365 Permissions: Richtlinien, Zuordnung und Regeln

Die vier Richtlinien von Öffentlich bis Streng vertraulich, wie sie Ablagen zugeordnet und angepasst werden, die achtzehn Regeln mit Priorität und die Fristen der Aufgaben.

Die vier Richtlinien

Jede Ablage hat genau eine von vier Richtlinien. Die Standardrichtlinie gilt für jede Ablage ohne eigene Richtlinie, auch für neue.

Öffentlich: erlaubt Links „Jeder mit dem Link“ mit Leserecht sowie Freigaben an Personen außerhalb und private Postfächer. Für Pressemappen, Preislisten, Produktblätter.
Intern: erlaubt Freigaben an Personen außerhalb. Nicht erlaubt sind Links „Jeder mit dem Link“, private Postfächer und öffentliche Teams. Für die meisten Teams und Projekte; ausgeliefert als Standardrichtlinie.
Vertraulich: erlaubt Freigaben nur an Personen mit Gastkonto. Links brauchen ein Ablaufdatum; jede Ablage braucht zwei Besitzer. Für Buchhaltung, Kundendaten, Verträge.
Streng vertraulich: erlaubt keine Freigaben außerhalb des Unternehmens und keine Personen außerhalb in Teams. Für Personal und Geschäftsführung.

Richtlinien anpassen

Der Reiter Richtlinien zeigt je Richtlinie in Fragen und Antworten, was sie erlaubt, in fünf Bereichen: Jeder mit dem Link, Personen außerhalb, Interne Freigaben an alle, Zuständigkeit, Veraltete Zugriffe.

Wer verwalten darf, ändert eine Richtlinie für das eigene Unternehmen, indem er eine andere Antwort anklickt, bei Tagen und Einzelfreigaben auch die Zahl. Unter Regeln anpassen lassen sich für die Standardrichtlinie zusätzlich einzelne Regeln ein- und ausschalten und vertraute Domänen eintragen, etwa die eines Dienstleisters. Personen aus einer vertrauten Domäne ergeben keine Aufgabe zu „Person außerhalb als Besitzer“ und „Freigabe an eine Person außerhalb ohne Gastkonto“.

Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau, wie viele Freigaben danach nicht der Richtlinie entsprechen, und wie viele vorher. Die Änderung gilt für jede Ablage mit dieser Richtlinie. Eine angepasste Richtlinie ist als „mit Anpassungen“ markiert und lässt sich mit Ausgelieferte Fassung wiederherstellen zurücksetzen.

Zuordnung

Der Reiter Zuordnung legt fest, welche Ablage welche Richtlinie hat:

je Ablage, etwa Streng vertraulich für Personal,
nach Namen, etwa jede Ablage, deren Name mit „Projekt“ beginnt, auch künftige,
OneDrives nach Gruppe: die OneDrives aller Mitglieder einer Gruppe aus dem Verzeichnis, etwa der Geschäftsführung,
einzelne Ordner, wenn ein Ordner strenger sein soll als seine Ablage.

Eine Wahl je Ablage hat Vorrang vor einer Regel nach Namen. Vor dem Speichern steht bei jeder Ablage, wie viele Freigaben danach nicht der Richtlinie entsprechen, und darunter der Stand heute.

Die Regeln

Achtzehn Regeln bewerten den Bestand. Jede Regel hat eine feste Priorität. Die Tabelle zeigt, welche Richtlinie in der ausgelieferten Fassung welche Regel prüft.

Regel	Priorität	Öffentlich	Intern	Vertraulich	Streng vertraulich
„Jeder mit dem Link“ mit Bearbeitungsrecht	Kritisch	ja	ja	ja	ja
„Jeder mit dem Link“ mit Leserecht	Hoch	nein	ja	ja	ja
Freigabe an alle Mitarbeiter	Hoch	ja	ja	ja	ja
Link für alle im Unternehmen in einer vertraulichen Ablage	Hoch	nein	nein	ja	ja
Person außerhalb als Besitzer	Hoch	ja	ja	ja	ja
Ablage ohne Besitzer	Hoch	ja	ja	ja	ja
Freigabe an ein privates Postfach	Mittel	nein	ja	ja	ja
Freigabe an eine Person außerhalb ohne Gastkonto	Mittel	nein	nein	ja	ja
Freigabe an eine Gruppe mit Personen außerhalb	Mittel	nein	nein	ja	ja
Personen außerhalb im Team	Mittel	nein	nein	nein	ja
Öffentliches Team	Mittel	nein	ja	ja	ja
Freigabeeinstellung der Ablage weiter als die Richtlinie	Mittel	nein	ja	ja	ja
Lange nicht genutztes Gastkonto	Mittel	nein	nach 180 Tagen	nach 90 Tagen	nach 30 Tagen
Freigabe eines gelöschten Kontos	Niedrig	ja	ja	ja	ja
Link ohne Ablaufdatum	Niedrig	nein	nein	ja	ja
Link auf eine Datei aus einem Teams-Chat ohne Ablaufdatum	Niedrig	nein	ja	ja	ja
Nur ein Besitzer	Niedrig	nein	nein	ja	ja
Sehr viele Einzelfreigaben	Niedrig	nein	ab 1000	ab 100	ab 25

Hinweise zu einzelnen Regeln:

Person außerhalb als Besitzer: eine Person außerhalb des Unternehmens, die eine Ablage besitzt, darf dort alles, auch Dateien löschen und anderen Zugriff geben. Eine vertraute Domäne nimmt aus, etwa für den Dienstleister, der die Ablage betreut. Die Regel ergibt immer eine Aufgabe; Besitzer ändert Conbool nie selbst.
Ablage ohne Besitzer, Nur ein Besitzer, Personen außerhalb im Team gelten für Teams und Microsoft-365-Gruppen. Sicherheits- und Verteilergruppen aus dem Verzeichnis prüfen sie nicht.
Abgelaufene Links ergeben keine Aufgabe und zählen nicht als Freigabe nach außen.
Lange nicht genutztes Gastkonto greift erst, sobald der Scan die letzten Anmeldungen der Gäste liest. Bis dahin ergibt die Regel keine Aufgabe.
Link auf eine Datei aus einem Teams-Chat greift erst, wenn im Bereich „Jeder mit dem Link“ eine Frist für solche Links eingestellt ist.

Fristen

Die Frist einer Aufgabe zählt ab dem Tag, an dem die Freigabe zum ersten Mal erfasst wurde.

Frist	Öffentlich	Intern	Vertraulich	Streng vertraulich
Priorität Kritisch	7 Tage	7 Tage	3 Tage	1 Tag
Alle anderen	60 Tage	30 Tage	14 Tage	7 Tage

Ohne automatische Bereinigung ist die Frist eine Anzeige. Sie sperrt nichts und bereinigt nichts von selbst.