Mailweg über Conbool einrichten

Läuft der Mailweg über Conbool, prüfen wir jede eingehende Nachricht und verarbeiten jede ausgehende. Erst damit gibt es MailGuard, ausgehende Verschlüsselung, Disclaimer und den Notfallbetrieb.

Die Postfächer bleiben, wo sie sind. Wir nehmen an, prüfen und geben an Ihren bisherigen Server weiter.

Schritt für Schritt

Die Schritte folgen dem Assistenten im Portal. Er führt durch Registrierung, Verifizierung, Mailserver und Abschluss.

1. Assistenten öffnen. Im Mandanten unter Konfiguration die Karte Mit Umstellung des Mailwegs wählen und Assistenten starten.
2. Registrierung. Die Domäne eintragen.
3. Verifizierung. Der Assistent zeigt den TXT-Eintrag zur Verifizierung, den SPF-Wert und den DKIM-Eintrag. Diese Werte beim DNS-Anbieter setzen: include:mail.conbool.com in den vorhandenen SPF-Eintrag aufnehmen, den DKIM-Wert unter <selector>._domainkey.<domäne>. Danach die Verifizierung starten.
4. Mailserver. Bei Microsoft 365 Automatisch via Exchange Online wählen, sonst Manuell konfigurieren und den eigenen Posteingangsserver als internen Mailserver eintragen. Dorthin geben wir nach der Prüfung weiter.
5. MX setzen. Auf den Wert aus dem Assistenten, meist mail.conbool.com. Für die Verifizierung ist er optional, für eingehende Post über Conbool nötig.
6. Versand umstellen. Im eigenen Mailserver auf uns als Smart Host, in Exchange ein Sendeconnector, in Postfix der relayhost. Ohne diesen Schritt bleibt alles Ausgehende unbehandelt.
7. Abschluss. Im Assistenten die Prüfung starten. Sie sagt je Eintrag, ob er greift.

DNS-Änderungen brauchen einige Stunden. In dieser Zeit sind beide Zustellwege erreichbar, es gehen keine Nachrichten verloren.

Nur ein SPF-Eintrag

Eine Domäne darf genau einen SPF-Eintrag haben. Ein zweiter Eintrag macht beide ungültig, ausgehende Post wird dann als Spam eingestuft. Den vorhandenen Eintrag ergänzen, keinen neuen anlegen.

Was der Mailweg für das Archiv abdeckt

Über den Mailweg archivieren wir ein- und ausgehende Post. Bei Microsoft 365 auch die interne: die Ausgangsregel greift auf jede Nachricht eines Absenders Ihrer Domäne, gleich ob der Empfänger innen oder außen sitzt, und leitet sie über den Connector zu uns. Nicht erfasst sind dort nur Kalenderverkehr und Unzustellbarkeitsberichte, die die Regel ausnimmt.

Bei Exchange on premises, einem eigenen Mailserver und bei Postfächern beim Hoster bleibt interne Post von Postfach zu Postfach lokal und erreicht uns nicht. Wer sie im Archiv braucht, ergänzt eine Journalregel oder eine BCC-Regel. Welche Wege es gibt und was jeder davon erfasst, steht unter Wege ins Archiv.

Wenn der Anbieter keinen Smart Host erlaubt

Bei einem Shared-Hoster lässt sich der Versand serverseitig nicht auf einen fremden Server umstellen. Eingehend hängt es vom Anbieter ab, siehe den nächsten Abschnitt, ausgehend bleibt nur die Umstellung im Mailprogramm: als Postausgangsserver den Conbool-Eingang eintragen. Das setzt voraus, dass die öffentliche IP-Adresse des Anschlusses im SPF der Domäne steht und Port 25 ausgehend erreichbar ist, und es gilt je Mailprogramm. Für All-Inkl steht das im Einzelnen unter All-Inkl anbinden.

Manche Anbieter stellen Post zwischen zwei ihrer eigenen Kunden ausserdem intern zu, ohne den MX zu befragen. Diese Nachrichten sieht auch MailGuard nicht.

Anbieter, die den Empfang an ihren eigenen MX binden

Einige Anbieter behandeln eine Domäne nur so lange als eigene, wie ihr MX-Eintrag auf sie zeigt. Wird er auf Conbool gerichtet, nehmen sie für diese Domäne keine Post mehr an, auch nicht für vorhandene Postfächer, und antworten auf jeden Zustellversuch mit 554 5.7.1 ... Relay access denied. Erkennbar ist der Fall daran, dass auch postmaster@ der Domäne abgelehnt wird und nicht nur ein einzelnes Postfach.

Für solche Anbieter gibt es drei Möglichkeiten: die DNS-Zone bei einem anderen Anbieter führen und den MX dort setzen, den Anbieter um Freischaltung bitten, oder die Postfächer verlegen. Bleibt es beim Hoster, tragen nur die Produkte ohne Mailweg. Ausgeschrieben am Beispiel All-Inkl unter All-Inkl anbinden.