Signatur in der Kopie im Ordner „Gesendet“

Warum die eigene Kopie einer gesendeten Nachricht zunächst ohne Signatur bleibt und wie Conbool sie nachträgt.

Der Empfänger sieht die Signatur, der Absender in seinem eigenen Ordner „Gesendet“ zunächst nicht. Das liegt nicht an der Vorlage und nicht an der Regel, sondern an der Reihenfolge: Exchange legt die Kopie in „Gesendet“ bereits beim Absenden ab, also bevor die Nachricht den Server über den Sendeconnector verlässt und bei Conbool ankommt. Was danach angefügt wird, steht in der zugestellten Nachricht, nicht in der bereits abgelegten Kopie.

Das betrifft jede serverseitige Signatur, unabhängig vom Anbieter, und lässt sich im Mailweg selbst nicht lösen.

Was Conbool tut

Ist die Nachricht zugestellt, sucht Conbool die zugehörige Kopie im Postfach des Absenders und ergänzt sie um dieselbe Signatur. Der Absender sieht danach in „Gesendet“ dieselbe Nachricht wie sein Empfänger.

Dabei gilt:

Gefunden wird über die Kennung der Nachricht. Gibt es im Ordner „Gesendet“ nicht genau einen passenden Eintrag, passiert nichts.
Das Original wird nie gelöscht. Im Regelfall wird die vorhandene Kopie ergänzt, Zeitstempel, Unterhaltung, Anhänge und Lesestatus bleiben unverändert. Muss sie ausnahmsweise neu abgelegt werden, geschieht das erst, nachdem die neue Fassung bestätigt ist; die alte wandert dann in die wiederherstellbaren Elemente und bleibt dort für den Nutzer erreichbar.
Es wird nur ergänzt, was auch verschickt wurde. Eine Nachricht, die nicht zugestellt werden konnte, bleibt unberührt.
Verschlüsselte Nachrichten bleiben lesbar. In die eigene Ablage kommt die Fassung mit Signatur, nicht die verschlüsselte Sendefassung.

Voraussetzungen

Microsoft 365 mit verbundener Organisation. Für Postfächer außerhalb von Microsoft 365 steht die Funktion nicht zur Verfügung.
Eine gesonderte Zustimmung Ihrer Organisation. Sie wird getrennt von der Anbindung erteilt, damit niemand sie nebenbei mitgibt: eine Anwendung, die eine Kopie im Postfach ändern darf, ist ein eigener Vertrauensschritt.
Der Schalter in den Einstellungen. Ohne ihn wird kein Postfach angefasst.

Einrichten

In den Einstellungen den Bereich Disclaimer öffnen.
Im Abschnitt „Kopie im Ordner Gesendet“ auf Zustimmung erteilen klicken. Ein Administrator Ihrer Organisation bestätigt den Zugriff bei Microsoft.
Danach Berechtigung prüfen. Der Zustand wechselt auf „Erlaubnis liegt vor“.
Den Schalter Signatur in „Gesendet“ nachtragen einschalten und speichern.

Im selben Abschnitt steht, was zuletzt passiert ist: je Nachricht Zeitpunkt, Postfach und Ergebnis. Das ist der schnellste Weg, um zu sehen, ob die Funktion greift.

Was Sie sehen können

Meldung	Bedeutung
Signatur nachgetragen	Die Kopie trägt die Signatur.
War schon erledigt	Die Kopie trug sie bereits, etwa nach einem zweiten Versuch.
Kopie nicht gefunden	Im Ordner „Gesendet“ war kein eindeutiger Eintrag zu finden. Häufig bei Nachrichten, die nicht über Outlook verschickt wurden.
Berechtigung fehlt	Die Zustimmung Ihrer Organisation liegt nicht oder nicht mehr vor.
Keine Microsoft-Verbindung	Für diesen Mandanten ist keine Microsoft-365-Organisation verbunden.

Grenzen

Nur Microsoft 365. Für Postfächer bei anderen Anbietern gibt es keinen vergleichbaren Weg.
Sehr große Nachrichten können in Einzelfällen nicht neu abgelegt werden. Die Kopie bleibt dann unverändert, die Zustellung ist davon nicht berührt.
Geht die Signatur über das Outlook-Add-in in die Nachricht, ist nichts nachzutragen: sie steht dort schon beim Verfassen im Text.