E-Mail-Signatur und Disclaimer im Editor erstellen

Signaturen, rechtliche Hinweise, Banner und Kampagnen entstehen als Vorlagen im visuellen Editor. Jede Vorlage besteht aus HTML-Inhalt und einer Plain-Text-Variante und lässt sich per Platzhalter dynamisch befüllen.

Vorlage anlegen

1. Im Portal unter Disclaimer den Bereich Vorlagen öffnen und „Vorlage hinzufügen“ wählen.
2. Name, Typ und Sprache festlegen. Als Typ stehen Signatur, rechtlicher Hinweis, Banner und Kampagne bereit. Der Typ bestimmt, an welcher Stelle der Nachricht die Vorlage später eingesetzt wird.
3. Gültigkeitsbereich wählen, etwa ausgehend an externe Empfänger.
4. Inhalt im Editor gestalten und speichern.

Vorlagen je Typ, Sprache und Gültigkeitsbereich.

Kampagnenvorlagen

Der Typ Kampagne ist für zeitlich begrenzte Inhalte gedacht, etwa einen Messehinweis, eine Produktankündigung oder einen Veranstaltungstermin. Eine Kampagnenvorlage wird wie jede andere Vorlage gestaltet und in der Regel als eigener Baustein gesetzt. Sie kennt alle drei Positionen und folgt dabei immer dem Baustein davor: oben unter dem Banner, unter der letzten Antwort direkt unter der Signatur.

Damit bleibt der Marketinginhalt von Signatur und Rechtstext getrennt. Eine ablaufende Kampagne wird über den Zeitraum des Bausteins beendet, die übrigen Bausteine laufen unverändert weiter. Die Zuweisung beschreibt Regeln und Zuweisung.

Der visuelle Editor

Der Editor arbeitet ohne HTML-Kenntnisse. Bausteine wie Tabellen, Bilder, Links, Social-Links, Meeting-Links und Trennlinien lassen sich einfügen. Bilder stammen aus dem Disclaimer-Speicher und werden direkt am Gateway gehostet.

Startvorlagen

Über die Schaltfläche Startvorlagen öffnet sich eine Auswahl fertiger Entwürfe. Angeboten wird nur, was zum eingestellten Vorlagentyp passt: 21 Signatur-Layouts, sechs Banner, sechs rechtliche Hinweise und acht Kampagnen. Die Signatur-Layouts unterscheiden sich nicht nur in der Anordnung, sondern auch in der Ausstattung, etwa mit Logo, mit Markenleiste, mit getönter Karte, mit Porträtfoto aus dem Verzeichnis, mit Netzwerksymbolen, mit Werbebanner oder als kompakte Fassung für Folgenachrichten.

Logo, Banner und Symbole kommen zunächst als neutrale Platzhalter aus der mitgelieferten Bildbibliothek und werden im Editor gegen die eigenen Motive getauscht. Kontaktzeilen gibt es in zwei Ausführungen: mit Buchstabenmarken, die auch in der Nur-Text-Fassung der Nachricht erhalten bleiben, oder mit Bildsymbolen. Eine Akzentfarbe lässt sich vor dem Einfügen wählen, die Vorschaukacheln zeigen sie sofort. Alle Entwürfe blenden leere Felder automatisch aus: Wer keine Mobilnummer im Verzeichnis hat, bekommt weder eine leere Zeile noch ein Symbol ohne Wert. Die rechtlichen Hinweise greifen auf die zentralen Firmendaten zu und decken GmbH, UG, Aktiengesellschaft, Einzelunternehmen und eingetragenen Verein ab.

Signaturen entstehen im visuellen Editor mit Platzhaltern.

Platzhalter und Variablen

Platzhalter füllen die Vorlage zur Laufzeit mit den Daten des jeweiligen Absenders. Zwei Gruppen stehen bereit:

• Nutzerdaten aus dem Verzeichnis: Anzeigename, Vorname, Nachname, Jobtitel, Abteilung, Standort, Telefon, Mobil, Fax, E-Mail und Foto. Quelle ist Microsoft Entra ID oder LDAP, inklusive Extension Attributes.
• Firmendaten aus der Konfiguration: Firmenname, Adresse, zentrale Telefonnummer, Website, Handelsregister, USt-IdNr., Vertretungsberechtigte und Rechtstext.

Fehlt ein Wert, entfernt die Option „Entfernen falls leer“ die betroffene Zeile automatisch, sodass keine Lücken entstehen. Firmendaten werden zentral unter Einstellungen gepflegt, siehe Pflichtangaben.

Schriften

Für konsistente Darstellung stehen E-Mail-sichere Schriften bereit, darunter Arial und Helvetica, Calibri, Times New Roman, Roboto sowie eine System-Sans-Serif. Größe, Farbe und Hervorhebung sind pro Textstelle einstellbar.

Plain-Text-Variante und Vorschau

Zu jeder Vorlage erzeugt der Editor automatisch eine Plain-Text-Variante für Nur-Text-Mails. Die Variante lässt sich bei Bedarf manuell überschreiben. Die Vorschau zeigt HTML und Text mit Beispieldaten. Ein Vorschau-Absender ersetzt die Nutzer-Platzhalter, sodass das Ergebnis vor der Aktivierung prüfbar ist.

Wann welche Vorlage greift, steuert die Zuweisung über Regeln. Zurück zur Kategorieübersicht zentrale E-Mail-Signaturen.