Disclaimer-Regeln und Signatur-Zuweisung
Disclaimer-Regeln weisen Vorlagen nach Absender, Empfänger, Gruppe, Richtung und Sprache zu, mit Positionierung im Thread, Zeitplänen und Ausnahmen.
Regeln entscheiden, welche Vorlage für welche Nachricht greift. Die Zuweisung erfolgt über Routing-Regeln nach Absender, Empfänger, Richtung und Sprache und ist nach Priorität geordnet.
Regeln weisen Signaturen nach Absender und Richtung zu.
Eine Regel anlegen
- Im Portal unter Disclaimer den Bereich Zuweisung öffnen und „Route hinzufügen“ wählen.
- Richtung wählen: ausgehend für gesendete, eingehend für empfangene Nachrichten.
- Gültigkeit festlegen, je Absender und Empfänger: alle Postfächer, eine Gruppe oder eine einzelne Adresse.
- Bausteine zuweisen, optional je Sprache.
- Position und Zeitraum je Baustein prüfen, dann speichern.
Zuweisung nach Nutzer, Gruppe und Geschäftsbereich
Der Gültigkeitsbereich bestimmt, für wen eine Regel gilt. Zur Auswahl stehen alle Postfächer aller Domänen des Mandanten, eine Gruppe oder eine individuelle Adresse aus lokalem Teil und Domäne. Über Gruppen und Domänen erhält jeder Geschäftsbereich, jede Tochter und jede Niederlassung die passende Signatur. Mehrsprachige Routen wählen die Vorlage passend zur Sprache.
Bausteine einer Nachricht
Eine Regel setzt bis zu vier Bausteine gleichzeitig: ein Banner, eine Signatur, eine Kampagne und einen rechtlichen Hinweis. Jeder Baustein ist eine eigene Vorlage und wird getrennt gepflegt. Der rechtliche Hinweis muss also nicht mehr in jede Signaturvorlage kopiert werden, und ein Banner lässt sich ein- und ausschalten, ohne die Signatur anzufassen.
Die Oberfläche zeigt den Aufbau als Nachricht: oben das Banner, darunter der Nachrichtentext, dahinter Signatur und rechtlicher Hinweis, getrennt durch den zitierten Verlauf. Für einfache Regeln genügt die Ansicht mit einer Vorlage, die Feinsteuerung blendet alle Bausteine ein.
Positionierung im Thread
Die Platzierung legt fest, wo ein Baustein erscheint:
- Unter der letzten Antwort
- Ganz unten im Verlauf
- Oberhalb der Nachricht
Das Banner steht immer oben. Signatur und rechtlicher Hinweis lassen sich frei zwischen den beiden unteren Positionen verschieben. So kann der rechtliche Hinweis direkt hinter der Signatur stehen statt hinter dem gesamten Verlauf.
Die Kampagne kennt alle drei Positionen. Sie folgt dabei immer dem Baustein davor: oben steht sie direkt unter dem Banner, unter der letzten Antwort direkt unter der Signatur. Damit bleibt der Banner-Platz für Hinweise wie eine Kennzeichnung externer Absender frei, während Marketing seinen eigenen Block pflegt.
Folgenachrichten übernehmen standardmäßig den Aufbau der ersten Nachricht. Alternativ trägt die Erstnachricht den vollständigen Disclaimer und Antworten eine kompakte Kurzsignatur, oder es wird ab der zweiten Nachricht nichts mehr angefügt. Das verhindert gestapelte Hinweise, sogenannte Posaunen-Mails.
Zeitpläne für Kampagnen
Regeln greifen dauerhaft oder nur in einem Zeitraum. Zusätzlich trägt jeder Baustein einen eigenen Zeitraum. Ein Messebanner läuft damit zum Stichtag aus, während Signatur und rechtlicher Hinweis unverändert weiterlaufen. Eine eigene Regel je Kampagne ist dafür nicht nötig. Für eingehende Nachrichten lässt sich ein Betreff-Präfix wie EXTERN voranstellen.
Ausnahmen und Bypass
Ausnahmen unterdrücken den Disclaimer in Sonderfällen. Bedingungen prüfen Absender, Empfänger, Betreff, Body oder Header auf definierte Wörter und Phrasen. So bleibt etwa der automatisierte Rechnungsversand an Verarbeitungssysteme frei von Signaturen.
Per-Postfach-Präferenz
Ergänzend wählt jedes Postfach im Outlook-Add-in seine bevorzugte Vorlage aus den freigegebenen Vorlagen. Die Auswahl wird pro Identität gespeichert. Details unter Add-in-Ausrollung.
Vorlagen entstehen im Signatur-Editor. Zurück zur Kategorieübersicht.