SecureFiles einrichten, ohne den Mailweg umzustellen

SecureFiles läuft neben dem Postfach: die Dateien liegen im Speicher des Mandanten, der Empfänger bekommt einen Link, und die Benachrichtigung verschickt Conbool. Der Mailverkehr muss dafür nicht über Conbool laufen. Ein Mandant, der nur SecureFiles gebucht hat, überspringt deshalb den Zustellungsassistenten mit MX, SPF und DKIM.

Der Weg in fünf Schritten

1. Domäne mit Besitznachweis eintragen

Unter Einrichtung führen zwei Wege weiter. Der zweite heißt "Ohne Umstellung des Mailwegs" und legt eine Domäne an, die nur ihren Besitzer nachweist und für den Mailversand ohne Bedeutung bleibt.

Nachgewiesen wird der Besitz auf zwei Arten:

• Ist die Domäne in einem verbundenen Microsoft-365-Mandanten bereits verifiziert, genügt die Verbindung und es ist kein DNS-Eintrag nötig.
• Andernfalls wird ein TXT-Eintrag geprüft. Name und Wert nennt die Oberfläche beim Eintragen der Domäne.

MX, SPF und DKIM bleiben in beiden Fällen unverändert. Die Domäne entscheidet, wer als interner Nutzer des Mandanten gilt und welche Absenderadressen SecureFiles anerkennt.

2. Speicher festlegen

Unter Einstellungen und dort SecureFiles steht der Speicher. Zur Wahl stehen der Speicher von Conbool und ein eigener S3-kompatibler Speicher, etwa bei STACKIT, IONOS oder Hetzner. Der eigene Speicher bleibt in der Verantwortung des Mandanten, Conbool schreibt und liest darin nur die Dateien der Transfers.

3. Sitze zuweisen

Unter Einstellungen und dort Lizenzen bekommen die Mitglieder ihre Sitze. Erst mit Sitz kann ein Mitglied Transfers versenden. Empfänger außerhalb des Mandanten brauchen weder Sitz noch Konto.

4. Eine Regel anlegen, die das Senden erlaubt

SecureFiles arbeitet nach dem Allowlist-Modell: ohne Regel darf niemand senden. Unter SecureFiles und dort Regeln entsteht die erste Regel, im einfachsten Fall für alle Nutzer des Mandanten und ohne Einschränkungen. Feiner geht es je Nutzer oder je Gruppe, ebenso lassen sich Ablauf, Passwortpflicht und erlaubte Empfängerdomänen dort festlegen.

5. Optional das Outlook-Add-in ausrollen

Wer aus Outlook heraus versenden will, rollt das Add-in über das Microsoft 365 Admin Center aus. Ohne Add-in läuft der Versand über die Oberfläche, siehe Dateien versenden.

Was ohne Mailweg anders ist

Die Benachrichtigung an den Empfänger verschickt Conbool aus der eigenen Zustellung. Der Absender ist deshalb eine Conbool-Adresse und keine Adresse der eigenen Domäne. Der Link, das Passwort und der Ablauf bleiben davon unberührt.

Ebenfalls unberührt bleibt der eingehende Mailverkehr: Ohne umgestellten Mailweg sieht Conbool keine Nachrichten des Mandanten, und Module, die auf dem Mailfluss aufsetzen, stehen nicht zur Verfügung.