SecureFiles einrichten, ohne den Mailweg umzustellen
Ersteinrichtung eines Mandanten, der SecureFiles ohne Mailweg nutzt: mit eigener Domäne per TXT oder Microsoft 365, oder ganz ohne eigene Domäne. MX, SPF und DKIM bleiben unberührt.
SecureFiles braucht keinen Mailweg über Conbool. Die Dateien liegen im Speicher des Mandanten, der Empfänger bekommt einen Link, die Benachrichtigung verschickt Conbool. MX, SPF und DKIM bleiben unverändert.
Ablauf
- Einrichtung öffnen: Konfiguration, „Ohne Mailweg“.
- Domäne wählen: „Eigene Domäne“ oder „Ohne eigene Domäne“, siehe unten.
- Loslegen: schließt die Einrichtung ab.
- Mitglieder einladen: unter Mitglieder, Rolle „Mitarbeiter“ oder höher. Gäste dürfen nicht senden.
- Regel anlegen: unter SecureFiles, Regeln. Ohne passende Regel darf niemand senden.
Eigene Domäne
Die Domäne legt fest, welche Absenderadressen als intern gelten. Der Besitz wird auf einem von zwei Wegen nachgewiesen:
| Nachweis | Voraussetzung |
|---|---|
| TXT-Eintrag | Eintrag _verification.<domäne> mit dem Wert, den die Oberfläche nennt |
| Microsoft 365 | Verbundener Microsoft-365-Mandant, in dem die Domäne verifiziert ist |
Ablauf beim TXT-Eintrag:
- Domäne eintragen und Freischalten wählen.
- Name und Wert aus dem Kasten „Nachweis über DNS“ kopieren und beim DNS-Anbieter als TXT-Eintrag anlegen.
- Jetzt prüfen oder erneut Freischalten wählen. Bis ein neuer Eintrag im DNS sichtbar ist, kann es einige Minuten dauern.
Eine Domäne, die bereits ein anderer Mandant nachgewiesen hat, lässt sich nicht freischalten.
Ohne eigene Domäne
Für Postfächer ohne eigene Domäne, zum Beispiel Freemail-Adressen. Angeboten nur, wenn außer SecureFiles und Archiv kein weiteres Modul gebucht ist. Kommt später ein Modul dazu, das eine Domäne braucht, führt die Seitenleiste zurück in die Einrichtung.
Senden darf ein Mitglied, wenn alle Bedingungen erfüllt sind:
- Die Adresse ist bei der Anmeldung bestätigt, und mit genau dieser Adresse wird gesendet.
- Die Rolle trägt das Senderecht, Gäste haben es nicht.
- Eine aktive Regel erfasst das Mitglied.
- Die Domäne der Adresse ist bei keinem Mandanten nachgewiesen. Adressen einer fremden, nachgewiesenen Domäne zählen nicht.
Einschränkung: Das Outlook-Add-in erkennt den Mandanten nur über eine eigene Domäne oder eine Microsoft-365-Verbindung. Ohne beides wird über das Portal im Browser gesendet.
Regeln
- Alle Tenant-User: eine Regel für alle Mitglieder genügt, jedes neue Mitglied kann nach Annahme der Einladung sofort senden.
- Einzelner User: „Auswählen“ listet die Mitglieder des Mandanten und die Nutzer aus dem Verzeichnis. Die Adresse lässt sich auch eintippen, bevor die Einladung angenommen ist.
- Gruppe: für eine Gruppe des Mandanten.
Ein Mitglied mit Senderecht, das keine Regel erfasst, sieht unter SecureFiles den Hinweis „Noch keine Freigabe zum Senden“.
Sitze und Speicher
- Sitze: vergibt Conbool beim ersten Versand automatisch aus dem Kontingent. Ist die manuelle Sitzvergabe aktiv, weist der Verwalter sie zu.
- Speicher: ohne weitere Angabe der Speicher von Conbool. Ein eigener S3-kompatibler Speicher lässt sich unter Einstellungen, SecureFiles hinterlegen, siehe Speicher und Kontingent.
Was ohne Mailweg anders ist
- Die Benachrichtigung an den Empfänger kommt von einer Conbool-Adresse, nicht von der eigenen Domäne.
- Conbool sieht keinen Mailverkehr des Mandanten. Module, die auf dem Mailfluss aufsetzen, stehen nicht zur Verfügung.