Umfragen: Bewertung in der Signatur einrichten

Empfänger bewerten mit einem Klick in der Signatur. Umfrage anlegen, Skala und Dankeseite festlegen, Baustein in die Vorlage setzen, Auswertung und Benachrichtigungen einrichten.

Mit einer Umfrage bewerten Ihre Empfänger mit einem Klick in der Signatur, wie zufrieden sie sind. Jede Stufe der Skala ist ein eigener Link, ein Formular in der Mail gibt es nicht. Der Klick öffnet eine Dankeseite, auf der der Empfänger die Bewertung bestätigt und, wenn Sie das erlauben, einen Kommentar hinterlässt.

Voraussetzungen

Mailweg. Die Bewertung wird serverseitig über den Mailweg eingesetzt. Über das Outlook-Add-in allein, ohne Mailweg, erscheint sie nicht.
Baukasten-Editor. Der Baustein „Bewertung“ steht nur im Baukasten-Editor für Vorlagen zur Verfügung.
Rechte. Umfragen sieht, wer Vorlagen einsehen darf. Anlegen und ändern dürfen Rollen mit dem Recht „Vorlagen erstellen“ oder „Vorlagen bearbeiten“. Für Werte je Mitarbeiter gibt es ein eigenes Recht, siehe unten.

Ablauf im Überblick

Umfrage anlegen: Name, Frage, Skala, Dankeseite.
Baustein „Bewertung“ in eine Signaturvorlage setzen und mit der Umfrage verbinden.
Die Vorlage über eine Regel zuweisen.
Auswertung und Benachrichtigungen prüfen.

1. Umfrage anlegen

Öffnen Sie im Menü Signature › Umfragen und klicken Sie auf Neue Umfrage.

Im Abschnitt Umfrage:

Feld	Bedeutung
Name	Nur für Sie sichtbar, etwa in der Auswahl im Baustein und in der Auswertung. Empfänger sehen ihn nicht.
Frage	Steht im Baustein über der Bewertung. Leer lassen, wenn die Vorlage die Frage selbst trägt.
Skala	Daumen, Smileys (3), Smileys (5), Sterne (5), Note 0 bis 10 oder Ja / Nein.
Beschriftungen	Text je Stufe. Erscheint beim Darüberfahren in der Mail, in der Nur-Text-Fassung und auf der Dankeseite. Leer heißt: die Vorgabe gilt.
Umfrage aktiv	Ist die Umfrage aus, setzt der Baustein keine Bewertung in neue Mails. Links in bereits gesendeten Mails zeigen weiter die Dankeseite, zählen aber nicht mehr.

Als positiv zählen: Daumen hoch, Ja, der obere von drei Smileys, die oberen zwei von fünf Smileys oder Sternen und 9 oder 10 bei der Note. Farben und Größe stellen Sie im Baustein der Vorlage ein, sie kommen aus dem Marken-Kit.

Skala wählen

Skala	Typischer Einsatz
Daumen, Ja / Nein	Kurze Rückmeldung zu einer einzelnen Antwort, etwa „Hat das Ihr Anliegen gelöst?“
Smileys (3)	Viele kurze Kontakte, Stimmung mit neutraler Mitte
Smileys (5), Sterne (5)	Feinere Abstufung, Durchschnitt und Verteilung
Note 0 bis 10	Weiterempfehlung, ergibt den Net Promoter Score (NPS)

Die Skala legen Sie in der Umfrage fest, nicht im Baustein. So bleiben Bewertungen aus verschiedenen Vorlagen vergleichbar.

Dankeseite

Diese Seite sieht der Empfänger nach dem Klick. Sie setzt keine Cookies, lädt keine fremden Skripte und speichert weder Adresse noch IP des Empfängers.

Überschrift und Text, etwa „Vielen Dank für Ihre Bewertung“.
Link zu Ihren Datenschutzhinweisen: Pflicht. Die Dankeseite nennt Ihr Unternehmen als Verantwortlichen und verlinkt diese Hinweise. Die Adresse beginnt mit http:// oder https://.
Logo: ohne eigene Wahl das Logo aus dem Marken-Kit. Alternativ ein Bild aus der Bibliothek des Vorlagen-Editors.
Kommentar erlauben: Der Empfänger kann auf der Dankeseite einen kurzen Kommentar hinterlassen. Kommentare werden nach 180 Tagen gelöscht, Bewertungen nach 400 Tagen.

Was gezählt wird

Nur bei genau einem externen Empfänger: Vorgabe. Bei mehreren externen Empfängern ließe sich eine Bewertung keiner Person zuordnen, der Baustein setzt dann keine Bewertung ein. Ist der Schalter aus, zählt eine Bewertung je Mail.
Auswertung je Mitarbeiter: standardmäßig aus, siehe Auswertung je Mitarbeiter.

Je Mail zählt eine Bewertung. Der Empfänger kann sie innerhalb von 24 Stunden ändern. Gezählt wird erst nach der Bestätigung auf der Dankeseite; Abrufe von Link-Scannern zählen nicht.

Klicken Sie auf Umfrage anlegen. Mit dem Anlegen richtet Conbool die erste Benachrichtigung ein: bei negativer Bewertung, sofort, per E-Mail und Glocke an alle mit dem Recht „Vorlagen bearbeiten“. Sie lässt sich im Reiter Benachrichtigungen ändern oder löschen.

2. Baustein „Bewertung“ in die Vorlage setzen

Öffnen Sie unter Signature › Vorlagen die Signaturvorlage im Baukasten-Editor.
Ziehen Sie den Baustein Bewertung an die gewünschte Stelle oder klicken Sie ihn an.
Wählen Sie rechts unter Art den Eintrag Umfrage und darunter die angelegte Umfrage. Die Skala übernimmt der Baustein aus der Umfrage.
Passen Sie bei Bedarf Farbe und Größe an und speichern Sie die Vorlage.

Unter Art gibt es auch Eigene Links. Dann zeigt jedes Zeichen auf eine Adresse, die Sie selbst angeben, und Conbool zählt nichts. Für eine Auswertung im Portal wählen Sie Umfrage.

Ist die gewählte Umfrage inaktiv, erscheint der Baustein in neuen Mails erst wieder, wenn sie aktiv ist.

3. Regel zuweisen

Die Vorlage mit dem Baustein wirkt erst, wenn eine Regel sie zuweist. Unter Signature › Routing legen Sie fest, für welche Absender und Empfänger sie gilt, siehe Regeln und Zuweisung. Bewährt hat sich eine eigene Regel für ausgehende Mails an externe Empfänger und für eine bestimmte Gruppe, etwa den Kundendienst.

Für Folgenachrichten (Antworten, Weiterleitungen) können Sie in der Regel einen eigenen Aufbau ohne Bewertung wählen, damit nicht jede Mail eines langen Verlaufs eine Bewertung trägt.

4. Auswertung

Öffnen Sie die Umfrage und wechseln Sie in den Reiter Auswertung. Oben wählen Sie den Zeitraum.

Kennzahl	Bedeutung
Zufriedenheit	Anteil der positiven Bewertungen an allen gezählten, mit Vergleich zum Vorzeitraum.
NPS	Nur bei der Note 0 bis 10: Anteil der Noten 9 und 10 minus Anteil der Noten 0 bis 6, von −100 bis 100.
Durchschnitt	Mittelwert der Stufen.
Gezählte Bewertungen	Bestätigt, nicht von einem Sicherheitsfilter, nicht als falsch markiert.
Nicht gezählt	Abrufe von Sicherheitsfiltern, unbestätigte Klicks und als falsch markierte Bewertungen, getrennt aufgeführt.

Darunter folgen Verlauf, Verteilung je Stufe, die Aufteilung Nach Vorlage und Nach Abteilung sowie die Liste der einzelnen Bewertungen mit Filtern nach Status, Bewertung, Vorlage und Abteilung und einer Suche in Kommentaren. Über Als CSV exportieren laden Sie die Werte herunter.

Nach Abteilung zeigt den Stand der Abteilung beim Senden der Mail. Zahlen erscheinen erst ab einer Mindestzahl gezählter Bewertungen.
Als falsch markieren: Eine Bewertung, etwa ein Test aus dem eigenen Haus, zählt danach nicht mehr. Der Grund steht mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt im Protokoll. Die Markierung lässt sich aufheben.
Kommentar löschen: Der Kommentar wird endgültig gelöscht, die Bewertung bleibt.

Gespeichert werden Stufe, Zeitpunkt, Kommentar und welcher Mitarbeiter die Mail schickte. Adresse, IP und Name der Empfänger werden nicht gespeichert.

5. Benachrichtigungen

Im Reiter Benachrichtigungen einer Umfrage legen Sie mit Regel hinzufügen fest, wer wann informiert wird. Regeln, die für alle Umfragen gelten sollen, etwa ein wöchentlicher Bericht an die Geschäftsleitung, legen Sie auf der Seite Umfragen im Reiter Benachrichtigungen für alle Umfragen an.

Was löst aus

Negative Bewertung
Bewertung bis zu einer Stufe
Kritiker bei der Note 0 bis 10 (0 bis 6)
Neuer Kommentar, wahlweise nur bei negativer Bewertung
Zufriedenheit fällt unter einen Wert (letzte 7 Tage, erst ab 10 Bewertungen, höchstens eine Meldung am Tag)
Bericht mit Zahlen und Kommentaren (täglich oder wöchentlich)

Gezählt werden nur bestätigte Bewertungen. Klicks von Scannern und Vorschauen lösen keine Meldung aus.

Wer bekommt sie

Alle Mitglieder mit einem bestimmten Recht
Feste Adressen, höchstens 10
Ein Webhook für Microsoft Teams oder einen anderen Dienst (Adresse beginnt mit https://). Für Teams: Workflows › „Bei Empfang einer Webhookanforderung in einem Kanal posten“.
Der betroffene Mitarbeiter, nur mit Auswertung je Mitarbeiter

Wann

Sofort, stündlich gebündelt, täglich oder wöchentlich, mit Uhrzeit
Ruhezeit: Was hineinfällt, kommt gesammelt zu ihrem Ende. Optional nur werktags.
Sperrfrist: höchstens eine Sofortmeldung je Regel in dieser Zeit, weitere kommen gebündelt. 0 heißt ohne Sperrfrist.

Wie

E-Mail, Glocke im Portal, Webhook, auch kombiniert
Kommentar mitschicken ausschalten, wenn Kommentare nicht per Mail oder in Teams stehen sollen

Die Meldung nennt Umfrage, Stufe, Vorlage, Abteilung, Zeit und einen Link in die Auswertung, nie Daten des Empfängers der ursprünglichen Mail. Mit Testmeldung senden prüfen Sie eine gespeicherte Regel. Ist ein Anlass unter Einstellungen › Benachrichtigungen ausgeschaltet, schweigen alle passenden Regeln.

Auswertung je Mitarbeiter

Werte je Absender sind eine Auswertung der Leistung einzelner Mitarbeiter und nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Schalten Sie sie erst ein, wenn der Betriebsrat zugestimmt hat oder eine Betriebsvereinbarung besteht.

Der Schalter Auswertung je Mitarbeiter in den Einstellungen der Umfrage ist standardmäßig aus.
Ändern darf ihn nur, wer das Recht Umfragewerte je Mitarbeiter ansehen hat. Dieses Recht hat standardmäßig nur die Rolle Eigentümer; in eigenen Rollen lässt es sich gezielt vergeben.
Der Bereich Nach Mitarbeiter in der Auswertung zeigt Werte erst ab fünf gezählten Bewertungen je Person. Personen darunter werden nicht aufgeführt.

Wer erfährt was

Mit eingeschalteter Auswertung je Mitarbeiter legen Sie in den Einstellungen der Umfrage fest, ob Mitarbeiter etwas von ihren eigenen Bewertungen erfahren:

Einstellung	Wirkung
Nur Verantwortliche	Meldungen, Berichte und die Übersicht bekommen nur die ausgewählten Personen und die Verwalter. Der Mitarbeiter erfährt nichts.
Mitarbeiter bekommt eine eigene Übersicht	Regelmäßige Zusammenfassung der eigenen Bewertungen, wöchentlich oder monatlich, ohne Einzelmeldungen.
Mitarbeiter direkt	Zusätzlich jede eigene Bewertung, sofort oder gebündelt.

Optional: Kommentare zeigen (nie mit der Adresse des Empfängers), Vergleich mit der Abteilung (Mittel der Abteilung ohne Namen, erst ab fünf Mitarbeitern mit Bewertungen) und Nur positive Einzelmeldungen.

Umfrage ausschalten oder löschen

Ausschalten (Schalter „Umfrage aktiv“): Neue Mails tragen keine Bewertung mehr, die bisherigen Werte bleiben erhalten.
Umfrage löschen: Alle Bewertungen, Kommentare und Benachrichtigungsregeln der Umfrage werden gelöscht. Bausteine in Vorlagen, die diese Umfrage nutzen, setzen keine Bewertung mehr ein.

Häufige Fragen

Warum erscheint die Bewertung in einer Mail nicht? Prüfen Sie, ob die Mail über den Mailweg ging, ob sie genau einen externen Empfänger hatte, ob die Umfrage aktiv ist und ob eine Regel die Vorlage für diesen Absender zuweist.

Warum zeigt die Auswertung keine Bewertungen? Prüfen Sie den Zeitraum und ob die Umfrage in einer aktiven Vorlage steht. Klicks ohne Bestätigung auf der Dankeseite stehen unter „Nicht gezählt“.

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