Archivieren bei einem Hoster ohne Serverzugriff

Die üblichen Wege ins Archiv setzen voraus, dass Sie am Mailserver etwas einstellen dürfen: eine Journalregel in Exchange oder Microsoft 365, eine BCC-Regel in Postfix oder mailcow. Bei einem Shared-Hoster wie All-Inkl, IONOS oder Strato haben Sie diesen Zugriff nicht. Es geht trotzdem, mit zwei Bordmitteln des Hosters und ohne den MX anzufassen.

Diese Seite beschreibt den Weg, der ohne Serverzugriff auskommt. Alle Wege im Vergleich stehen unter Wege ins Archiv.

Was womit erfasst wird

Der Mailfluss zerfällt in drei Teile, und jeder braucht seine eigene Quelle.

Eingehende Post erfassen Sie über den Kopieempfänger des Hosters. Bei All-Inkl steht er in den Einstellungen jedes Postfachs. Der MX bleibt dabei unverändert.

Interne Post zwischen zwei Postfächern desselben Hosters ist für den Empfänger eine eingehende Nachricht und damit über denselben Kopieempfänger erfasst.

Ausgehende Post an Externe erfasst der Kopieempfänger nicht. Dafür gibt es zwei Wege: die Abholung aus dem Gesendet-Ordner oder die Kopie aus dem Mailprogramm.

Eingehend und intern: Kopieempfänger

Der Assistent unter Konfiguration, Karte Ohne Umstellung des Mailwegs, führt in dieser Reihenfolge durch die Einrichtung.

1. Weg wählen: im ersten Schritt die Art Kopie per BCC anlegen und die Adresse kopieren. Dieselbe Quelle liegt unter Archive, Verwaltung, Quellen und Migration.
2. Domäne freischalten: im nächsten Schritt des Assistenten. Ohne sie ordnet das Archiv die Beteiligten keinem Mandanten zu und verwirft jede Kopie.
3. Beim Hoster: in jedem Postfach die kopierte Adresse als Kopieempfänger eintragen.
4. Postfächer und Sitze: im Assistenten den Postfächern Sitze zuweisen und die Einrichtung abschließen.

Bei All-Inkl lässt sich der Kopieempfänger über die KAS-API auch für mehrere Postfächer setzen.

Ausgehend, Weg eins: Abholung aus dem Postfach

Conbool meldet sich im Viertelstundentakt an und liest den Gesendet-Ordner. Erfasst damit auch, was über Webmail oder Handy hinausging.

1. Archive, Verwaltung, Quellen und Migration: bei Abholung aus dem Postfach auf Postfächer klicken.
2. IMAP-Server und Port eintragen, dann je Postfach eine Zeile: adresse;benutzername;passwort.

Grenze: Erforderlich ist je Postfach ein Zugang mit vollem Zugriff auf das Postfach. Nach einem Passwortwechsel ruht die Abholung, bis der neue Zugang hinterlegt ist.

Ausgehend, Weg zwei: Kopie aus dem Mailprogramm

Im Archiv an der Quelle An Mailprogramme einschalten, dann in der Karte Mailprogramme koppeln einen Code erzeugen. Das Conbool-Add-on für Thunderbird setzt die Kopie beim Senden selbst.

Nicht erfasst: Webmail, Handy, Rechner ohne das Add-on und die verdeckten Empfänger einer Nachricht. Ein Anwender kann den Weg umgehen.

Rollout auf mehrere Rechner

Für den Rollout auf mehreren Rechnern erzeugt der Einrichtungsassistent unter Mailprogramme koppeln eine policies.json mit eingesetztem Kopplungscode.

Die Datei gehört auf jeden Rechner:

• Windows: C:\Program Files\Mozilla Thunderbird\distribution\policies.json
• Linux: /etc/thunderbird/policies/policies.json
• macOS: /Applications/Thunderbird.app/Contents/Resources/distribution/policies.json

Sie erzwingt die Erweiterung, der Anwender kann sie nicht deinstallieren, und sie koppelt sich beim ersten Gebrauch selbst. Niemand tippt einen Code ab. Der Kopplungscode gilt sieben Tage und lässt sich auf beliebig vielen Rechnern einlösen; jeder Rechner bekommt ein eigenes Token und lässt sich einzeln widerrufen.

Die Lücken im Blick behalten

Unter Verwaltung, Statistik und Systemstatus steht Stille Postfächer: je zugeordnetem Postfach der letzte Eingang im Archiv, getrennt nach gesamt und ausgehend. Auffällig wird ein Postfach nach 14 Tagen ohne Nachricht, still nach 30 Tagen oder wenn nie eine kam.

Das ist die Stelle, an der ein deinstalliertes Add-on auffällt, bevor jemand die fehlende Nachricht sucht. Sehen Sie dort regelmäßig nach; ein Postfach im Urlaub und ein abgeschaltetes Add-on sehen in den Zahlen gleich aus, den Unterschied kennen nur Sie.

Altbestand übernehmen

Was vor der Einrichtung liegt, kommt über den Import: eine .mbox-Datei oder ein ZIP mit .eml-Dateien aus dem Profil des Mailprogramms, eine .pst aus Outlook. Der Import steht unter Verwaltung, Quellen und Migration.

Was auf diesem Weg nicht geht

Ausgehende Verschlüsselung, Signatur und Disclaimer setzen voraus, dass die Nachricht durch das Gateway läuft. Bei einem Shared-Hoster tut sie das nicht. Für diese Module braucht es einen Mailserver, dessen Postausgang sich umstellen lässt, oder Postfächer an anderer Stelle.