Regel gilt nur für neue Übertragungen. Öffentliche Links und der sichere Posteingang haben keinen benannten Empfänger und bleiben beim Link, außer ein öffentlicher Link verlangt die Bestätigung des Besuchers.

Die Regel setzt Gültigkeit und Fehlversuche des Codes. Vorgabe sind zehn Minuten und fünf Fehlversuche. Die Gültigkeit lässt sich auf 5 bis 60 Minuten, die Fehlversuche auf 3 bis 10 einstellen. Danach verfällt der Code. Ein neuer Code kommt frühestens nach 60 Sekunden.

Der Bestätigungscode belegt, dass der Abrufer das Postfach hat und nicht nur den Link kennt. Dafür muss der Empfänger kein Konto anlegen.

Bei Konto mit zweitem Faktor bekommt ein Empfänger ohne Konto auf der Abrufseite einen Anmeldelink per E-Mail. Das Konto entsteht dabei still, ohne Mitgliedschaft im Mandanten. Beim ersten Mal richtet der Empfänger die App für Bestätigungscodes ein, danach bestätigt er damit. Wer mit einer anderen Adresse angemeldet ist, wird abgewiesen.

Nach einem angenommenen Code darf der Empfänger vier Stunden lang auf Rücksendungen antworten, ohne einen neuen Code anzufordern. Versand von Codes und Anmeldelinks, angenommene Codes und Anmeldungen mit zweitem Faktor stehen im Protokoll der Übertragung.

Regeln für Domäne und Gruppe

Eine Regel gilt für einen Geltungsbereich. Ein Geltungsbereich ist Alle Benutzer, Einzelner Benutzer, Gruppe des Mandanten oder Domäne. Die Domäne trifft alle Absender mit einer Adresse dieser Domäne.

Davon unabhängig wirken Bedingungen einer Regel auf die Empfänger. Sie heben die Abrufstufe oder die Pflichten an, wenn sie zutreffen:

• Empfänger: alle, externe, interne oder bestimmte Domänen. Eine Domäne trifft auch ihre Unterdomänen.
• Datei: Gesamtgröße ab einer Grenze in MB, Dateiendungen oder die gewählte Vertraulichkeit.
• Pflichten: eine Schutzstufe, Passwort verlangen, Wasserzeichen je Abruf oder Nur-Ansicht.

Es gilt immer die höchste Anforderung aus Mandant, Regel, Bedingungen und Wahl des Absenders. Der Absender darf nur anheben, nie absenken. Die Bedingungen stehen im Reiter An Empfänger des Regel-Editors. Siehe Regeln und Schutz.

Gerät merken

Ein Empfänger kann sein Gerät nach einer bestandenen Prüfung merken lassen. Dazu setzt er auf der Abrufseite den Haken Dieses Gerät merken. Beim nächsten Aufruf entfallen dann Passwort und Code, solange die Vorgaben es erlauben.

Drei Stellen steuern das Verhalten:

• Schutz, Bereich Gerät merken: Gerät merken erlauben schaltet die Funktion für den Mandanten. Das ist die harte Sperre, die Regeln können sie nur abschalten oder befristen.
• Schutz, Bereich Gerät merken: Gemerktes Gerät gilt für entscheidet zwischen Nur diese Übertragung und Alle Übertragungen an dieselbe Adresse.
• Regel, Abschnitt Gerät merken: Vorgabe des Mandanten, Nie merken oder Für eine Zahl von Tagen.

Auf derselben Übertragung entfallen mit dem gemerkten Gerät Passwort und Code. Über mehrere Übertragungen ersetzt das Gerät nur den Code aus der E-Mail. Das Passwort einer Übertragung wird immer abgefragt, und die Anmeldung mit zweitem Faktor ersetzt ein Gerät nie.

Über mehrere Übertragungen gilt ein Gerät nur mit der Einstellung Alle Übertragungen an dieselbe Adresse, und nur für Übertragungen ohne Passwort, deren Vermerk nach einem angenommenen Code entstand. Öffentliche Links gelten immer nur für die eine Übertragung. Bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und bei einem öffentlichen Link mit Bestätigung des Besuchers wird kein Gerät gemerkt.

Bestätigung des Besuchers bei öffentlichen Links

Die Regel kann bei einem öffentlichen Download-Link verlangen, dass der Besucher seine E-Mail-Adresse bestätigt. Der Schalter heißt Besucher bestätigt seine E-Mail-Adresse im Reiter Öffentlicher Download. Wer den Link öffnet, gibt seine Adresse an und bestätigt sie mit einem Code. Der Absender sieht danach, wer abgerufen hat.

Zweiter Faktor für Pools

Ein Pool kann den zweiten Faktor verlangen. Dann öffnen Eigentümer und Mitglieder den Pool nur nach Anmeldung mit Authenticator-App. Wer noch keine App eingerichtet hat, wird beim ersten Öffnen dazu geführt. Die Regel kann es für alle neuen Pools vorschreiben. Dann lässt es sich im Pool nicht abschalten. Eigentümer können den Schalter nur einschalten, wenn sie ihre eigene Anmeldung mit dem zweiten Faktor bestätigt haben. Einzelheiten stehen auf der Seite Pools.

Zusammenspiel

Passwort, Ablauf und Abrufgrenzen setzen Sie pro Übertragung beim Versand. Im sicheren Posteingang gelten sie für Uploads entsprechend. Aus Outlook setzt das SecureFiles-Add-in den Passwortschutz direkt. Ein verwandtes Zugangskonzept für verschlüsselte E-Mail beschreibt das SecureMail-Nachrichtenportal.

Gut zu wissen

• Das Konto für einen externen Empfänger entsteht still und ohne Mitgliedschaft im Mandanten. Auf einer eigenen Installation ist die freie Registrierung abgeschaltet, deshalb legt der Anmeldelink das Konto an.
• Wer die Abrufstufe nicht erfüllt, sieht die Dateinamen und Größen nicht. Die Liste bleibt leer, bis die Prüfung bestanden ist.

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