Disclaimer-Regeln und Signatur-Zuweisung
Disclaimer-Regeln weisen Vorlagen nach Absender, Empfänger, Gruppe, Richtung und Sprache zu, mit Positionierung im Thread, Zeitplänen und Ausnahmen.
Regeln entscheiden, welche Vorlage für welche Nachricht greift. Die Zuweisung erfolgt über Routing-Regeln nach Absender, Empfänger, Richtung und Sprache und ist nach Priorität geordnet.
Regeln weisen Signaturen nach Absender und Richtung zu.
Eine Regel anlegen
- Im Portal unter Disclaimer den Bereich Zuweisung öffnen und „Route hinzufügen“ wählen.
- Richtung wählen: ausgehend für gesendete, eingehend für empfangene Nachrichten.
- Gültigkeit festlegen, je Absender und Empfänger: alle Postfächer, eine Gruppe oder eine einzelne Adresse.
- Vorlage und Typ zuweisen, optional je Sprache.
- Position im Verlauf und Zeitraum wählen, dann speichern.
Zuweisung nach Nutzer, Gruppe und Geschäftsbereich
Der Gültigkeitsbereich bestimmt, für wen eine Regel gilt. Zur Auswahl stehen alle Postfächer aller Domänen des Mandanten, eine Gruppe oder eine individuelle Adresse aus lokalem Teil und Domäne. Über Gruppen und Domänen erhält jeder Geschäftsbereich, jede Tochter und jede Niederlassung die passende Signatur. Mehrsprachige Routen wählen die Vorlage passend zur Sprache.
Positionierung im Thread
Die Platzierung legt fest, wo der Disclaimer erscheint:
- Unter der letzten Antwort
- Ganz unten im Verlauf
- Oberhalb der Nachricht
Für Antwortketten lässt sich eine Folgevorlage hinterlegen. Die Erstnachricht trägt dann den vollständigen Disclaimer, Antworten und Weiterleitungen eine kompakte Signatur. Das verhindert gestapelte Hinweise, sogenannte Posaunen-Mails.
Zeitpläne für Kampagnen
Regeln greifen dauerhaft oder nur in einem Zeitraum. Ein Start- und Enddatum aktiviert Werbebanner automatisch, etwa für eine Messe, und entfernt sie danach wieder. Für eingehende Nachrichten lässt sich ein Betreff-Präfix wie EXTERN voranstellen.
Ausnahmen und Bypass
Ausnahmen unterdrücken den Disclaimer in Sonderfällen. Bedingungen prüfen Absender, Empfänger, Betreff, Body oder Header auf definierte Wörter und Phrasen. So bleibt etwa der automatisierte Rechnungsversand an Verarbeitungssysteme frei von Signaturen.
Per-Postfach-Präferenz
Ergänzend wählt jedes Postfach im Outlook-Add-in seine bevorzugte Vorlage aus den freigegebenen Vorlagen. Die Auswahl wird pro Identität gespeichert. Details unter Add-in-Ausrollung.
Vorlagen entstehen im Signatur-Editor. Zurück zur Kategorieübersicht.