Regeln und Schutz für Versand, Abruf und Pools

Eine Regel bestimmt, wer für welche Art der Freigabe senden darf und welche Vorgaben dabei gelten. Die Vorgaben für alle Übertragungen des Mandanten stehen auf der Seite Schutz. Der Server prüft beides bei jedem Versand, nicht nur das Formular.

Was eine Regel ist

Ohne passende Regel ist der Versand gesperrt. Jede Regel hat eine Geltung, also den Kreis der Absender, für den sie gilt:

• Alle Benutzer: jeder Absender des Mandanten.
• Benutzer: genau eine Adresse, ohne Unterschied zwischen Groß- und Kleinschreibung.
• Gruppe: alle Mitglieder einer Gruppe des Mandanten. Die Regel merkt sich die Kennung der Gruppe, so bleibt eine umbenannte Gruppe dieselbe.
• Domäne: alle Absender mit einer Adresse dieser Domäne. Eine Unterdomäne ist eine andere Domäne.

Eine Domäne lässt sich nur wählen, wenn der Mandant sie nachgewiesen hat. Für jede Geltung gibt es genau eine Regel. Die Geltung Alle Benutzer gibt es je Mandant nur einmal.

Reihenfolge und welche Regel gewinnt

Oben in der Liste steht die erste Regel. Gilt ein Absender für mehrere Regeln, gewinnt die erste passende, die für die gewählte Art eingeschaltet ist.

• Eine neue Regel steht oben. Mit Nach oben und Nach unten ändert man die Reihenfolge. Der Server übernimmt nur eine vollständige Reihenfolge.
• Eine inaktive Regel wird nicht ausgewertet.
• Jede Art hat einen eigenen Schalter: Adressiert, Öffentlicher Download, Sicherer Posteingang und Pool. Ist der Schalter der Art aus, greift die nächste passende Regel.
• Für Dateien in einem Pool oder Posteingang gilt die Regel, unter der die Freigabe entstanden ist. Gibt es sie nicht mehr, gilt die erste passende Regel.

Der Assistent zum Anlegen

Auf der Seite Regeln öffnet Regel hinzufügen den Assistenten. Die Leiste oben springt zu jedem Schritt:

1. Grundlagen: Name, Aktiv oder Deaktiviert, Geltungsbereich und Empfängerdomains, Alle Domains oder Bestimmte Domains.
2. Dateien: Größe je Datei, Dateitypen nach Kategorien oder eigenen Endungen, Archive prüfen.
3. Empfänger: die Art Adressiert mit Abrufstufe, Schutzprofil und Passwort-Pflicht.
4. Download: die Art Öffentlicher Download mit Links, Passwort, Bestätigung des Besuchers und Aufbewahrung.
5. Posteingang: die Art Sicherer Posteingang mit Passwort, Ende-zu-Ende, den Angaben zum Einsender und den Grenzen.
6. Pool: die Art Pool in vier Abschnitten: Sicherheit, Zugang, Aufbewahrung und Grenzen, dazu die Gäste.
7. Abschluss: die Zusammenfassung mit Ändern je Teil und dem Knopf zum Speichern.

Die Schritte Empfänger, Download, Posteingang und Pool enden mit der Karte Gilt außerdem. Sie nennt, was aus anderen Schritten für diese Art mitgilt, etwa Größe je Datei und Dateitypen aus dem Schritt Dateien, und springt mit einem Klick dorthin.

Beim Bearbeiten beginnt der Assistent in der Zusammenfassung, und man kann aus jedem Schritt speichern. Ohne eingeschaltete Art lässt sich die Regel nicht speichern. Duplizieren übernimmt die Werte einer Regel. Name und Geltung setzt man neu.

Was eine Regel vorgeben kann

Abruf und Aufbewahrung

• Abrufstufe des Empfängers (Art Adressiert): Nur der Link, Link und Bestätigungscode per E-Mail oder Konto mit zweitem Faktor. Sie gilt für benannte Empfänger. Öffentliche Links und der Posteingang bleiben beim Link. Siehe Empfänger-Authentifizierung.
• Abrufe je Empfänger: eine Vorbelegung und eine Obergrenze, die der Absender nicht überschreiten kann.
• Ablauf: die Aufbewahrung je Art. Danach ist der Abruf gesperrt und die Datei wird gelöscht. Unbegrenzt gilt nur, wenn die Regel es erlaubt. Ohne Angabe der Regel gilt die Vorgabe des Mandanten.
• Bestätigung des Besuchers: Wer einen öffentlichen Link öffnet, bestätigt seine Adresse mit einem Code. Der Absender sieht, wer abgerufen hat.

Passwort und Verschlüsselung

• Passwort-Pflicht: Ohne Passwort lehnt der Server den Versand ab. Im Pool gilt sie nicht, dort ist die Einladung der Zugang.
• Ende-zu-Ende je Art: Versand an Empfänger, öffentliche Links, Pools und Posteingang lassen sich getrennt vorschreiben. Der Mandant muss Ende-zu-Ende auf der Seite Schutz erlauben, sonst lehnt der Server ab. Der Posteingang verlangt einen eigenen Schlüssel des Erstellers. Siehe Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Wasserzeichen je Abruf: PDF, PNG und JPEG tragen Empfänger, Zeitpunkt und Kennung. Siehe Wasserzeichen.
• Nur-Ansicht: Empfänger sehen gestempelte Seitenbilder und rufen keine Datei ab. Siehe Nur-Ansicht.
• Passwort per separater Mail ist nur möglich, wenn die Regel es erlaubt. Antwort mit Dateien setzt die Regel als Vorgabe.

Ende-zu-Ende, Wasserzeichen und Nur-Ansicht schließen sich aus. Das Formular schaltet den jeweils anderen Schalter ab, und der Server lehnt einen Versand ab, der beides verlangt.

Dateien und Bedingungen

• Größe je Datei und Dateitypen: Eine Regel kann eine eigene Höchstgröße setzen, der Server prüft sie zusätzlich zur Vorgabe des Mandanten. Eine Regel mit Endungen lässt nur diese zu.
• Empfängerdomains: Eine Regel mit eigener Liste erlaubt genau diese Domänen.
• Bedingungen (Art Adressiert): Wenn die Empfänger, eine Gesamtgröße in MB, bestimmte Endungen oder die Vertraulichkeit des Absenders zutreffen, gilt mindestens eine Schutzstufe, ein Passwort, das Wasserzeichen oder die Nur-Ansicht. Es gilt immer die höchste Anforderung aus Mandant, Regel, Bedingungen und der Wahl des Absenders. Bedingungen zu Empfängern gelten nur für benannte Empfänger.
• Weitere Vorgaben: ob der Absender die Stufe anheben darf, das Merken eines Geräts und der Bestätigungscode.

Pools und Gäste

• Zweiter Faktor für Pools: Die Pools dieser Regel öffnen sich nur nach Anmeldung mit Authenticator-App. Der Eigentümer kann das nicht abschalten.
• Nur-Ansicht für Betrachter verlangen: Betrachter sehen Dateien nur als Ansicht mit Wasserzeichen und laden nichts herunter. Neue Pools starten so, und kein Eigentümer schaltet es ab. Die Vorgabe lässt sich nicht zusammen mit Ende-zu-Ende für Pools setzen und nur wählen, wenn die Dienste für die Nur-Ansicht eingerichtet sind.
• Zugang der Mitglieder: eine Höchstdauer. Danach sehen eingeladene Personen den Pool nicht mehr, ihre Dateien bleiben darin. Der Eigentümer ist ausgenommen.
• Nur interne Mitglieder: Mitglied wird nur, wer eine Adresse aus den nachgewiesenen Domänen der Organisation hat oder ihr schon mit einer anderen Rolle als Gast angehört. Das gilt für jede neue Einladung und beim Freigeben an eine Gruppe. Bestehende Mitglieder bleiben.
• Papierkorb-Frist: Der Eigentümer entscheidet, oder die Regel gibt 1 bis 365 Tage fest vor. Neue Pools bekommen die Frist der Regel, und kein Eigentümer ändert sie.
• Höchste Größe eines Pools: Kein Pool der Regel wird größer. Die Grenze gilt beim Anlegen und bei jedem Hochladen, auch in bestehenden Pools.
• Höchste Zahl der Mitglieder: Mitglieder und Gäste zusammen. Die Grenze gilt für jede neue Einladung und für Gruppen.
• Gäste ohne Konto: Die Regel legt die Anmeldung fest, die höchste Rolle (Betrachter, Einsender oder Bearbeiter), die Höchstdauer und die Domänen. Gäste sind nur zulässig, wenn der Mandant sie auf der Seite Schutz erlaubt. Siehe Gäste in Pools.

Ein Pool, der vor einer Vorgabe entstand, behält seinen Stand, bis jemand ihn ändert. Die Einstellungen des Pools zeigen dann den eigenen Wert und nennen den der Regel.

Posteingang

• Höchstes Gesamtvolumen und höchste Zahl der Dateien: Obergrenzen für jeden Posteingang der Regel. Wer einen Posteingang anlegt, kann darunter bleiben. Eine höhere Angabe kürzt der Server beim Anlegen auf die Obergrenze, beim späteren Ändern lehnt er sie ab.

Die Seite Schutz

Die Seite Schutz erreicht man über den Knopf Schutz auf der Seite Regeln. Ansehen darf sie, wer die Einstellungen sehen darf, ändern nur, wer sie verwalten darf. Ist der zweite Faktor für den Mandanten vorgeschrieben, verlangt auch das Ändern eine Anmeldung damit.

Oben stehen Kacheln für Mindeststufe beim Abruf, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Gerät merken und Passwortrichtlinie. Darunter folgen die Abschnitte:

• Mindeststufe beim Abruf: Link genügt, Code per E-Mail oder Anmeldung mit zweitem Faktor. Eine Regel kann die Stufe nur anheben.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Der Schalter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erlauben gibt sie frei. Ohne ihn lehnt der Server Ende-zu-Ende ab, auch wenn eine Regel sie verlangt.
• Gäste in Pools: der Schalter Gäste in Pools erlauben. Ohne ihn gibt es keine Gäste.
• Gerät merken: Der Empfänger kann sein Gerät nach einer bestandenen Prüfung merken lassen, für diese Übertragung oder für alle an dieselbe Adresse. Regeln können das abschalten oder befristen.
• Passwortrichtlinie: Mindestlänge und Zeichenarten für alle Passwörter von Übertragungen. Eine Regel verlangt nur, dass ein Passwort gesetzt ist, sie ändert die Richtlinie nicht.
• Regeln: ein Verweis mit der Zahl der aktiven Regeln.

Änderungen übernimmt erst Speichern. Der Server schreibt nur die geänderten Einstellungen und hält sie im Protokoll fest.

Der Server setzt die Vorgaben durch

Beim Anlegen und Senden prüft der Dienst die Vorgaben selbst. Das gilt für den Versand aus dem Browser, aus einem Add-in und über die Schnittstelle gleichermaßen. Verletzt ein Versand eine Vorgabe, wird er mit einer Meldung abgelehnt, und die Meldung nennt die Regel.

Die Formulare für Pool und Posteingang zeigen die Vorgaben der Regel schon vor dem Speichern: gesperrte Schalter, Obergrenzen an den Feldern und einen Zähler der Mitglieder.

Grenzen

• Bei der Aufbewahrung und bei den Empfängerdomains ersetzt die Angabe der Regel die des Mandanten. Hat eine Regel eine Obergrenze für die Aufbewahrung, gilt sie statt der Vorgabe des Mandanten. Bei der Abrufstufe gilt dagegen immer die höhere Angabe.
• Die Freischaltung des Mandanten kann öffentliche Links und den Posteingang ausschließen. Dann hilft auch eine Regel nicht.

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