Speicher, Kontingent und eigener S3-Speicher
Speicherkontingent pro Account und Mitglied verwalten, eigenen S3-Speicher anbinden und Aufbewahrung mit nachweisbarer Löschung nach DSGVO steuern.
Jeder Account hat ein Speicherkontingent für SecureFiles. Belegter, reservierter und freier Speicher werden im Dashboard angezeigt, damit ein Transfer nie an einem stillen Limit scheitert.
Kontingent verwalten
Das gebuchte Speicherkontingent gilt für den gesamten Account. Uploads aus Transfers, Posteingängen und Pools zählen darauf, auch der Speicher, den eingeladene Externe belegen. Der Umfang hängt vom gebuchten Plan ab. Einen Überblick geben Pläne und Preise und Lizenzen. Die Preise nennt Conbool im individuellen Angebot nach einer Demo.
Unter Einstellungen lässt sich der Speicher pro Mitglied verteilen. Ein Standardkontingent gilt für alle, einzelne Mitglieder erhalten bei Bedarf eine eigene Quote. Pool- und Posteingangs-Grenzen werden dabei mitgerechnet. Für einzelne Mitglieder kann der Versand vollständig gesperrt werden, ohne die übrige Konfiguration zu ändern.
Eigenen S3-Speicher anbinden
Wer die Dateien im eigenen Speicher halten will, bindet einen eigenen S3-kompatiblen Bucket an. Die Abrechnung bleibt pauschal, die Datenhaltung liegt im gewählten Bucket. Im Portal unter Einstellungen den Schalter Eigenen Speicher aktivieren setzen und eine Speicher-Vorlage wählen. Die Vorlagen kennzeichnen die Datenresidenz als Deutschland, EU oder außerhalb der EU, Regionen außerhalb der EU sind gesperrt.
Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt. Vor dem Speichern läuft eine Verbindungsprüfung: Bucket erreichbar, Testobjekt schreiben, lesen und löschen, Presigned-Upload und Download sowie CORS-Freigabe. Das Anbinden erfordert eine aktive Zwei-Faktor-Sitzung. Bei wiederholten Fehlversuchen wird eine Anbindung deaktiviert, neue Transfers laufen dann auf dem Standard-Speicher weiter.
Speicher-Presets und eigener S3-Speicher.
Aufbewahrung und Löschnachweis
Jeder Transfer und jeder Pool hat eine Aufbewahrungsdauer. Nach Ablauf wird der Link ungültig und die Dateien werden automatisch gelöscht. Die Löschung ist kryptografisch wirksam und nicht nur ein Marker. Löschungen, Ablauf-Ereignisse und DSGVO-Löschungen landen im Audit-Log und sind als CSV oder PDF exportierbar. Damit lässt sich die Umsetzung von Löschfristen nach Art. 17 DSGVO nachweisen, verwandt zu den Löschkonzepten im Archiv.
Jeder Zugriff wird revisionssicher protokolliert.
Weiterführend
Wie belegter Speicher beim Empfang entsteht, steht unter Posteingang und Empfang, der aktive Versand unter Dateien versenden. Die Compliance-Grundlage beschreibt die Lösungsseite DSGVO-konformer Dateiversand. Zurück zur SecureFiles-Übersicht.