E-Mail-Signatur und Disclaimer im Editor erstellen
Eine E-Mail-Signatur erstellen im visuellen Editor: Platzhalter aus dem Verzeichnis, Schriften, Layouts und automatische Plain-Text-Variante.
Signaturen, rechtliche Hinweise und Banner entstehen als Vorlagen im visuellen Editor. Jede Vorlage besteht aus HTML-Inhalt und einer Plain-Text-Variante und lässt sich per Platzhalter dynamisch befüllen.
Vorlage anlegen
- Im Portal unter Disclaimer den Bereich Vorlagen öffnen und „Vorlage hinzufügen“ wählen.
- Name, Typ und Sprache festlegen. Als Typ stehen Signatur, rechtlicher Hinweis, Kampagne und Banner bereit.
- Gültigkeitsbereich wählen, etwa ausgehend an externe Empfänger.
- Inhalt im Editor gestalten und speichern.
Vorlagen je Typ, Sprache und Gültigkeitsbereich.
Der visuelle Editor
Der Editor arbeitet ohne HTML-Kenntnisse. Bausteine wie Tabellen, Bilder, Links, Social-Links, Meeting-Links und Trennlinien lassen sich einfügen. 15 vordefinierte Signatur-Layouts dienen als Startpunkt, etwa Logo links, Logo oben oder ein 2×2-Raster. Bilder stammen aus dem Disclaimer-Speicher und werden direkt am Gateway gehostet.
Signaturen entstehen im visuellen Editor mit Platzhaltern.
Platzhalter und Variablen
Platzhalter füllen die Vorlage zur Laufzeit mit den Daten des jeweiligen Absenders. Zwei Gruppen stehen bereit:
- Nutzerdaten aus dem Verzeichnis: Anzeigename, Vorname, Nachname, Jobtitel, Abteilung, Standort, Telefon, Mobil, Fax, E-Mail und Foto. Quelle ist Microsoft Entra ID oder LDAP, inklusive Extension Attributes.
- Firmendaten aus der Konfiguration: Firmenname, Adresse, zentrale Telefonnummer, Website, Handelsregister, USt-IdNr., Vertretungsberechtigte und Rechtstext.
Fehlt ein Wert, entfernt die Option „Entfernen falls leer“ die betroffene Zeile automatisch, sodass keine Lücken entstehen. Firmendaten werden zentral unter Einstellungen gepflegt, siehe Pflichtangaben.
Schriften
Für konsistente Darstellung stehen E-Mail-sichere Schriften bereit, darunter Arial und Helvetica, Calibri, Times New Roman, Roboto sowie eine System-Sans-Serif. Größe, Farbe und Hervorhebung sind pro Textstelle einstellbar.
Plain-Text-Variante und Vorschau
Zu jeder Vorlage erzeugt der Editor automatisch eine Plain-Text-Variante für Nur-Text-Mails. Die Variante lässt sich bei Bedarf manuell überschreiben. Die Vorschau zeigt HTML und Text mit Beispieldaten. Ein Vorschau-Absender ersetzt die Nutzer-Platzhalter, sodass das Ergebnis vor der Aktivierung prüfbar ist.
Wann welche Vorlage greift, steuert die Zuweisung über Regeln. Zurück zur Kategorieübersicht zentrale E-Mail-Signaturen.