GoBD-konformeE-Mail-Archivierung.Rechtssicher mit Archive.
Archive von Conbool archiviert jede geschäftliche E-Mail unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar. Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO werden dabei automatisch eingehalten.
GoBD-konforme E-Mail-Archivierung nach HGB und AO
Archive von Conbool unterstützt die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails. Nachrichten werden unveränderbar erfasst, vollständig aufbewahrt und bleiben über die gesetzlichen Fristen hinweg maschinell auswertbar.
Warum rechtssichere E-Mail-Archivierung verpflichtend ist
Was die GoBD von einem Archiv verlangen
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form stellen klare Anforderungen an jedes E-Mail-Archiv.
Die GoBD sind die steuerrechtliche Ausprägung. Der weitere Begriff und seine sechs Kriterien stehen unter revisionssichere E-Mail-Archivierung.
Unveränderbarkeit
Einmal archivierte E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden. Jede Nachricht wird softwareseitig unveränderbar gespeichert und durch eine extern verankerte Hash-Kette gegen Manipulation abgesichert, sodass jede Veränderung erkennbar und jederzeit nachweisbar bleibt. Hartes WORM mit Object-Lock steht im Compliance-Tarif bereit.
Vollständigkeit
Jede geschäftlich relevante E-Mail muss lückenlos erfasst werden. Die Erfassung erfolgt direkt im Mailfluss, noch bevor eine Nachricht ein Postfach erreicht.
Nachvollziehbarkeit
Der gesamte Archivbestand bleibt jederzeit durchsuchbar und maschinell auswertbar. Ein aktivierbares Zugriffsprotokoll dokumentiert jeden Lesezugriff.
Was Archive auszeichnet
Rechtssichere Archivierung ohne zusätzliche Software im Postfach. Archive arbeitet direkt im Mailfluss und deckt den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum ab.
Erfassung im Mailfluss
Ein- und ausgehende E-Mails werden direkt im Gateway archiviert. Ein Connector zum Mailserver oder Postfach ist nicht erforderlich.
Klartext-Archivierung verschlüsselter Mails
Mit S/MIME oder PGP verschlüsselte Nachrichten werden entschlüsselt archiviert und bleiben so dauerhaft im Klartext durchsuchbar.
Volltextsuche über den Bestand
Der gesamte Archivbestand ist über Absender, Betreff, Inhalt und Anhang durchsuchbar. Treffer stehen in Sekunden bereit.
Automatisiertes Löschkonzept
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Nachrichten nach den Vorgaben der DSGVO automatisch und protokolliert entfernt.
Geführte PST-Migration
Bestehende Archive und PST-Dateien werden ohne Umweg über Outlook eingelesen. Der historische Bestand bleibt vollständig erhalten.
EU-Datensouveränität
Alle Daten werden in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert. Ein Zugriff nach dem US CLOUD Act ist ausgeschlossen.
Mit und ohne rechtssichere Archivierung
Wer geschäftliche E-Mails ausschließlich im Postfach belässt, riskiert Lücken bei einer Betriebsprüfung. Archive schließt diese Lücken.
Ohne saubere Archivierung
- E-Mails liegen veränderbar im Postfach
- Gelöschte Nachrichten sind unwiederbringlich verloren
- Verschlüsselte Mails bleiben unauffindbar
- Aufbewahrungsfristen werden manuell überwacht
- Eine Verfahrensdokumentation fehlt bei der Prüfung
Mit Archive
- Softwareseitig unveränderbare Speicherung mit externer Hash-Kette
- Lückenlose Erfassung direkt im Mailfluss
- Klartext-Index von S/MIME und PGP
- Automatisiertes Löschkonzept nach Fristablauf
- Verfahrensdokumentation ist inklusive
In drei Schritten zum rechtssicheren Archiv
Anbinden
Archive wird als Gateway in den Mailfluss eingebunden. Bestehende Postfächer und Mailserver bleiben unverändert.
Archivieren
Jede ein- und ausgehende E-Mail wird unveränderbar erfasst und mit einem Prüfprotokoll versehen.
Nachweisen
Bei einer Prüfung stehen Bestand, Verfahrensdokumentation und Auswertungen jederzeit maschinell bereit.
Wie lange muss eine E-Mail aufbewahrt werden?
Nicht jede geschäftliche E-Mail unterliegt derselben Frist. Entscheidend ist, was die Nachricht inhaltlich ist – nicht, dass sie eine E-Mail ist.
| Frist | Was darunter fällt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte | § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| 8 Jahre | Buchungsbelege einschließlich Eingangs- und Ausgangsrechnungen | § 257 Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 3 AO |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen | § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB · § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 AO |
Eine E-Mail mit angehängter Rechnung ist ein Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre. Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung ohne Belegcharakter ist ein Geschäftsbrief und bleibt sechs Jahre. Die Frist beginnt nicht am Tag der Mail, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für alle Belege verkürzt, deren zehnjährige Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief. Für Unternehmen unter BaFin-Aufsicht greift die Verkürzung erst ab dem 1. Januar 2026.
Fristen im Detail: 6, 8 oder 10 JahreWas die Kosten einer Archivierung bestimmt
Vier Faktoren entscheiden, was eine revisionssichere Archivierung im Betrieb tatsächlich kostet.
Zahl der Postfächer
Abgerechnet wird je Postfach, nicht je Gigabyte. Wer ausscheidende Mitarbeiter als Archivpostfach weiterführt, zahlt dafür weiter – klären Sie vorab, wie stillgelegte Postfächer behandelt werden.
Aufbewahrungsdauer
Zehn Jahre Vorhaltung bedeuten den zehnfachen Bestand gegenüber einem Jahr. Ein Archiv, das Fristen je Dokumentart trennt, hält deutlich weniger Daten vor als eines, das pauschal alles zehn Jahre behält.
Speicherort und Rechtsraum
Deutsche Rechenzentren und WORM-fähiger Speicher kosten mehr als beliebiger Objektspeicher. Das ist kein Aufpreis für Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Unveränderbarkeit im Prüfungsfall auch belegbar ist.
Aufwand für Einrichtung und Prüfung
Journalregel, Verfahrensdokumentation und der Nachweis der Vollständigkeit fallen einmalig an, werden aber gern übersehen. Rechnen Sie sie mit, wenn Sie Angebote vergleichen.
FAQ
What do the GoBD require of email archiving?
Is there an official GoBD certification?
Which retention periods apply to emails?
What is process documentation?
How are encrypted emails archived?
What happens after the retention period ends?
Rechtssicher archivieren mit Archive.
Archive von Conbool unterstützt die GoBD-konforme Archivierung geschäftlicher E-Mails. Unveränderbar, vollständig und mit EU-Datensouveränität.