Rückbau: Conbool sauber entfernen
Der vollständige Rückbau am Ende eines Vertrags, oft Offboarding genannt: MX, SPF, Connector, Transportregel und Entra-Anwendungen, dazu die Löschfristen der bei uns gespeicherten Daten.
Diese Seite beschreibt den Rückbau. Sie steht hier, weil die Frage in jede Ausschreibung gehört und weil ein Anbieter, der den Ausgang nicht dokumentiert, den Eingang schwerer macht, als er sein müsste.
Der Rückbau ist in einer Stunde erledigt und braucht keine Rücksprache mit uns. Wir empfehlen die Reihenfolge unten: sie hält den Mailfluss zu jeder Zeit aufrecht.
1. Eingehende Post zurückleiten
Zuerst der MX, denn daran hängt alles andere. Davor aber die Sperre der Direktzustellung, falls sie aktiv ist.
- Deaktivieren Sie im Exchange Admin Center unter Nachrichtenfluss, Connectors den Connector
Conbool Inbound Lockdown, falls vorhanden. Solange er aktiv ist, weist Microsoft jede Post ab, die nicht über Conbool kommt, also auch alles, was nach der MX-Umstellung direkt bei Microsoft ankommt. Absender erhalten dann einen Unzustellbarkeitsbericht mit5.7.51. Mehr dazu unter Gateway-Umgehung. - Setzen Sie den MX Ihrer Domäne zurück auf Ihr Zielsystem, bei Microsoft 365 also auf
ihre-domaene-de.mail.protection.outlook.com. - Warten Sie den TTL Ihres alten Eintrags ab, üblicherweise eine Stunde. Solange nimmt Conbool weiter Post an und liefert sie an Ihr System aus.
- Prüfen Sie mit
dig MX ihre-domaene.de, dass der neue Eintrag überall sichtbar ist.
Erst danach die weiteren Schritte. Wer den Connector vorher entfernt, blockiert die Post, die noch bei uns liegt.
2. SPF bereinigen
Entfernen Sie include:mail.conbool.com und, falls Sie über uns versendet haben, include:mx01.conbool.com aus dem SPF-Eintrag Ihrer Domäne. Lassen Sie den Eintrag im Übrigen unverändert; ein SPF ohne Ihr eigenes Zielsystem bricht den Versand.
3. Microsoft 365 zurückbauen
Falls Sie den geführten Weg genutzt haben, hat Conbool in Ihrem Mandanten Folgendes angelegt:
| Objekt | Wo | Rückbau |
|---|---|---|
| Eingehender Connector | Exchange Admin Center, Nachrichtenfluss, Connectors | löschen |
Sperr-Connector Conbool Inbound Lockdown, falls aktiv | Exchange Admin Center, Nachrichtenfluss, Connectors | löschen, in Schritt 1 bereits deaktiviert |
| Ausgehender Connector | Exchange Admin Center, Nachrichtenfluss, Connectors | löschen, nach der Transportregel |
| Transportregel für die Markierung | Exchange Admin Center, Nachrichtenfluss, Regeln | löschen |
| Verbindungsfilter mit unserer Adresse | Defender-Portal, Richtlinien, Anti-Spam | Adresse entfernen |
Haben Sie RejectDirectSend auf unsere Empfehlung hin eingeschaltet, entscheiden Sie selbst, ob es bleibt. Es ist unabhängig von Conbool sinnvoll.
4. Entra-Anwendungen entziehen
Conbool nutzt bis zu drei Registrierungen. Entziehen Sie sie im Entra-Portal unter Unternehmensanwendungen, indem Sie die jeweilige Anwendung löschen:
| Anwendung | Was sie konnte |
|---|---|
| Conbool Provisioner | Connector und Transportregel einrichten, Verzeichnis lesen |
| Conbool Mailbox Write | Nachrichten in Postfächern schreiben und löschen, Postfachregeln lesen |
| Conbool Backup | nur bei gebuchtem 365-Backup |
Nach dem Löschen hat Conbool keinen technischen Zugriff mehr auf Ihren Mandanten. Das gilt sofort, nicht erst nach Ablauf eines Tokens.
5. Ihre Daten bei uns
| Was | Frist |
|---|---|
| Nachrichtenverfolgung und Quarantäne | nach der von Ihnen eingestellten Aufbewahrung, längstens 30 Tage nach Vertragsende |
| Quarantänekopien und bereinigte Originale | mit der Ablaufverfolgung, dieselbe Frist |
| Konfiguration, Richtlinien, Listen | 30 Tage nach Vertragsende |
| Protokolle der Verwaltungshandlungen | wie im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbart |
| Archiv mit WORM-Frist | unverändert bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist, das ist der Zweck des Archivs |
Ein täglicher Lauf entfernt die Daten eines beendeten Vertrags nach Ablauf der Frist. Sie müssen dafür nichts tun und nichts anfordern.
6. Vorher: Ihre Daten mitnehmen
Bevor die Fristen greifen, exportieren Sie, was Sie behalten wollen:
- Nachrichtenverfolgung als CSV aus der Ablaufverfolgung, Zeitraum frei wählbar.
- Archiv über den Export des Archivmoduls, sofern gebucht.
- Konfiguration über das Konfigurationspaket in den Einstellungen.
Für einen vollständigen Datenexport außerhalb dieser Wege genügt eine Mail an den Support; er ist Teil des Vertrags und kostet nichts.
Was wir nicht tun
Wir halten keine Daten zurück, um einen Rückbau zu erschweren, und wir verlangen für den Export kein Entgelt. Es gibt keine Kündigungsfrist für den technischen Rückbau: Sie können den MX jederzeit umstellen, auch mitten in einer Vertragslaufzeit.