Gewohnheiten je Postfach

Eine Mail an christane@kunde.de statt an christiane@kunde.de geht an einen Fremden oder an niemanden. Die Domäne stimmt, deshalb fällt der Fehler bei der Prüfung auf ähnliche Domänen nicht auf. Dafür muss MailGuard wissen, an wen das einzelne Postfach sonst schreibt. Genau das lernt MailGuard, wenn Sie Gewohnheiten je Postfach einschalten.

Damit erkennt MailGuard im Postausgang:

• Vertippte Empfänger. Die Adresse ist dem Postfach neu, unterscheidet sich aber nur um ein Zeichen von einer Adresse, an die es schon mehrfach geschrieben hat.
• Vertrauliches an eine neue Domäne. Die Nachricht enthält eine Kartennummer, mehrere Bankverbindungen oder Unterlagen über eine Person, etwa eine Gehaltsabrechnung oder einen Arztbrief, und geht an eine Domäne, an die Ihr Haus bisher nicht geschrieben hat.

Rechnungen, Angebote und Verträge an neue Kunden gelten nicht als vertraulich in diesem Sinn. Sie gehen ohne Rückfrage hinaus.

Vor dem Einschalten

MailGuard wertet aus, wer an wen schreibt. Das betrifft Ihre Beschäftigten. Klären Sie deshalb vorher:

1. Mitbestimmung. Gibt es einen Betriebs- oder Personalrat, muss er zustimmen. Eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten von Beschäftigten zu erfassen, ist mitbestimmungspflichtig.
2. Information der Beschäftigten. Informieren Sie die Beschäftigten, zum Beispiel in der Datenschutzinformation für Beschäftigte. Den Mustertext finden Sie unten.
3. Schwellwertanalyse. Prüfen Sie, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen. Die Vorlage finden Sie unten.

Conbool verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Sie bleiben Verantwortlicher.

Einschalten

1. Öffnen Sie Einstellungen → MailGuard, Reiter Versenden.
2. Schalten Sie in der Karte Gewohnheiten je Postfach den Schalter Lernen ein.
3. Bestätigen Sie im Fenster, dass die Mitbestimmung geklärt und die Beschäftigten informiert sind, und klicken Sie auf Einschalten.

Conbool speichert, wer bestätigt hat und wann. Die Karte zeigt es unter dem Schalter.

Ein Postfach wird erst geprüft, wenn MailGuard es 14 Tage lang und mit mindestens 20 Mails kennt. Vorher gibt es für dieses Postfach keine Hinweise auf vertippte Empfänger. Vertrauliches an neue Domänen erkennt MailGuard vom ersten Tag an.

Stufen

Unter Möglicher Fehlversand je Postfach legen Sie fest, was bei einem Treffer geschieht:

Beginnen Sie mit Nur zählen oder Melden und wechseln Sie zu Absender fragen, wenn die Hinweise passen.

Geht die Mail über das Portal oder als verschlüsselte PDF hinaus, kann MailGuard sie nicht anhalten, weil die Einladung sofort verschickt würde. In der Stufe Absender fragen weist MailGuard einen solchen Empfänger deshalb ab. Der Absender bekommt eine Unzustellbarkeitsmeldung mit dem Grund und kann die Adresse korrigieren.

Was der Absender sieht

Die Hinweismail nennt den Empfänger, den Betreff, den Grund und die Frist. Beim Tippfehler steht die bekannte Adresse dabei, an die der Absender sonst schreibt. Über den Knopf öffnet sich eine Seite mit Senden und Verwerfen. Ohne Entscheidung wird die Mail für diesen Empfänger nach Ablauf der Frist verworfen, und der Absender bekommt einen Hinweis. Die Frist stellen Sie in der Karte Schutz beim Versenden ein.

Verwalter sehen angehaltene Mails auf der Quarantäneseite unter Ausgehend, Reiter Empfänger prüfen, und können sie dort ebenfalls freigeben oder verwerfen.

Was MailGuard speichert und was nicht

MailGuard speichert je Postfach:

• Kontakte als Prüfwerte (Hashwerte mit einem geheimen Schlüssel je Mandant), nicht als Adresse, mit der Zahl der Mails je Richtung,
• Prüfwerte der Schreibweisen dieser Kontakte, damit ein Tippfehler ohne Klartext erkennbar ist,
• Tageszähler: Zahl der Mails und Empfänger, Uhrzeiten nach Stunden, Arten der Anhänge.

MailGuard speichert keine Inhalte, keine Betreffs und keine Adressen im Klartext. Es gibt keine Seite und keinen Bericht, der zeigt, wann oder wie viel eine Person schreibt oder mit wem. Verwalter sehen nur einzelne Vorfälle mit ihrem Grund.

Auf einer Conbool Box bleiben alle Daten auf der Box.

Löschfristen

Die Löschung läuft täglich.

Abschalten

Schalten Sie Lernen in der Karte aus. Die Prüfung je Postfach endet sofort, die gelernten Werte werden nach 7 Tagen gelöscht. Schalten Sie innerhalb dieser 7 Tage wieder ein, macht MailGuard mit dem Gelernten weiter.

Mustertext für die Information der Beschäftigten

Passen Sie den Text an Ihr Haus an und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

Schutz vor Fehlversand im E-Mail-Ausgang

Zum Schutz vor Fehlversand, übernommenen Konten und Betrug prüft unser E-Mail-Dienst ausgehende Nachrichten. Dazu lernt er je Postfach, an welche Empfänger es schreibt.

Welche Daten: Zeitpunkte, Mengen, Arten der Anhänge und Empfängerkreis je Postfach. Empfängeradressen werden nur als verschlüsselter Prüfwert gespeichert, nicht im Klartext.

Was nicht: Inhalte und Betreffs von Nachrichten fließen nicht ein. Leistung oder Verhalten einzelner Beschäftigter werden nicht ausgewertet. Es gibt keine Auswertung, wer wann wie viel oder mit wem schreibt.

Wer sieht was: Die Administration sieht nur einzelne Vorfälle mit dem Grund, zum Beispiel „Empfänger möglicherweise vertippt“, keine Verläufe oder Profile einer Person.

Was bei einem Vorfall geschieht: [Je nach Stufe: Die Nachricht geht hinaus und die Administration wird informiert / Die Nachricht wartet für den betroffenen Empfänger, bis Sie per Link entscheiden, ob sie hinausgeht.]

Löschfristen: Tageszähler nach 42 Tagen, Kontakte nach 13 Monaten ohne Post, alles 7 Tage nach dem Abschalten.

Rechtsgrundlage: Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO), berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und § 26 BDSG. [Betriebsvereinbarung vom …, falls vorhanden.]

Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch. Wenden Sie sich an [Ansprechstelle, Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter des Unternehmens].

Dienstleister: Die Prüfung erfolgt durch die Conbool GmbH als Auftragsverarbeiter [bei einer Conbool Box: auf unserem eigenen Server].

Der Text sagt „verschlüsselter Prüfwert“, weil das für Beschäftigte verständlicher ist als „Hashwert mit Salz“. Gemeint ist dasselbe.

Vorlage: Schwellwertanalyse

Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, entscheiden Sie als Verantwortlicher. Die Vorlage folgt den neun Kriterien der Leitlinien WP 248 der Datenschutzbehörden. Die Spalte Einschätzung Conbool beschreibt die Funktion, die Spalte Ihr Haus ergänzen Sie.

Ergebnis. Die Kriterien 6 und 7 sind erfüllt, Kriterium 3 teilweise. Nach WP 248 spricht das Zusammentreffen von zwei Kriterien in der Regel für eine Folgenabschätzung. Dagegen stehen die Maßnahmen: Prüfwerte statt Adressen, keine Inhalte, keine Personenansicht, kurze Fristen, Zweck allein Sicherheit. Wir empfehlen eine kurze Folgenabschätzung, wenn Sie mehr als [eine von Ihnen festgelegte Zahl] Postfächer schützen oder einen Betriebsrat haben. Beschreibung der Verarbeitung, Zweck, Risiken und Maßnahmen können Sie aus dieser Seite übernehmen.