Pools, gemeinsame Datenräume für die Zusammenarbeit

Ein Pool ist ein gemeinsamer Datenraum. Eingeladene Personen legen darin Dateien und Ordner ab, sehen sie je nach Rolle und arbeiten gemeinsam daran. Für den Versand an einzelne Empfänger dient Dateien versenden.

Anlegen

• Pools stehen in SecureFiles unter Pools. Ein neuer Pool entsteht über Neuer Pool in dieser Liste oder über Neu anlegen mit der Art Pool.
• Anlegen darf, wessen Regel den Pool-Modus aktiviert hat. Die Regel legt auch die Aufbewahrung, die Höchstdauer des Zugangs und den zweiten Faktor fest.
• Beim Anlegen braucht der Pool einen Namen. Ohne Gäste braucht er mindestens ein Mitglied.

Arten

Die Art bestimmt, wer in den Pool kommt. Die Verschlüsselung ist ein eigener Schalter und lässt sich mit Gästen verbinden.

• Mitglieder mit Konto: Eingeladene melden sich mit ihrem Konto an. Wer im Mandanten schon ein Konto hat, wird direkt Mitglied. Externe Adressen bekommen eine Einladung.
• Gäste ohne Konto: Gäste kommen über einen persönlichen Link und einen Bestätigungscode hinein, siehe Gäste in Pools.
• Ende-zu-Ende verschlüsselt: Dateien und Dateinamen werden im Browser verschlüsselt. Jedes Mitglied braucht einen eigenen Schlüssel, siehe Eigener Schlüssel. Die Prüfung auf Schadsoftware entfällt dann, und beim Hochladen entstehen keine Versionen.

Rollen

Jedes Mitglied hat eine Rolle im Pool. Die Rolle an einem Ordner kann davon abweichen, siehe unten.

• Betrachter sieht alle Dateien und ruft sie ab. Hochladen ist nicht möglich. Mit dem Schalter Betrachter sehen Dateien nur als gestempelte Ansicht gibt es für Betrachter nur die Ansicht, siehe Nur-Ansicht.
• Einsender lädt hoch und sieht nur die eigenen Dateien. Eigene Dateien kann er ersetzen, umbenennen, verschieben und löschen.
• Bearbeiter sieht alle Dateien und lädt hoch. Er ersetzt jede Datei durch eine neue Version, legt Ordner an, benennt und verschiebt Dateien und Ordner und merkt PDF-Dateien an. Gelöscht werden nur eigene Dateien.
• Verwalter hat die Rechte des Bearbeiters. Dazu löscht er fremde Dateien, stellt sie aus dem Papierkorb wieder her, leert den Papierkorb, legt Rechte und Stufen an Ordnern fest und ändert die Rolle von Mitgliedern.
• Der Eigentümer gilt immer als Verwalter. Die Einstellungen des Pools, Einladungen, Gruppen, befristete Zugänge und das Löschen des Pools liegen bei ihm. Ein Administrator mit dem Recht, alle Übertragungen im Mandanten zu verwalten, hat dieselben Rechte.
• Wer ohne Angabe eingeladen wird, bekommt die Rolle Bearbeiter. Im Formular ist sie vorausgewählt.

Ordner und Rechte

• Ordner legen Bearbeiter und Verwalter an. Einsender füllen vorhandene Ordner nur.
• Der Verwalter legt an jedem Ordner fest, welche Rolle eine Person oder eine Gruppe dort hat: Wie geerbt, Kein Zugriff, Betrachter, Einsender oder Bearbeiter.
• Eine Festlegung gilt für den Ordner und alles darunter, bis weiter unten etwas anderes steht. Die Festlegung einer Person geht vor der ihrer Gruppe. Gehört jemand mehreren Gruppen an, zählt die höchste Rolle.
• Eine Festlegung kann befristet sein. Abgelaufene Festlegungen zählen nicht.
• Kein Zugriff nimmt den Ordner samt Inhalt weg. Führt der Weg zu einem freigegebenen Unterordner, bleibt der Name der Zwischenordner sichtbar, ihr Inhalt aber gesperrt.
• Gruppen lassen sich an den Pool binden. Wer einer gebundenen Gruppe angehört, ist automatisch Mitglied, auch wer später dazukommt.
• Die wirksamen Rechte einer Person zeigt der Pool mit der Herkunft jeder Festlegung.
• Umbenennen, Verschieben und Entfernen von Ordnern liegt bei Bearbeitern und Verwaltern. Verschieben darf nur der Verwalter, sobald der Pool Rechte oder Stufen je Ordner hat.

Stufe je Ordner

Eine Stufe bestimmt, wer einen Ordner überhaupt sieht. Der Verwalter wählt unter Wer kommt in diesen Ordner:

• Alle im Pool ist die Vorgabe. Auch Gäste sehen den Ordner, je nach Recht.
• Nur Mitglieder mit Konto sperrt den Ordner für Gäste.
• Nur mit zweitem Faktor sperrt ihn für Gäste und verlangt von Mitgliedern eine Anmeldung mit zweitem Faktor.

Die Stufe gilt für Unterordner. Liegen mehrere Stufen auf dem Weg, gilt die strengste. Ein Ordner darunter kann die Stufe nicht lockern.

Hochladen und Vorschau

• Dateien und Ordner lassen sich auswählen oder in den Ordner ziehen. Hochgeladen wird in den gerade geöffneten Ordner.
• Dateien über 100 MB laden in Teilen hoch. Bricht ein Upload ab, lässt er sich fortsetzen: dieselben Dateien erneut auswählen, dann lädt nur der fehlende Teil hoch. Dafür bleiben unterbrochene Uploads bis zu sieben Tage im Browser erhalten.
• Der Eigentümer setzt Grenzen je Mitglied für Speicher, Anzahl und Größe der Dateien sowie erlaubte Dateitypen. Regel und Mandant setzen Obergrenzen.
• Eine Vorschau gibt es für PDF, Bilder (PNG, JPEG, GIF, WebP) und Textdateien (TXT, CSV, JSON, MD, LOG) bis 50 MB. Sie steht nur für geprüfte Dateien bereit und wird im Protokoll festgehalten.

Prüfung auf Schadsoftware

• Jede Datei wird geprüft, bevor sie sich abrufen lässt, sofern der Pool nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt ist. Der Hochlader sieht seine Datei in der Liste auch während der Prüfung.
• Dateien, die der Virenscanner wegen ihrer Größe nicht prüfen kann, stehen als Ungeprüft in der Liste. Der Abruf bleibt gesperrt, bis sie freigegeben werden. Freigeben kann der Eigentümer, ebenso ein Administrator mit dem Recht, alle Übertragungen im Mandanten zu verwalten. Mit Freigabe zurücknehmen endet die Freigabe wieder.
• Der Abruf einer ungeprüft freigegebenen Datei steht im Protokoll.

Ablauf und Zugang auf Zeit

• Die Aufbewahrung eines Pools rechnet ab dem Anlegen. Sie lässt sich nur verlängern, nie verkürzen. Unbegrenzt ist sie nur, wenn die Regel das erlaubt.
• Ist der Pool abgelaufen, markiert ein Hintergrundlauf ihn als abgelaufen und entfernt danach alle Dateien aus dem Speicher. Gäste kommen nicht mehr hinein.
• Der Zugang eines Mitglieds lässt sich befristen. Die Regel kann eine Höchstdauer vorgeben, die auch Einladungen ohne Datum begrenzt. Nach dem Ende sieht die Person den Pool nicht mehr. Ihre Dateien bleiben im Pool.

Benachrichtigungen

• Eingeladene bekommen eine Einladung per Mail und eine Meldung in der Anwendung.
• Mit Mail bei Upload erhalten in den Einstellungen des Pools bekommt der Eigentümer eine Mail, sobald Mitglieder etwas ablegen. Weitere Uploads nach einer Meldung fasst eine Sammelmail zusammen.

Vorgaben der Regel

Die Verwaltung kann für Pools vorgeben, was sonst der Eigentümer entscheidet: Nur-Ansicht für Betrachter, nur interne Mitglieder, eine feste Papierkorb-Frist, die höchste Größe und die höchste Zahl der Mitglieder. Das Formular zum Anlegen und die Einstellungen des Pools zeigen jede Vorgabe am Feld und nennen die Regel. Siehe Regeln und Schutz.

Gut zu wissen

• In einem verschlüsselten Pool gibt es keine Prüfung auf Schadsoftware, und beim Hochladen entstehen keine Versionen. Der Server sieht nur Chiffrat.
• Den Pool löscht der Eigentümer mit allen Dateien und Ordnern. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Weitere Seiten: Versionen und Papierkorb, PDF-Anmerkungen, Laufwerk.