365 Permissions einrichten: Verbindung, Lesezugriff und erster Scan

Voraussetzungen

• Ein Microsoft 365 Ihres Unternehmens.
• Ein globaler Administrator, der bei Microsoft den Lesezugriff erlaubt.
• In Conbool eines der drei Rechte des Produkts: ansehen, verwalten oder bereinigen. Die Rechte vergibt der Inhaber über die Rollen.

Einrichtung in drei Schritten

Der Überblick führt durch die Einrichtung, bis der erste Scan fertig ist.

1. Microsoft 365 verbinden. Der Knopf „Verbinden“ stellt die Verbindung zu Microsoft 365 her. Besteht sie schon, etwa durch das Verzeichnis, ist der Schritt erledigt.
2. Lesezugriff erlauben. Ein globaler Administrator erlaubt in einem zweiten Fenster bei Microsoft den Lesezugriff. In Microsoft 365 ändert sich dadurch nichts.
3. Ersten Scan starten. Der Scan findet alle Ablagen, Gruppen, Personen außerhalb und Freigaben. Der Überblick zeigt, woran er gerade arbeitet.

Am dritten Schritt steht zusätzlich „Bereinigung erlauben“. Das ist die zweite Erlaubnis, mit der 365 Permissions Freigaben ändern darf. Sie lässt sich überspringen und später unter Einstellungen → Verbindung erteilen.

Die zwei Anwendungen

• Conbool 365 Permissions liest. Sie verlangt Leserechte auf Websites, Dateien, Gruppen, Benutzer, Mitglieder von Kanälen, das Verzeichnis, Richtlinien und die Freigabeeinstellungen von SharePoint. Für das vollständige Bild der Freigaben verlangt Microsoft dabei Vollzugriff auf alle Ablagen, bei Microsoft heißt dieses Recht Sites.FullControl.All. 365 Permissions nutzt ihn ausschließlich lesend.
• Conbool 365 Permissions Eingriff bereinigt. Ohne ihre Erlaubnis bleibt das Produkt rein lesend.

Wer die Erlaubnis vor Oktober 2026 erteilt hat, findet die Anwendungen im Entra-Portal noch unter ihren alten Namen „Conbool M365 Governance“ und „Conbool M365 Governance Eingriff“. Es sind dieselben Anwendungen.

Beide Erlaubnisse lassen sich im Entra-Portal jederzeit widerrufen. Danach liest oder ändert 365 Permissions nichts mehr, der erfasste Stand bleibt sichtbar.

Der Scan

Ein Scan liest jedes Laufwerk vollständig, um die geteilten Elemente zu finden. Die Dauer hängt von der Zahl der Dateien ab: ein OneDrive mit mehreren Hunderttausend Elementen braucht deutlich länger als eine kleine Bibliothek. Ein begonnener Scan läuft weiter, auch wenn die Seite geschlossen wird.

Nach dem ersten fertigen Scan scannt Conbool täglich. Unter Einstellungen → Scan lässt sich der automatische Scan auf wöchentlich stellen oder ausschalten. Nach jedem fertigen Scan werden auch die unternehmensweiten Einstellungen geprüft.

Eine Änderung bei Microsoft zeigt sich mit dem nächsten Scan. Nach einer Änderung an einer Richtlinie bewertet 365 Permissions alle Ablagen sofort neu.