Löschkonzepte und Nachweis im E-Mail-Archiv
Gesetzeskonforme Löschung nach Fristablauf, Legal Hold als Ausnahme und lückenloser Nachweis über ein fälschungssicheres Audit-Log nach DSGVO.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Nachrichten gesetzeskonform gelöscht. Jeder Schritt ist begründbar und über das Audit-Log nachweisbar.
Gesetzeskonforme Löschung nach Fristablauf
Nachrichten mit abgelaufener Frist werden automatisiert und protokolliert gelöscht, jeweils zum Jahreswechsel nach Fristablauf. Die Löschung folgt den Vorgaben der DSGVO. Jeder Löschlauf schließt mit einem Integritätsnachweis ab. Die Fristen je Klasse zeigt Aufbewahrung und WORM.
Löschkonzepte anpassen
Aufbewahrungsklassen und Löschregeln lassen sich im Archiv-Bereich unter Aufbewahrung und Löschkonzept je Abteilung, Gruppe oder Postfach festlegen. Fristen werden dabei nur verlängert, nie verkürzt, damit eine laufende Pflicht nie unterschritten wird.
Gruppen und Organisation
Gruppen werden im Bereich Verwaltung unter Organisation gepflegt. Eine Gruppe entsteht manuell durch Auswahl einzelner Postfächer, nach Abteilung aus dem Verzeichnis oder nach verifizierter Domäne. Diese Gruppen sind die gemeinsame Basis für Aufbewahrungsregeln, Zugriffsberechtigungen und Legal Holds. So greift dieselbe Zusammenstellung in Aufbewahrung und WORM und Suche und Zugriff.
Legal Hold als Ausnahme
Ein Legal Hold schützt Nachrichten für einen Rechtsstreit oder eine Prüfung vor der Löschung, auch nach Ablauf der Frist. Er wird begründet gesetzt und später begründet wieder aufgehoben, das Aufheben unterliegt dem Vier-Augen-Prinzip. eDiscovery-Fälle bündeln zusammengehörige Sperren über ein Aktenzeichen. Wie Freigaben ablaufen, zeigt Suche und Zugriff.
Nachweis über das Audit-Log
Alle Zugriffe und Änderungen landen in einem fälschungssicheren Audit-Log, das die Anforderungen an ein Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO Art. 30 abdeckt. Die Einträge sind über eine Hash-Kette verkettet, deren Kopf extern versiegelt wird. Für Prüfungen steht ein Export bereit, unter anderem als NDJSON-Datenstrom für ein SIEM. So bleibt jede Löschung und jede Freigabe belegbar. Grundlagen der GoBD zeigt die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung.
Lückenloses Protokoll aller Zugriffe.
Geordneter Ausstieg
Am Vertragsende bleibt der Bestand erhalten, bis er herausgeholt ist. Die Herausgabe erfolgt über Freigaben im Format EML oder MBOX, mit demselben Vier-Augen-Prinzip. Die Stilllegung löscht nichts von selbst, Aufbewahrungsfristen laufen unverändert weiter. Ein Produktüberblick findet sich auf der Produktseite Archiv.