Aufbewahrungsfristen und WORM-Unveränderbarkeit
Aufbewahrungsfristen von 6, 8 und 10 Jahren nach HGB und AO, WORM-Prinzip und unveränderbare Ablage mit extern verankerter Hash-Kette im Archiv.
Archivierte Nachrichten bleiben bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist unveränderbar. Die Frist richtet sich nach der Art der Nachricht, die Unveränderbarkeit folgt dem WORM-Prinzip.
Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO
Vorkonfiguriert sind drei Klassen:
- 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO.
- 8 Jahre für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen, seit dem 1. Januar 2025 nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz.
- 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen.
Der Fristbeginn liegt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Nachricht entstanden ist. Eigene Klassen je Abteilung, Gruppe oder Postfach sind möglich. Fristen werden nur verlängert, nie verkürzt. Verwaltet werden Klassen und Löschläufe im Archiv-Bereich unter Aufbewahrung und Löschkonzept.
Aufbewahrungsklassen und Fristen.
Eigene Aufbewahrungsregeln
Neue Nachrichten ohne eigene Regel erhalten eine Standard-Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus lassen sich im Regel-Editor eigene Regeln anlegen. Jede Regel bekommt einen Geltungsbereich, wahlweise die gesamte Organisation, ein einzelnes Postfach oder eine Gruppe, und eine Aufbewahrungsklasse in Jahren. Trifft eine Nachricht auf mehrere Regeln, gilt die längste Frist, denn Fristen werden nur verlängert, nie verkürzt. Gruppen als Geltungsbereich stammen aus Gruppen und Organisation.
WORM-Prinzip und Unveränderbarkeit
Nach dem WORM-Prinzip, write once read many, wird jede Nachricht einmal geschrieben und danach nur noch gelesen. Im Standard-Speicher setzt Archiv das softwareseitig durch: archivierte Nachrichten sind gegen Änderung gesperrt, und der Löschlauf verweigert die Löschung vor Ablauf der Frist. Im Compliance-Speicher kommt eine Objektsperre hinzu, die jedes Objekt bis zum Fristende unveränderlich festhält. Beide Speicherklassen stellt Conbool bereit. Details siehe Einrichtung und Speicher & Kapazität.
Nachweis über die Hash-Kette
Jeder Eintrag im Prüfpfad ist über eine Hash-Kette mit dem vorherigen verkettet, deren Kopf extern verankert wird. Eingriffe in den Bestand oder den Prüfpfad sind dadurch erkennbar und jederzeit nachweisbar. Ruhende Archivdaten liegen zusätzlich verschlüsselt, die Verschlüsselung ist immer aktiv.
Weiterführend: Löschkonzepte, Suche und Zugriff und die Lösungsseite GoBD-konforme E-Mail-Archivierung.