Rechtssichere E-Mail-Archivierung

GoBD-konformeE-Mail-Archivierung.Rechtssicher mit Archive.

Archive von Conbool archiviert jede geschäftliche E-Mail unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar. Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO werden dabei automatisch eingehalten.

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GoBD-konforme E‑Mail-Archivierung nach HGB und AO

Archive von Conbool unterstützt die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails. Nachrichten werden unveränderbar erfasst, vollständig aufbewahrt und bleiben über die gesetzlichen Fristen hinweg maschinell auswertbar.

Warum rechtssichere E-Mail-Archivierung verpflichtend ist

6 Jahre
Aufbewahrungsfrist für Handels- und Geschäftsbriefe nach § 257 HGB und § 147 AO
8 Jahre
Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen seit dem 1. Januar 2025
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
Pflicht
Geschäftliche E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht wie Papierdokumente

Was die GoBD von einem Archiv verlangen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form stellen klare Anforderungen an jedes E-Mail-Archiv.

Die GoBD sind die steuerrechtliche Ausprägung. Der weitere Begriff und seine sechs Kriterien stehen unter revisionssichere E-Mail-Archivierung.

Unveränderbarkeit

Einmal archivierte E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden. Jede Nachricht wird softwareseitig unveränderbar gespeichert und durch eine extern verankerte Hash-Kette gegen Manipulation abgesichert, sodass jede Veränderung erkennbar und jederzeit nachweisbar bleibt. Hartes WORM mit Object-Lock steht im Compliance-Tarif bereit.

Vollständigkeit

Jede geschäftlich relevante E-Mail muss lückenlos erfasst werden. Die Erfassung erfolgt direkt im Mailfluss, noch bevor eine Nachricht ein Postfach erreicht.

Nachvollziehbarkeit

Der gesamte Archivbestand bleibt jederzeit durchsuchbar und maschinell auswertbar. Ein aktivierbares Zugriffsprotokoll dokumentiert jeden Lesezugriff.

Was Archive auszeichnet

Rechtssichere Archivierung ohne zusätzliche Software im Postfach. Archive arbeitet direkt im Mailfluss und deckt den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum ab.

Erfassung im Mailfluss

Ein- und ausgehende E-Mails werden direkt im Gateway archiviert. Ein Connector zum Mailserver oder Postfach ist nicht erforderlich.

Klartext-Archivierung verschlüsselter Mails

Mit S/MIME oder PGP verschlüsselte Nachrichten werden entschlüsselt archiviert und bleiben so dauerhaft im Klartext durchsuchbar.

Volltextsuche über den Bestand

Der gesamte Archivbestand ist über Absender, Betreff, Inhalt und Anhang durchsuchbar. Treffer stehen in Sekunden bereit.

Automatisiertes Löschkonzept

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Nachrichten nach den Vorgaben der DSGVO automatisch und protokolliert entfernt.

Geführte PST-Migration

Bestehende Archive und PST-Dateien werden ohne Umweg über Outlook eingelesen. Der historische Bestand bleibt vollständig erhalten.

EU-Datensouveränität

Alle Daten werden in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert. Ein Zugriff nach dem US CLOUD Act ist ausgeschlossen.

Mit und ohne rechtssichere Archivierung

Wer geschäftliche E-Mails ausschließlich im Postfach belässt, riskiert Lücken bei einer Betriebsprüfung. Archive schließt diese Lücken.

Ohne saubere Archivierung

  • E-Mails liegen veränderbar im Postfach
  • Gelöschte Nachrichten sind unwiederbringlich verloren
  • Verschlüsselte Mails bleiben unauffindbar
  • Aufbewahrungsfristen werden manuell überwacht
  • Eine Verfahrensdokumentation fehlt bei der Prüfung

Mit Archive

  • Softwareseitig unveränderbare Speicherung mit externer Hash-Kette
  • Lückenlose Erfassung direkt im Mailfluss
  • Klartext-Index von S/MIME und PGP
  • Automatisiertes Löschkonzept nach Fristablauf
  • Verfahrensdokumentation ist inklusive

In drei Schritten zum rechtssicheren Archiv

1

Anbinden

Archive wird als Gateway in den Mailfluss eingebunden. Bestehende Postfächer und Mailserver bleiben unverändert.

2

Archivieren

Jede ein- und ausgehende E-Mail wird unveränderbar erfasst und mit einem Prüfprotokoll versehen.

3

Nachweisen

Bei einer Prüfung stehen Bestand, Verfahrensdokumentation und Auswertungen jederzeit maschinell bereit.

Wie lange muss eine E-Mail aufbewahrt werden?

Nicht jede geschäftliche E-Mail unterliegt derselben Frist. Entscheidend ist, was die Nachricht inhaltlich ist – nicht, dass sie eine E-Mail ist.

FristWas darunter fälltRechtsgrundlage
10 JahreBücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte§ 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
8 JahreBuchungsbelege einschließlich Eingangs- und Ausgangsrechnungen§ 257 Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 3 AO
6 JahreEmpfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen§ 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO

Eine E-Mail mit angehängter Rechnung ist ein Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre. Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung ohne Belegcharakter ist ein Geschäftsbrief und bleibt sechs Jahre. Die Frist beginnt nicht am Tag der Mail, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für alle Belege verkürzt, deren zehnjährige Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief. Für Unternehmen unter BaFin-Aufsicht greift die Verkürzung erst ab dem 1. Januar 2026.

Fristen im Detail: 6, 8 oder 10 Jahre

Was die Kosten einer Archivierung bestimmt

Vier Faktoren entscheiden, was eine revisionssichere Archivierung im Betrieb tatsächlich kostet.

Zahl der Postfächer

Abgerechnet wird je Postfach, nicht je Gigabyte. Wer ausscheidende Mitarbeiter als Archivpostfach weiterführt, zahlt dafür weiter – klären Sie vorab, wie stillgelegte Postfächer behandelt werden.

Aufbewahrungsdauer

Zehn Jahre Vorhaltung bedeuten den zehnfachen Bestand gegenüber einem Jahr. Ein Archiv, das Fristen je Dokumentart trennt, hält deutlich weniger Daten vor als eines, das pauschal alles zehn Jahre behält.

Speicherort und Rechtsraum

Deutsche Rechenzentren und WORM-fähiger Speicher kosten mehr als beliebiger Objektspeicher. Das ist kein Aufpreis für Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Unveränderbarkeit im Prüfungsfall auch belegbar ist.

Aufwand für Einrichtung und Prüfung

Journalregel, Verfahrensdokumentation und der Nachweis der Vollständigkeit fallen einmalig an, werden aber gern übersehen. Rechnen Sie sie mit, wenn Sie Angebote vergleichen.

FAQ

Was verlangen die GoBD von einer E-Mail-Archivierung?
Die GoBD verlangen, dass geschäftlich relevante E-Mails vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ergänzend ist eine Verfahrensdokumentation zu führen, die den gesamten Archivierungsprozess beschreibt. Archive erfüllt diese Grundsätze durch unveränderbare Speicherung direkt im Mailfluss.
Gibt es eine amtliche GoBD-Zertifizierung?
Nein. Eine amtliche GoBD-Zertifizierung existiert nicht, entsprechend kann keine Software als GoBD-zertifiziert gelten. Seriös ist allein die Aussage, dass eine Lösung die GoBD-konforme Archivierung unterstützt. Archive unterstützt diese Anforderungen und liefert die passende Verfahrensdokumentation mit. Eine Testierung nach IDW PS 880 ist in Vorbereitung.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Mails?
Handels- und Geschäftsbriefe sind nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und damit ab dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren. Der Fristbeginn liegt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie E-Mails erfasst, gespeichert, gesichert und nach Fristablauf gelöscht werden. Sie ist Bestandteil der GoBD und wird bei einer Betriebsprüfung vorgelegt. Für Archive steht eine vorbereitete Verfahrensdokumentation bereit, die an die jeweilige Organisation angepasst werden kann.
Wie werden verschlüsselte E-Mails archiviert?
Mit S/MIME oder PGP verschlüsselte Nachrichten werden beim Durchlauf durch das Gateway entschlüsselt und anschließend im Klartext archiviert. So bleibt der Inhalt dauerhaft durchsuchbar und maschinell auswertbar, auch wenn der ursprüngliche Schlüssel später nicht mehr verfügbar ist. Gesucht wird im Portal oder direkt im Postfach über das Add-in für Outlook und Thunderbird.
Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
Nach Fristablauf werden betroffene E-Mails durch das automatisierte Löschkonzept entfernt. Der Löschvorgang folgt den Vorgaben der DSGVO und wird protokolliert. Bis zum Fristende bleibt jede Nachricht unveränderbar gespeichert und vor vorzeitiger Löschung geschützt.
Reicht das Archiv als Nachweis, dass eine E-Mail zugestellt wurde?
Nein, das sind zwei verschiedene Nachweise. Das Archiv belegt den Bestand: was geschrieben wurde, unveränderbar über die Frist, durchsuchbar, mit geregeltem Zugriff. Ob eine bestimmte Nachricht beim Empfänger ankam, steht dort nicht. Diesen Teil deckt die Nachweiskette von SecureMail ab, mit der Quittung des Zielservers, der Verbindungsart, Hashwerten und jedem Öffnen im Nachrichtenportal. In einer Betriebsprüfung zählt der Bestand, in einem Rechtsstreit die einzelne Sendung.

Rechtssicher archivieren mit Archive.

Archive von Conbool unterstützt die GoBD-konforme Archivierung geschäftlicher E-Mails. Unveränderbar, vollständig und mit EU-Datensouveränität.

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