Protokoll und Nachweise in SecureFiles

SecureFiles schreibt zu jeder wesentlichen Aktion einen Eintrag ins Protokoll. Einträge werden angehängt, nicht geändert. Die Oberfläche bietet kein Ändern und kein Löschen von Einträgen.

Wo das Protokoll steht

• Das Audit-Protokoll im Menü SecureFiles zeigt alle Einträge des Mandanten.
• Auf der Seite einer Übertragung zeigt der Reiter Verlauf deren Einträge, für den Ersteller die neuesten 200. Die Adresse im Netz steht dort nicht.
• Die Übersicht von SecureFiles zeigt die letzten Einträge und verweist auf das Audit-Protokoll.

Wer es sehen darf

• Das Audit-Protokoll sieht, wer Audit-Log einsehen oder Alle Transfers im Mandanten verwalten hat. Der Export folgt denselben Rechten. Die Seite braucht außerdem die Freischaltung von SecureFiles.
• Die Seite Ereignisse und Anbindungen sieht, wer Einstellungen einsehen, Einstellungen verwalten oder Alle Transfers im Mandanten verwalten hat. Die Webhooks darauf sieht nur, wer API-Zugänge einsehen hat und das Modul freigeschaltet ist.

Zwei Quellen, Suchen und Exportieren

• Ereignisprotokoll: die Aktionen des Dienstes mit Zeitpunkt, Aktion, Akteur, Übertragung und, wo es passt, dem Pool.
• Downloads: die Abrufe je Empfänger und Datei, mit dem Status gestartet, abgeschlossen oder abgebrochen.

Die Filter heißen Quelle, Von, Bis, Aktion, E-Mail, Übertragungs-ID, Pool-ID und Status. Bis gilt bis zum Ende des Tages. Aktion und Pool-ID wirken nur auf das Ereignisprotokoll, Status nur auf die Downloads. Die E-Mail sucht als Teiltreffer. Zurücksetzen hebt alle Filter auf.

• CSV: mit Semikolon getrennt und mit einer Markierung für Excel. Bis zu 50.000 Zeilen. Ist die Liste größer, endet die Datei mit einer Zeile, die das sagt.
• PDF: bis zu 5.000 Zeilen. Ist die Liste länger, nennt das Dokument die Zahl der angezeigten Zeilen.
• Jeder Export schreibt selbst den Eintrag Protokoll exportiert mit Format, Quelle, Zeilenzahl und Filtern.

Was festgehalten wird

• Übertragungen: erstellt, hochgeladen, Link versendet, Passwort versendet, widerrufen, abgelaufen. Über das Add-in versendet, über die Schnittstelle angelegt. Geprüft, Richtlinienverstoß blockiert. Antworten und Posteingänge.
• Abrufe: heruntergeladen, in Nur-Ansicht angesehen, mit Wasserzeichen ausgeliefert. Bestätigungscode verschickt und angenommen, Konto mit zweitem Faktor bestätigt, gemerktes Gerät verifiziert. Besucher eines öffentlichen Links bestätigt, Abholung über die Schnittstelle.
• Pools: Pool erstellt, geändert, gelöscht. Dateien hochgeladen, verschoben, umbenannt, gelöscht, wiederhergestellt, durch eine neue Version ersetzt, ältere Version wieder aktuell. Ordner und Rechte am Ordner. Mitglieder und Gruppen hinzugefügt, entfernt, mit neuer Rolle oder befristet.
• Gäste: Gast eingeladen, Link erneuert, Bestätigungscode gesendet, Anmeldung im Pool, falsches Pool-Passwort. Schlüssel eines Gastes angelegt, geändert, ersetzt oder freigegeben.
• Schlüssel: der eigene Schlüssel über die Schnittstelle abgerufen, Poolschlüssel erneuert, Anwendungskennwort angelegt oder widerrufen. Das Anlegen oder Ändern des eigenen Schlüssels im Portal steht nicht im Protokoll.
• Regeln: angelegt, gelöscht, geändert mit den geänderten Feldern, Reihenfolge geändert mit den Namen in neuer Folge.
• Einstellungen: geändert mit den geänderten Spalten. Kontingente, Speicheranbindungen, CORS-Freigaben.
• Schutz angehoben: Ließ sich bei einem Versand aus dem Add-in eine Pflicht der Regel nicht umsetzen, etwa ein fehlendes Passwort, hebt der Dienst die Abrufstufe auf Konto mit zweitem Faktor an. Der Eintrag nennt die offenen Pflichten.

Adressen im Netz

Die Adresse, von der ein Abruf kommt, steht nicht im Klartext im Protokoll. Gespeichert wird ein Prüfwert, der sich nur mit einem Geheimnis des Servers bilden lässt. Im Export heißt die Spalte IP-Hash. Bei den Downloads steht in den Details zusätzlich die Kennung des Browsers.

Gelöschte Personen

• Eine Löschung nach DSGVO darf nur ausführen, wer das Recht DSGVO-Auskunft und -Löschung ausführen hat. Eine Auskunft hält der Eintrag DSGVO-Export fest.
• Offene Übertragungen an die Adresse werden widerrufen. Ihre Adresse in den Abrufen und im Protokoll wird durch einen Platzhalter ersetzt, der als Pseudonymisiert markiert ist.
• Gemerkte Geräte und Kontingente der Adresse werden gelöscht.
• Der Eintrag DSGVO-Löschung selbst nennt die Adresse noch im Klartext.

Ereignisse und Anbindungen

Die Seite Ereignisse und Anbindungen zeigt die Webhooks, die Ereignisse von SecureFiles an andere Systeme weitergeben, mit ihrem Zustand. Dazu kommen der Katalog der Ereignistypen und Vorlagen für n8n und Power Automate.

• Ein Ereignistyp hat die Form securefiles.Aktion, etwa securefiles.uploaded. Die Aktion entspricht dem Eintrag im Protokoll. Die Auswahl gliedert sich in Übertragung, Eingänge, Prüfung, Pool, Schnittstelle und Ablage.
• Die Webhooks sind dieselben wie unter Einstellungen, Anbindungen. Diese Seite zeigt sie beim Produkt SecureFiles.

Gut zu wissen

• Das Protokoll gehört zu einem Mandanten. Jeder sieht nur die Einträge seines Mandanten.
• Wer exportiert, hinterlässt selbst einen Eintrag. So bleibt auch ein abgebrochener Export nachvollziehbar.

Die Regeln und Einstellungen, deren Änderungen hier stehen, erklärt die Seite Regeln und Schutz. Zurück zur SecureFiles-Übersicht.