Volltextsuche, Zugriff und Vier-Augen-Prinzip
Volltextsuche über den Archivbestand, geregelter Zugriff auf fremde Postfächer, Break-Glass und Vier-Augen-Prinzip für sensible Freigaben.
Der gesamte Archivbestand ist im Volltext durchsuchbar. Wer welche Postfächer sehen darf, ist geregelt, und sensible Freigaben verlangen eine zweite Person.
Volltextsuche im Archiv
Die Volltextsuche erfasst Betreff, Inhalt, Postfach, Empfängeradresse und Anhänge. Filter grenzen nach Zeitraum, Postfach, Richtung, Größe, Absender und Anhang ein. Zu jedem Treffer gibt es eine Vorschau. Einzelne Nachrichten lassen sich ins Postfach wiederherstellen oder als EML- beziehungsweise MBOX-Datei exportieren. Auch vormals verschlüsselte Nachrichten sind auffindbar, weil Archiv den entschlüsselten Klartext ablegt. Zur Verschlüsselung siehe SecureMail-Zertifikate. Die Spalte Aufbewahrung bis zeigt das Fristende je Nachricht, mehr unter Aufbewahrung und WORM.
Revisionssichere Recherche im Archiv.
Zugriff auf fremde Postfächer
Standardmäßig sieht jedes Mitglied nur die Nachrichten des eigenen Postfachs. Darüber hinaus vergeben Inhaber und Administratoren Zugriffsberechtigungen, wahlweise auf ein bestimmtes Postfach, eine Abteilung oder das gesamte Archiv, befristet und mit Begründung. Grundlagen zu Rollen zeigt Nutzer und Rollen.
Vier-Augen-Prinzip und Break-Glass
Das Vier-Augen-Prinzip legt fest, wann eine Freigabe zusätzlich von einer zweiten berechtigten Person bestätigt werden muss: bei jeder Freigabe, ab einer Anzahl Nachrichten, bei Zugriff auf fremde Postfächer oder gar nicht. Es greift, sobald der Mandant mindestens zwei Personen mit Freigaberecht hat. Gibt es nur eine berechtigte Person, wird die Freigabe im Break-Glass-Fall sofort vollzogen und als solche protokolliert. Betroffen sind der Export, das Aufheben eines Legal Hold und Änderungen an den Archiv-Einstellungen.
Fälle, Sperren und Freigaben für Prüfungen.
Legal Hold mit Gruppen-Picker
Beim Setzen einer Sperre im eDiscovery-Bereich lässt sich der Geltungsbereich wählen, wahlweise das gesamte Archiv, ein Postfach oder eine Gruppe. Der Gruppen-Picker zeigt bestehende Gruppen und zusätzlich virtuelle Einträge aus dem Verzeichnis, nämlich Abteilungen und verifizierte Domänen. Die Einträge sind durchsuchbar und bis zur Mitgliederliste aufklappbar. Wird die Sperre auf einen Verzeichnis-Eintrag gesetzt, entsteht daraus automatisch eine verwaltete Gruppe, die von da an wie jede andere Gruppe gepflegt wird. Wo Gruppen sonst entstehen, zeigt Gruppen und Organisation.
Zugriffe protokollieren
Freigaben, Rechtssicherungen und die Stilllegung werden immer unveränderbar protokolliert. Lesende Zugriffe, also Suche, Vorschau und Download, hält ein separates Zugriffsprotokoll fest. Es ist standardmäßig aus, da ein lückenloses Leseprotokoll in Deutschland meist der Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG unterliegt. Wie Nachweise geführt werden, zeigt Löschkonzepte.