GoBD-konforme E-Mail-Archivierung nach HGB und AO

Die GoBD verlangen, dass geschäftlich relevante E-Mails vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ergänzend ist eine Verfahrensdokumentation zu führen, die den gesamten Archivierungsprozess beschreibt. Archive erfüllt diese Grundsätze durch unveränderbare Speicherung direkt im Mailfluss.

Nein. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung existiert nicht, entsprechend kann keine Software als GoBD-zertifiziert gelten. Seriös ist allein die Aussage, dass eine Lösung die GoBD-konforme Archivierung unterstützt. Archive unterstützt diese Anforderungen und liefert die passende Verfahrensdokumentation mit. Eine Testierung nach IDW PS 880 ist in Vorbereitung.

Handels- und Geschäftsbriefe sind nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und damit ab dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren. Der Fristbeginn liegt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie E-Mails erfasst, gespeichert, gesichert und nach Fristablauf gelöscht werden. Sie ist Bestandteil der GoBD und wird bei einer Betriebsprüfung vorgelegt. Für Archive steht eine vorbereitete Verfahrensdokumentation bereit, die an die jeweilige Organisation angepasst werden kann.

Mit S/MIME oder PGP verschlüsselte Nachrichten werden beim Durchlauf durch das Gateway entschlüsselt und anschließend im Klartext archiviert. So bleibt der Inhalt dauerhaft durchsuchbar und maschinell auswertbar, auch wenn der ursprüngliche Schlüssel später nicht mehr verfügbar ist.

Nach Fristablauf werden betroffene E-Mails durch das automatisierte Löschkonzept entfernt. Der Löschvorgang folgt den Vorgaben der DSGVO und wird protokolliert. Bis zum Fristende bleibt jede Nachricht unveränderbar gespeichert und vor vorzeitiger Löschung geschützt.