E-Mail-Pflichtangaben rechtssicher einbinden
Gesetzliche Pflichtangaben nach § 37a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG gehören in jede geschäftliche E-Mail. Zentral gepflegt, automatisch angehängt.
Geschäftliche E-Mails deutscher Unternehmen unterliegen einer Impressumspflicht. Fehlen die gesetzlichen Pflichtangaben, drohen Abmahnungen und ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro. Die zentrale Verwaltung stellt sicher, dass jede ausgehende Nachricht die Angaben trägt.
Welche Angaben Pflicht sind
Die Pflichtangaben richten sich nach der Rechtsform:
- Nach § 37a HGB nennen eingetragene Kaufleute, OHG und KG die Firma, den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer.
- Nach § 35a GmbHG kommen bei der GmbH die Geschäftsführer hinzu, bei bestehendem Aufsichtsrat dessen Vorsitzender.
- Nach § 80 AktG gelten für die Aktiengesellschaft die Vorstandsmitglieder, der Vorsitzende des Vorstands sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats.
Die Angaben gelten für externe geschäftliche E-Mails wie für klassische Geschäftsbriefe.
Firmendaten zentral pflegen
Die Rechtsdaten werden einmal zentral hinterlegt, nicht pro Nutzer. Im Portal unter Einstellungen im Bereich Disclaimer stehen dafür Felder bereit:
- Firmenname, Adresse, zentrale Telefonnummer und Website
- Handelsregister und Registernummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Vertretungsberechtigte Personen
- zuständige Aufsichtsbehörde
- zusätzliche Rechtstexte
Jedes Feld ist als Platzhalter in Vorlagen einsetzbar, etwa der Handelsregister-Eintrag oder der Rechtstext.
Firmendaten speisen die gesetzlichen Pflichtangaben.
Einbindung in die Vorlage
In der Signatur-Vorlage werden die Firmendaten als account-Platzhalter eingefügt, die Absenderdaten als user-Platzhalter. Der Editor fügt sie per Auswahl ein, siehe Signatur erstellen. Über Regeln und Zuweisung greift der vollständige Disclaimer bei externen Empfängern, während interne Nachrichten eine kurze Signatur erhalten.
Datenschutz- und Vertraulichkeitshinweis
Neben den Pflichtangaben lassen sich ein Datenschutzhinweis mit Verweis auf die Datenschutzerklärung und ein Vertraulichkeitshinweis anhängen. Ein Vertraulichkeitshinweis hat in Deutschland begrenzte rechtliche Wirkung, dient aber als Indiz für den Geheimhaltungswillen. Als rechtlicher Hinweis lässt er sich gezielt nur externen Empfängern zuweisen.
Nachweis und Aktualität
Änderungen an Firmendaten wirken sofort für alle Nutzer, ohne Eingriff am Endgerät. Jede Anpassung einer Vorlage wird revisionssicher protokolliert. Der Audit-Trail nach Art. 30 DSGVO belegt gegenüber Prüfern, wann welcher Disclaimer aktiv war. Die rechtliche Pflichtangabe ist von der kryptografischen Signatur zu trennen, für signierte und verschlüsselte Nachrichten siehe SecureMail.