Notfallbetrieb: E-Mail weiterarbeiten, wenn der Mailserver steht

Der Notfallbetrieb fängt eingehende Post auf, wenn Exchange, Microsoft 365 oder der eigene Mailserver nicht erreichbar ist, und stellt sie danach automatisch nach.

Der Notfallbetrieb sorgt dafür, dass eingehende E-Mail nicht verlorengeht, während der Mailserver dahinter nicht erreichbar ist. Betroffen sind Ausfälle bei Microsoft 365, bei Exchange im eigenen Haus und bei jedem anderen Zielsystem, an das Conbool ausliefert.

Conbool nimmt die Post als Gateway ohnehin zuerst entgegen. Fällt das Ziel aus, hält der Notfallbetrieb sie fest, macht sie lesbar und stellt sie nach, sobald das Ziel wieder antwortet. Es gibt keinen zweiten MX-Eintrag, keinen Umschaltknopf und nichts, was im Ernstfall erst noch aktiviert werden müsste.

Was passiert, wenn der Mailserver ausfällt

Ohne Notfallbetrieb passiert dreierlei. Der einliefernde Server versucht es einige Stunden lang erneut und gibt dann auf, der Absender bekommt eine Unzustellbarkeitsmeldung, und niemand im Haus sieht in der Zwischenzeit, wer geschrieben hat. Die Post ist nicht weg, aber sie ist unsichtbar und teilweise verloren.

Mit Notfallbetrieb bleibt sie sichtbar. Jede eingehende Nachricht landet in einem Notfallspeicher, aus dem sie im Browser gelesen, beantwortet und weitergeleitet werden kann. Nach der Erholung geht alles automatisch an das eigentliche Postfach.

Zwei Stufen

Der Unterschied liegt in der Antwort an den einliefernden Server.

Stufe 1 antwortet weiterhin mit einer vorübergehenden Ablehnung. Der Server der Gegenseite behält die Nachricht und versucht es später erneut, genau wie ohne Notfallbetrieb. Zusätzlich entsteht bei Conbool eine lesbare Kopie. Nichts kann verlorengehen, denn die Nachricht liegt zweimal.

Stufe 2 nimmt die Nachricht an und übernimmt damit die Verantwortung für sie. Der Server der Gegenseite ist fertig und löscht seine Kopie. Für den Absender sieht die Zustellung normal aus, er merkt vom Ausfall nichts.

Stufe 2 ist der eigentliche Zweck des Produkts, und sie ist die Stufe mit der Verpflichtung: ab dem Moment der Annahme gibt es nur noch eine Kopie, und die liegt bei Conbool. Deshalb wird sie je Mandant einzeln freigeschaltet.

Was der Notfallbetrieb nicht ist

Er ersetzt kein Postfach. Kalender, Kontakte, Aufgaben und der bestehende Nachrichtenbestand bleiben im ausgefallenen System.

Er ersetzt auch kein Archiv. Der Notfallspeicher hält die Nachrichten der Ausfallzeit und räumt danach auf. Wer den Verlauf dauerhaft braucht, braucht das Archiv.

Und er wirkt nur eingehend. Ausgehende Post aus dem ausgefallenen System kann Conbool nicht auffangen, denn sie erreicht das Gateway gar nicht erst. Für den Versand während des Ausfalls gibt es das Verfassen in der Notfallansicht.

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