Arbeiten während des Ausfalls

Sobald der Notfallbetrieb greift, geht eine Meldung an die Verantwortlichen, und in der Anwendung erscheint ein Hinweis. Wer den Menüpunkt Notfallbetrieb öffnet, sieht ein Postfach mit drei Registern.

Empfangen

Alles, was während des Ausfalls eingegangen ist, an die eigenen Adressen. Aliasse zählen dazu.

Jede Nachricht lässt sich mit Betreff, Absender, Zeitpunkt und vollständigem Text lesen. Anhänge sind vorhanden und lassen sich einzeln herunterladen.

Sichtbar sind ausschließlich die eigenen Nachrichten. Es gibt keine Ansicht über fremde Postfächer, auch nicht für die Verwaltung.

Gesendet

Was während des Ausfalls aus der Notfallansicht heraus verschickt wurde.

Jede verschickte Nachricht geht zusätzlich als Blindkopie an die eigene Adresse, damit der Verlauf nach dem Ausfall im Postfach vollständig ist. Diese Kopie liegt allerdings in genau dem Postfach, das gerade steht, und hilft währenddessen nicht. Deshalb gibt es dieses Register: ohne es sieht niemand, wem er schon geantwortet hat, und schreibt im Zweifel doppelt.

Vorgeschichte

Die zugestellte Post der letzten Tage, also das, was vor dem Ausfall angekommen ist. Das hilft beim Wiederfinden einer Nachricht, an die man sich erinnert, die aber im ausgefallenen Postfach liegt.

Ob und woher die Vorgeschichte kommt, hängt an der Einstellung des Mandanten. Sie kann aus dem Zustellprotokoll stammen oder aus dem Archiv, sofern eines vorhanden ist. Aus dem Archiv reicht sie weiter zurück.

Suchen

Über allen drei Registern liegt ein Suchfeld. Es sucht in Betreff, Absender und Empfänger. Mehrere Wörter schränken gemeinsam ein, es findet also nur, was zu allen passt. Umlaute spielen keine Rolle, "Mueller" findet "Müller" und umgekehrt.

Während eines Ausfalls staut sich in wenigen Stunden, was sonst über Tage verteilt ankäme. Die Suche ist dann kein Komfort mehr.

Antworten, weiterleiten, schreiben

Antworten geht direkt aus der gelesenen Nachricht. Als Absender wird die Adresse verwendet, an die die ursprüngliche Nachricht ging, nicht die Anmeldeadresse. Betreff und Bezug werden gesetzt, der Verlauf bleibt beim Empfänger also zusammenhängend.

Weiterleiten hängt die ursprüngliche Nachricht als Datei an, samt allen Anhängen. Der Empfänger bekommt damit das Original und nicht eine Abschrift.

Neu schreiben ist der häufigste Fall im Ausfall, meist mit derselben Nachricht an mehrere Leute: das Mailsystem steht gerade, bitte über diese Adresse antworten. Das Empfängerfeld schlägt Adressen vor, sobald etwas getippt wird. Vorgeschlagen werden die Kolleginnen und Kollegen aus dem Verzeichnis sowie alle, mit denen bereits Post gewechselt wurde. Getippt werden kann jede beliebige Adresse, die Vorschläge sind ein Angebot und keine Einschränkung.

Der Versand läuft über den normalen Weg von Conbool. Haftungsausschluss, Signatur, Inhaltsprüfung und alle sonstigen Regeln des Mandanten greifen unverändert.

Was in der Notfallansicht nicht geht

• Kein Kalender, keine Kontakte, keine Aufgaben.
• Kein Zugriff auf den Nachrichtenbestand im ausgefallenen Postfach, abgesehen von der Vorgeschichte.
• Beim Schreiben und Antworten lassen sich keine Dateien anhängen. Der Grund ist die Nachvollziehbarkeit: was hier hinausgeht, entsteht in der Notfallansicht und liegt ausschließlich dort. Weitergeleitete Nachrichten behalten ihre Anhänge.
• Eine neue Nachricht geht an einen Empfänger. Für mehrere ist sie mehrfach zu schreiben.
• Die gelesene Nachricht lässt sich nicht als Ganzes als Datei speichern. Einzelne Anhänge schon.
• Ordner, Kennzeichnungen und Regeln gibt es nicht. Die Ansicht ist für Stunden gebaut, nicht für Wochen.