365 Permissions: Ablagen, Personen, Berichte und Meldungen
Die Listen der Ablagen und Personen, der Abgleich von neun unternehmensweiten Einstellungen, Nachweise als PDF und CSV und die Meldungen per E-Mail und Teams.
Ablagen
Die Seite Ablagen führt Teams, SharePoint-Seiten und OneDrives in einer Liste. Jede Zeile zeigt die Richtlinie, den Zustand und die Freigaben nach außen.
- Entspricht der Richtlinie heißt: keine offene Aufgabe. Entspricht nicht nennt die Zahl der Freigaben, die der Richtlinie nicht entsprechen.
- Nach außen zählt Links „Jeder mit dem Link“, Freigaben an alle Mitarbeiter, Links für alle im Unternehmen und Freigaben an Personen außerhalb. Abgelaufene Links zählen nicht.
- Filter gibt es nach Zustand, Art und Richtlinie, dazu die Suche nach dem Namen.
Ein Klick öffnet die Ablage mit den Reitern Wer hat Zugriff, Aufgaben und Verlauf. Bei einem Team stehen die Besitzer mit Namen dabei. Der Reiter Alle Freigaben führt jede Freigabe einzeln, mit Suche nach Name oder Pfad und Filtern nach der Art des Empfängers und nach einer bestimmten Gruppe.
Personen
Die Seite Personen beantwortet die Frage, worauf jemand zugreifen kann, in vier Listen: Mitarbeiter, Personen außerhalb, gelöschte Konten und Gruppen.
- Person: worauf eine Person zugreifen kann, direkt, über Links, über Gruppen und über Rollen, je Ablage zusammengefasst. Verschachtelte Gruppen werden eingerechnet.
- Gruppe: alles, was an eine Gruppe aus dem Verzeichnis freigegeben ist, mit Mitgliedern und Zahl der Personen außerhalb.
Unternehmensweite Einstellungen
365 Permissions gleicht neun Einstellungen von Microsoft 365 mit der Empfehlung von Conbool ab, in vier Bereichen: SharePoint und OneDrive, Personen außerhalb und Anwendungen, Anmeldung, Administratoren. Jede Einstellung steht als „Entspricht der Empfehlung“, „Entspricht nicht der Empfehlung“ oder „Nicht geprüft“ da, mit Ist-Wert und empfohlenem Wert. Der Abgleich steht unter Einstellungen → Unternehmensweite Einstellungen.
Geprüft wird nur, in Microsoft 365 ändert sich dabei nichts. Die meisten dieser Einstellungen lassen sich mit 365 Tenants ausrollen.
Berichte
Die Seite Berichte liefert Nachweise zum Stand des letzten Scans, jeweils als PDF zur Weitergabe und als CSV-Datei für Excel.
- Übersicht: Zusammenfassung, Verlauf, Aufgaben nach Ablage, Ausnahmen und unternehmensweite Einstellungen.
- Aufgaben: alle Aufgaben nach Bereich mit Ablage, Priorität und Frist.
- Ablagen: alle Ablagen mit Richtlinie, Besitzern und Personen außerhalb.
- Zugriff von außen: Personen außerhalb und Links „Jeder mit dem Link“, zusammengefasst je Domäne.
- Alle Freigaben: jede Freigabe mit Ablage, Datei, Empfänger, Recht und Ablauf.
- Personen: Mitarbeiter, Personen außerhalb und gelöschte Konten mit ihren Freigaben.
Dazu gibt es einen Bericht zu einer einzelnen Ablage oder Person. Der Reiter Änderungen zeigt, was sich in Microsoft 365 geändert hat, auf den Scan genau, und wer in Conbool wann was entschieden hat, etwa Ausnahmen, Bereinigungen und geänderte Richtlinien.
Meldungen
Mit eingeschaltetem automatischem Scan meldet 365 Permissions per E-Mail und auf Wunsch in einen Kanal in Microsoft Teams:
- neue Freigaben mit Priorität Kritisch oder Hoch,
- eine unternehmensweite Einstellung, die nicht mehr der Empfehlung entspricht,
- einen fehlgeschlagenen Scan,
- eine Ausnahme, deren Enddatum in sieben Tagen erreicht ist,
- eine Überprüfung durch Besitzer, die unvollständig endet,
- eine automatische Bereinigung, die angehalten wurde.
Der Bestand beim Einschalten löst keine Meldung aus. Meldungen nach Teams tragen keine Datei- und Personennamen. Empfänger und Wege stehen unter Einstellungen → Meldungen.