Audit-proofemail archiving
Audit-proof means an email is complete, unalterable and findable for years, and that every one of those properties can be proven. This page explains the criteria, their legal basis and what an archive has to do to meet them.
Wat betekent onveranderbaar bewaren?
Het betekent dat stukken waarvoor een bewaarplicht geldt zo worden opgeslagen dat zij volledig, niet te wijzigen, navolgbaar en gedurende de hele bewaartermijn beschikbaar zijn. Voor e-mail betekent dat: elk zakelijk bericht wordt bij het binnenkomen en het versturen vanzelf gearchiveerd, kan daarna niet meer worden gewijzigd of verwijderd en blijft zeven tot tien jaar doorzoekbaar.
De term zelf staat in geen enkele wet. Hij komt uit de praktijk van het documentbeheer en vat samen wat uit meerdere voorschriften samen volgt: uit de boekhoudplicht in boek III van het Wetboek van economisch recht, uit de fiscale bewaarplicht van art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek, en uit de eisen die de FOD Financiën aan een digitale administratie stelt. Onveranderbaar archiveren is daarom geen eigenschap van een product, maar van de werkwijze: zij ontstaat uit techniek, instellingen en documentatie samen.
Daaruit volgt iets praktisch. Geen enkele aanbieder kan een product laten certificeren als onveranderbaar, want er is geen norm om tegen te toetsen. Toetsbaar is altijd alleen de werkwijze in de organisatie: het archief, de instelling ervan en de beschrijving daarvan. Wie een hulpmiddel koopt en het verkeerd instelt, archiveert niet onveranderbaar.
Drie begrippen die vaak door elkaar lopen
Onveranderbaar
Het overkoepelende begrip. Het beschrijft de eigenschappen van de opslag: volledig, niet te wijzigen, navolgbaar en beschikbaar.
Fiscaal in orde
De fiscale kant. Het gaat om de eisen die de FOD Financiën stelt en dus om stukken die voor de administratie van belang zijn.
Juridisch veilig
Spreektaal en het minst scherp. Het bedoelt meestal hetzelfde, maar belooft meer dan programmatuur kan waarmaken.
De zes eisen
Zij volgen uit art. III.82 en volgende van het Wetboek van economisch recht, uit art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek, en uit de eisen van de FOD Financiën aan een digitale administratie. Een archief voldoet eraan of niet; half voldoen bestaat niet.
- 01
Volledigheid
Elk bericht waarvoor een bewaarplicht geldt, wordt vastgelegd, zonder gaten en zonder keuze van de gebruiker. Daarom wordt op het overdrachtspunt gearchiveerd en niet vanuit de postbus.
Art. III.82 WER, art. 315 WIB 92
- 02
Onveranderbaarheid
Wat eenmaal in het archief staat, is niet meer te wijzigen en vóór het einde van de termijn niet te verwijderen. Een latere correctie ontstaat als een nieuwe vermelding, die de oude niet overschrijft.
Art. III.86 WER, de eisen van de FOD Financiën
- 03
Navolgbaarheid
Een deskundige buitenstaander moet de werkwijze in redelijke tijd kunnen toetsen. Daar horen een logboek van alle toegang bij en een beschrijving van hoe er wordt gearchiveerd.
Art. III.84 WER, art. 315 WIB 92
- 04
Beschikbaarheid en te analyseren
De stukken moeten gedurende de hele termijn leesbaar blijven en machinaal te analyseren zijn. Een stapel pdf-bestanden op een netwerkschijf voldoet daar niet aan.
Art. 315bis WIB 92
- 05
Ordening en bescherming van de toegang
De verzameling is geordend en beschermd tegen toegang door onbevoegden. Wie mag zoeken is geregeld; toegang tot de post van een ander is de uitzondering en wordt vastgelegd.
Art. III.82 WER, art. 32 AVG
- 06
Bewaartermijnen
Elk bericht draagt een termijn die wordt nageleefd. Na afloop wordt verwijderd, want langer bewaren dan de plicht vraagt, moet apart worden onderbouwd.
Art. III.86 WER, art. 315 WIB 92, art. 5 AVG
Zeven of tien jaar
Welke termijn geldt, hangt af van de inhoud van het bericht, niet van de afzender. De termijn begint te lopen na afloop van het boekjaar waarin het stuk is ontstaan.
| Termijn | Geldt voor | Grondslag |
|---|---|---|
| 7 jaar | De administratie in het algemeen, met de zakelijke correspondentie die erbij hoort | Art. III.86 WER |
| 10 jaar | Facturen en boekingsstukken voor de omzetbelasting | Art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek |
| 15 jaar | Gegevens over onroerende zaken en de rechten daarop | De herzieningstermijn voor onroerende goederen in het Btw-Wetboek |
Termijnen worden alleen langer, nooit korter: valt een bericht onder meerdere regels, dan geldt de langste. Loopt er een procedure, dan blijft het bericht ook na het rekenkundige einde in de verzameling staan.
Welk bericht hoe lang bewaard moet wordenWat een archief daarvoor moet kunnen
De eisen zijn juridisch geformuleerd, maar worden technisch waargemaakt. Vier bouwstenen dragen het gewicht.
Vastleggen op het overdrachtspunt
Er wordt gearchiveerd voordat een bericht in de postbus komt, en net zo bij het versturen. Een gebruiker kan een bericht daarmee niet meer langs het archief loodsen, ook niet door het meteen te verwijderen.
Opslag die niet te overschrijven is
Volgens het beginsel eenmaal schrijven en vaak lezen wordt elk bericht één keer weggeschreven en daarna alleen gelezen. In de gewone opslag dwingt het archief dat met programmatuur af, in de opslag voor naleving komt daar een slot op elk object bij, dat het tot het einde van de termijn vasthoudt.
Een geketend controlespoor
Elke vermelding in het spoor is met een controlegetal aan de vorige gekoppeld, en de kop van die keten wordt buiten het systeem verankerd. Een ingreep in de verzameling of in het spoor zelf blijft daardoor zichtbaar en is aan te tonen.
Klassen voor bewaren en een verwijderronde
Regels per organisatie, groep of postbus geven de termijn. De verwijderronde ruimt op na afloop, maar weigert te verwijderen vóór het einde van de termijn. Gegevens in rust staan bovendien versleuteld.
Onveranderbaar archiveren: de stappen
Van het besluit tot een verzameling die een controle doorstaat, zitten meestal enkele dagen. Het meeste werk zit niet in de techniek, maar in het beschrijven van de werkwijze.
- 1
Het vastleggen aansluiten
Bij Microsoft 365 met een journaalregel, bij een eigen mailserver op het overdrachtspunt in de gateway. Beide leggen inkomende en uitgaande post volledig vast.
- 2
Klassen voor bewaren vastleggen
De standaardtermijnen dekken het gewone geval. Afwijkingen voor een afdeling of een postbus ontstaan als eigen regel met een eigen bereik.
- 3
De toegang regelen
Wie in de eigen postbus zoekt, wie in de hele organisatie mag zoeken en wie helemaal niet. Elke toegang tot post van een ander wordt vastgelegd en is later aan te tonen.
- 4
De werkwijze beschrijven
De beschrijving legt vast wat er wordt gearchiveerd, met welke termijnen, wie toegang heeft en hoe er wordt verwijderd. Zonder die beschrijving is ook de beste verzameling bij een controle aanvechtbaar.
- 5
De oude verzameling overnemen
Bestaande bestanden en postbussen worden ingevoerd, zodat de bewaarplicht niet pas vanaf de dag van invoering is vervuld.
Archief, reservekopie en een map in de postbus
Drie dingen die in het dagelijks werk door elkaar lopen en juridisch sterk verschillen.
| Vraag | Archief | Reservekopie | Map in de postbus |
|---|---|---|---|
| Doel | Bewijs over jaren | Herstel na uitval | Orde in het dagelijks werk |
| Niet te wijzigen | ja, tot het einde van de termijn | nee, wordt overschreven | nee |
| Volledig | ja, op het overdrachtspunt | alleen de stand op het moment van de kopie | alleen wat de gebruiker bewaart |
| Vervult de bewaarplicht | ja | nee | nee |
Een reservekopie vervangt geen archief, omdat zij de verzameling overschrijft en de toestand tussen twee kopieën niet kent. Andersom vervangt een archief geen reservekopie, omdat het niet is gebouwd om een postbus in werkende staat terug te zetten.
Reservekopie en archivering naast elkaarVeelgestelde vragen
Is onveranderbare e-mailarchivering verplicht?+
Voor berichten waarvoor een bewaarplicht geldt wel. Zakelijke correspondentie hoort bij de administratie en valt onder boek III van het Wetboek van economisch recht en onder art. 315 WIB 92, ongeacht of zij op papier staat of als e-mail bestaat. De plicht geldt voor elke onderneming die een boekhouding moet voeren, ongeacht de omvang.
Wat is het verschil tussen onveranderbaar bewaren en fiscaal in orde zijn?+
Onveranderbaar bewaren beschrijft de eigenschappen van de opslag; fiscaal in orde zijn gaat over de aanvaarding door de FOD Financiën. De fiscale eisen richten zich op stukken die voor de administratie van belang zijn; onveranderbaar bewaren is het bredere begrip en omvat ook stukken die fiscaal geen rol spelen maar wel bij de boekhouding horen.
Volstaat een onveranderbare map op een netwerkschijf?+
Nee. Een map met uitgevoerde bestanden voldoet niet aan de volledigheid, omdat de keuze bij de gebruiker ligt, niet aan de onveranderbaarheid, omdat bestanden zijn te overschrijven, en niet aan de eis dat de administratie machinaal te analyseren is. Ook een map met schrijfbeveiliging volstaat niet, zolang een beheerder die beveiliging kan opheffen.
Kan een product gecertificeerd zijn als onveranderbaar?+
Nee, want er is geen norm voor. Toetsbaar is de werkwijze in de organisatie, niet het hulpmiddel. Een verklaring van een accountant gaat altijd over een concrete installatie met haar instellingen en haar beschrijving, nooit over de programmatuur alleen.
Wat gebeurt er na afloop van de bewaartermijn?+
Dan wordt er verwijderd. Langer bewaren dan de wet vraagt, heeft een eigen rechtvaardiging nodig, omdat persoonsgegevens volgens art. 5 AVG niet langer mogen worden bewaard dan voor het doel nodig is, met de Gegevensbeschermingsautoriteit als toezichthouder. Een verwijderronde die na afloop van de termijn werkt, hoort er daarom bij.
Moet ik privéberichten van medewerkers meearchiveren?+
Dat hangt ervan af of privégebruik is toegestaan. Is het verboden en wordt dat ook nageleefd, dan zijn alle berichten zakelijk en gaan ze mee. Is het toegestaan, dan is een regeling nodig die de omgang met privéberichten vastlegt, meestal met instemming van de ondernemingsraad.
Archiveren dat een controle doorstaat, zonder project
Archive legt vast op het overdrachtspunt, slaat onveranderbaar op en registreert elke toegang. Gehost in Duitsland, of desgewenst in uw eigen rekencentrum.
Deze pagina vat de regels begrijpelijk samen en vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Bepalend zijn de voorschriften in hun geldende versie.