E-Mail-Signatur ohne Umstellung des Mailwegs

Nicht jedes Unternehmen möchte seinen Mailverkehr über einen weiteren Dienstleister leiten. Für diesen Fall lässt sich die zentrale Signaturverwaltung allein über das Outlook-Add-in nutzen. Die Nachrichten bleiben vollständig in Microsoft 365, die Vorlagen und ihre Zuweisung liegen weiter zentral in der Verwaltungsoberfläche.

Was dabei anders ist

Im regulären Betrieb hängt der Server die Signatur beim Versand an. Ohne Mailweg übernimmt das Add-in diese Aufgabe im Postfach: beim Verfassen einer Nachricht setzt es die freigegebene Signatur, bei Antworten und Weiterleitungen die dafür hinterlegte Fassung. Der Inhalt der Nachricht verlässt Microsoft 365 zu keinem Zeitpunkt.

Voraussetzungen

• Microsoft 365 mit verbundener Entra ID. Über diese Verbindung erkennt das Add-in den Mandanten und füllt die Platzhalter aus dem Verzeichnis.
• Zentrale Bereitstellung des Add-ins über das Microsoft 365 Admin Center. Nur zentral zugewiesene Add-ins setzen die Signatur ohne Klick.
• Outlook als Mailprogramm, im Web, auf Windows, auf dem Mac und auf dem Smartphone.

Nicht nötig sind eine MX-Umstellung, ein SPF-Eintrag auf Conbool, ein DKIM-Schlüssel von Conbool und eine Installation im eigenen Haus.

Domäne freischalten

Die Domäne wird ohne Zustellrechte registriert. Es genügt der Nachweis, dass sie dem Mandanten gehört.

1. In den Einstellungen den Bereich Disclaimer öffnen und dort die Add-in-Bereitstellung wählen.
2. Unter „Domäne ohne Mailweg“ die Domäne eintragen und freischalten.
3. Ist die Domäne im verbundenen Microsoft-365-Mandanten bereits verifiziert, ist der Nachweis damit erbracht und es fällt kein DNS-Eintrag an. Andernfalls wird ein TXT-Eintrag geprüft, den die Oberfläche mit Name und Wert anzeigt.

Eine so freigeschaltete Domäne ist ausschließlich für das Add-in gültig. Sie erlaubt keine Zustellung über Conbool und verändert weder SPF noch DKIM noch den MX-Eintrag.

Einrichtung in fünf Schritten

1. Entra ID verbinden und das Verzeichnis synchronisieren.
2. Domäne wie oben freischalten.
3. Vorlagen im Signatur-Editor anlegen und für das Add-in freigeben.
4. Postfächer in der Lizenzverwaltung zuweisen.
5. Add-in über das Admin Center ausrollen.

Signatur bei Antworten

Für Antworten und Weiterleitungen stehen drei Möglichkeiten bereit: dieselbe Signatur wie bei der ersten Nachricht, keine Signatur, oder eine eigene kurze Vorlage je Sprache. Fehlt für eine Sprache die kurze Vorlage, bleibt es dort bei der vollständigen Signatur. Wird nichts angefügt, bleibt eine im Postfach eingerichtete eigene Signatur unberührt.

Grenzen dieser Betriebsart

Diese Punkte gehören vor der Entscheidung auf den Tisch:

• Keine Durchsetzung. Die Signatur entsteht im Postfach und lässt sich dort löschen oder verändern. Wer eine unveränderliche Zeile auf jeder ausgehenden Nachricht braucht, etwa für Pflichtangaben nach § 37a HGB, braucht den serverseitigen Weg.
• Nur Outlook. Andere Mailprogramme und Geräte, die direkt über Microsoft 365 senden, bekommen keine Signatur.
• Nur Postfächer in Exchange Online. Das Add-in meldet sich mit einem von Microsoft ausgestellten Token an und setzt die Signatur über eine Ereignisverarbeitung, die es in Exchange on-premises nicht gibt. Für Postfächer im eigenen Haus führt der Weg über einen Sendeconnector, siehe Exchange on-premises anbinden. In einer Hybridumgebung gilt die Unterscheidung je Postfach.
• Keine Regeln, Banner und Kampagnen. Das Regelwerk mit Bausteinen für Banner, Kampagne und Rechtstext, mit Zeiträumen und Empfängerbedingungen, wertet der Server aus. Über das Add-in stehen Signaturvorlagen je Sprache samt Gruppensichtbarkeit und Vorlagenwahl je Postfach zur Verfügung.
• Eingehende Nachrichten bleiben unberührt. Ohne Mailweg gibt es keine Bearbeitung eingehender Post.

Datenschutz

Nachrichteninhalte werden in dieser Betriebsart nicht an Conbool übertragen. Verarbeitet werden die Verzeichnisdaten, die die Platzhalter füllen, also Name, Funktion, Telefonnummer und vergleichbare Angaben aus Entra ID, sowie die Absenderadresse beim Abruf der Signatur. Bilder in einer Signatur werden beim Empfänger von den Conbool-Servern nachgeladen.

Später doch über den Mailweg

Der Wechsel ist ohne Neuaufbau möglich. Wird die Domäne später regulär eingerichtet, übernimmt der Server die Signatur, und das Add-in bleibt als Vorschau und Vorlagenwahl bestehen. Doppelte Signaturen entstehen dabei nicht: eine Nachricht, an der das Add-in bereits gearbeitet hat, wird serverseitig nicht noch einmal bearbeitet.

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