Archivieren bei einem Hoster ohne Serverzugriff

Die üblichen Wege ins Archiv setzen voraus, dass Sie am Mailserver etwas einstellen dürfen: eine Journalregel in Exchange oder Microsoft 365, eine BCC-Regel in Postfix oder mailcow. Bei einem Shared-Hoster wie All-Inkl, IONOS oder Strato haben Sie diesen Zugriff nicht. Die Postfachverwaltung dort kennt Weiterleitungen, aber keine Regel, die von jeder ausgehenden Nachricht eine Kopie erzeugt.

Diese Seite beschreibt den Weg, der ohne Serverzugriff auskommt.

Was womit erfasst wird

Der Mailfluss zerfällt in drei Teile, und sie werden unterschiedlich erfasst.

Eingehende Post läuft über den MX. Zeigt der MX auf Conbool, ist alles Eingehende erfasst, unumgehbar und ohne Zutun des Anwenders. Die Zustellung geht danach per Relay an den Hoster zurück. MailGuard, Ablaufverfolgung und der Notfallbetrieb hängen an demselben Schritt.

Ausgehende Post verlässt den Hoster direkt. Conbool sieht sie nicht, denn ein Shared-Hoster lässt sich nicht auf einen fremden Smart-Host umstellen. Erfasst wird sie über eine Kopie, die das Mailprogramm selbst mitschickt.

Interne Post zwischen zwei Postfächern desselben Hosters wird lokal zugestellt und sieht keinen MX. Sie wird über denselben Weg erfasst wie die ausgehende.

Eingehend: MX auf Conbool

Legen Sie die Domäne im Portal an und stellen Sie den MX-Eintrag auf den Wert, den der Einrichtungsassistent nennt. Als Zustellziel tragen Sie den Posteingangsserver Ihres Hosters ein, bei All-Inkl also die Adresse der Form w0123456.kasserver.com.

Ein Punkt, den Sie beim ersten Testkunden messen sollten: viele Shared-Hoster stellen Nachrichten zwischen zwei Postfächern auf demselben System lokal zu, ohne den MX zu befragen. Diese Nachrichten sehen weder MailGuard noch das Archiv über den Mailweg. Der Abschnitt unten fängt sie auf.

Ausgehend und intern: Kopie aus dem Mailprogramm

Im Archiv legen Sie unter Verwaltung, Quellen eine Quelle mit der Art Kopie per BCC an und geben sie mit An Mailprogramme frei. Damit gibt die Richtlinie die Ingestion-Adresse an gekoppelte Mailprogramme heraus, und das Conbool-Add-on für Thunderbird setzt sie beim Senden als unsichtbare Kopie.

Erfasst sind damit alle Nachrichten, die aus diesem Mailprogramm hinausgehen, auch die an Kollegen im selben Haus.

Nicht erfasst sind: Nachrichten aus dem Webmail des Hosters, Nachrichten vom Handy, Nachrichten von einem Rechner ohne das Add-on und die verdeckten Empfänger einer Nachricht, denn im Kopf steht nur, was sichtbar adressiert wurde.

Sagen Sie das Ihren Anwendern, bevor jemand annimmt, das Archiv sei lückenlos. Wo Vollständigkeit zugesichert werden muss, führt an einem Mailserver mit eigener Regel oder an einem Umzug der Postfächer kein Weg vorbei.

Rollout ohne Handarbeit

Ab etwa zehn Postfächern lohnt die Unternehmensrichtlinie. Der Einrichtungsassistent erzeugt sie unter Mailprogramme koppeln als fertige policies.json mit eingesetztem Kopplungscode.

Die Datei gehört auf jeden Rechner:

• Windows: C:\Program Files\Mozilla Thunderbird\distribution\policies.json
• Linux: /etc/thunderbird/policies/policies.json
• macOS: /Applications/Thunderbird.app/Contents/Resources/distribution/policies.json

Sie erzwingt die Erweiterung, der Anwender kann sie nicht deinstallieren, und sie koppelt sich beim ersten Gebrauch selbst. Niemand tippt einen Code ab. Der Kopplungscode gilt sieben Tage und lässt sich auf beliebig vielen Rechnern einlösen; jeder Rechner bekommt ein eigenes Token und lässt sich einzeln widerrufen.

Die Lücken im Blick behalten

Unter Verwaltung, Statistik und Systemstatus steht Stille Postfächer: je zugeordnetem Postfach der letzte Eingang im Archiv, getrennt nach gesamt und ausgehend. Auffällig wird ein Postfach nach 14 Tagen ohne Nachricht, still nach 30 Tagen oder wenn nie eine kam.

Das ist die Stelle, an der ein deinstalliertes Add-on auffällt, bevor jemand die fehlende Nachricht sucht. Sehen Sie dort regelmäßig nach; ein Postfach im Urlaub und ein abgeschaltetes Add-on sehen in den Zahlen gleich aus, den Unterschied kennen nur Sie.

Altbestand übernehmen

Was vor der Einrichtung liegt, kommt über den Import: eine .mbox-Datei oder ein ZIP mit .eml-Dateien aus dem Profil des Mailprogramms, eine .pst aus Outlook. Der Import steht unter Verwaltung, Quellen und Migration.

Was auf diesem Weg nicht geht

Ausgehende Verschlüsselung, Signatur und Disclaimer setzen voraus, dass die Nachricht durch das Gateway läuft. Bei einem Shared-Hoster tut sie das nicht. Für diese Module braucht es einen Mailserver, dessen Postausgang sich umstellen lässt, oder Postfächer an anderer Stelle.