Rechtliche Sperren und endgültiges Löschen
Wie eine Sperre Daten über die Aufbewahrungsfrist hinaus hält, wie ein Löschverlangen nach Artikel 17 abläuft und was geschieht, wenn beides zusammentrifft.
Rechtliche Sperre
Eine Sperre hält gesicherte Stände über die eingestellte Aufbewahrungsfrist hinaus. Sie gilt wahlweise für den gesamten Mandanten oder für eine einzelne Schutzeinheit.
Beim Verhängen ist ein Verfahren oder Aktenzeichen anzugeben. Das ist Pflichtfeld und kein Formalismus: eine Sperre ohne Anlass lässt sich später von niemandem mehr bewerten, und sie hält Daten unbefristet.
Das Aufheben verlangt einen Grund und wird protokolliert, mit Person und Zeitpunkt.
Eine aufgehobene Sperre löst keine Löschung aus. Sie gibt den Bestand nur wieder für die gewöhnliche Aufbewahrungsfrist frei; entfernt wird er, wenn diese Frist abläuft und der Löschlauf scharf geschaltet ist.
Löschverlangen nach Artikel 17
Ein Löschverlangen entfernt eine Schutzeinheit endgültig. Es gibt keinen Papierkorb und keinen Weg zurück.
Das Verfahren verlangt drei Angaben:
- Den Namen der Schutzeinheit, abgetippt zur Bestätigung
- Einen Grund, mindestens vier Zeichen
- Die Bestätigung, dass die Löschung endgültig ist
Blöcke, die auch zum Bestand einer anderen Person gehören, bleiben erhalten. Eine an mehrere Personen gerichtete Nachricht liegt in mehreren Postfächern; die Löschung einer Einheit entfernt sie nicht aus den übrigen.
Löschung je Schutzeinheit, nicht je Person
Das ist die wichtigste Einschränkung, und sie folgt aus dem Aufbau: Angaben zu einer Person liegen in einer Microsoft-365-Sicherung nicht in ihrer eigenen Einheit, sondern verteilt in den Postfächern, Kanälen, Chats und Dokumenten ihrer Kommunikationspartner. Die Verschlüsselung setzt auf der Ebene der Schutzeinheit an.
Ein Antrag nach Artikel 17 lässt sich deshalb nur so erfüllen, dass die Schutzeinheiten der betroffenen Person gelöscht werden. Das ist in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung so festgelegt und gilt gleichermaßen für alle Anbieter, die auf dieser Ebene verschlüsseln.
Wenn Sperre und Löschverlangen zusammentreffen
Die Sperre gewinnt. Eine gesperrte Einheit lässt sich nicht löschen, solange die Sperre besteht — sonst wäre die Sperre wertlos.
Praktisch heißt das: erst die Sperre aufheben, mit Grund und Protokolleintrag, dann löschen. Beide Handlungen verlangen eigene Berechtigungen, und beide stehen im Protokoll.