Notfallbetrieb vorbereiten

Der Notfallbetrieb kann technisch tadellos laufen und trotzdem niemandem helfen. Zwei Voraussetzungen müssen vor dem Ausfall erfüllt sein, und beide lassen sich hinterher nicht mehr herstellen. Beide haben denselben Grund: der Weg, sie nachzuholen, führt über E-Mail, und E-Mail ist genau das, was gerade nicht funktioniert.

Die Übersichtsseite des Notfallbetriebs zeigt für beide Punkte an, wie weit der Mandant ist, und nennt die Adressen, bei denen noch etwas fehlt.

Erste Voraussetzung: ein Konto für jeden, der lesen soll

Die Notfallansicht zeigt jedem genau die Nachrichten, die an seine eigenen Adressen gingen. Dafür muss die Person als Mitglied im Mandanten bekannt sein.

Ein Kunde mit achtzig Postfächern und zwei Verwalterkonten hat im Ausfall achtundsiebzig Leute ohne Zugang. Einladungen nachzuschicken hilft dann nicht mehr, denn eine Einladung ist eine E-Mail und ginge an genau das Postfach, das steht.

Die Einladung erfolgt aus der Notfallansicht heraus, für alle Adressen aus dem Verzeichnis auf einmal. Empfehlenswert ist, das direkt bei der Einrichtung zu erledigen und nicht erst, wenn die Ansicht gebraucht wird.

Zweite Voraussetzung: ein Anmeldeweg ohne E-Mail

Wer sich ausschließlich über Microsoft anmeldet, kommt bei einem Ausfall von Entra ID nicht herein, und ein Entra-Ausfall ist der häufigste Fall überhaupt. Ein Anmeldelink per Mail hilft ebenso wenig, denn er ginge an das ausgefallene Postfach.

Es bleiben zwei Wege, die unabhängig tragen:

• Ein gesetztes Passwort. Der einfachste Weg, für jedes Konto verfügbar und in wenigen Sekunden eingerichtet.
• Ein Passkey. Bequemer im Alltag, setzt aber ein Gerät voraus, das im Ernstfall zur Hand ist.

Auf einer Anlage im eigenen Haus ist das Passwort ohnehin der einzige angebotene Weg.

Die Übersichtsseite listet auf, welche Mitglieder noch keinen ausfallsicheren Anmeldeweg haben. Die Erinnerung daran geht als E-Mail heraus, solange das noch möglich ist.

Dritte Empfehlung: eine Kontaktadresse außerhalb

Die Ausfallmeldung geht an alle, die den Notfallbetrieb einstellen dürfen. Deren Postfächer liegen in aller Regel in derselben Domäne, die gerade ausgefallen ist, und dann landet die Meldung im Notfallspeicher, den man nur findet, wenn man schon weiß, dass es ihn gibt.

Deshalb lässt sich eine Notfall-Kontaktadresse hinterlegen. Sinnvoll ist eine Adresse außerhalb der eigenen Domänen, etwa die des Dienstleisters oder eine private Adresse der verantwortlichen Person. Conbool bevorzugt beim Versand der Meldung immer die Adressen, die jetzt erreichbar sind.

Gibt es keine einzige erreichbare Adresse, wird das ausdrücklich vermerkt, statt eine Meldung abzuschicken und Erfolg zu buchen.

Eine Probe schadet nicht

Der Notfallbetrieb lässt sich für ein Wartungsfenster von Hand einschalten, ohne dass irgendetwas ausgefallen ist. Das ist der einfachste Weg herauszufinden, ob die Anmeldung trägt und ob die richtigen Leute die Ansicht sehen. Beschrieben ist das unter Einstellungen.